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Meme – Revolution der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz

Heutzutage sind Organisationen bemüht, die Kommunikation für New-Age-Mitarbeiter zu managen. Die heutige Generation (Gen Y) ist technologisch sehr versiert und kreativ. Sie stellt nicht nur sehr starke informelle Verbindungen her, sagt ihre Meinung und hat eine digitale Ausdrucksform, sondern verachtet auch die archaischen Systeme und die traditionellen Formen der Kommunikation am Arbeitsplatz. Unternehmen erkennen rasch, dass sie den Blick auf neue Wege richten müssen, um diese jungen Mitarbeiter zu engagieren und ein zukunftsorientiertes Unternehmen zu schaffen, wenn sie einen Vorteil aus der engen Zusammenarbeit am Arbeitsplatz ziehen wollen.

Mit einem ähnlichen Ziel, starke Kommunikationskanäle mit Gen Y aufzubauen und ihre Energien effizient zu nutzen, versuchte HCL Technologies (HCL), einer der weltweit führenden IT-Dienstleister und ein modernes Managementunternehmen, ein soziales Kollaborationswerkzeug zu schaffen, das dynamisch und interaktiv ist. Mit diesem innovativen Gedanken wollten wir ihnen eine Plattform bieten, auf der sie ihre Ansichten offen mitteilen, Ideen austauschen und an Diskussionen weltweit teilnehmen können. Mit einer angemessenen Vertretung der Gen Y innerhalb des Unternehmens ersannen die Führungskräfte von HCL eine neue Plattform auf der „Business to Employee“-Grundlage, um den „Y“-Durst zu löschen. Und so entstand eine neue Plattform namens MEME.

Aufbauend auf dem Konzept „Individualität dekodieren“ durch Verbinden, Lernen, Teilen und Wachsen, bietet diese soziale Plattform eine Flut von Standardanwendungen wie Netzwerk für Freunde und Kollegen, technische Foren, Beiträge/Kommentare, Bilder, Tags, Dokumentenaustausch und Gruppengespräche.

Seit dem Anfangsdatum bis Januar 2012 wuchs die Nutzerbasis von MEME um 111 % (von 28.100 Mitarbeitern im April 2011 auf 59.185 Mitarbeiter im Januar 2012). In den ersten 4 Monaten der Nutzung bauten über 25.000 HCL-Mitarbeiter starke soziale Netzwerkverbindungen miteinander auf, indem sie in ihrem Enterprise Social Network 521 Gruppen einrichteten, über 4.300 Kommentare veröffentlichten und mehr als 1.030 Fotos austauschten. MEME engagiert heute rund 75.000 Mitarbeiter mit 2057 Gruppen, 175 Seiten und 71.568 Beiträgen. Blickt man auf den leistungsstarken Beitrag der Mitarbeiter zu dieser Plattform, so kann man sagen, dass diese Plattform sicherlich den Mitarbeitern von IT-Dienstleister HCL erfolgreich hilft, wirksame Beziehungen aufzubauen und die Kommunikation im Team zu fördern, die für die Arbeit in großen und verteilten Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind.

Einige der einzigartigen Eigenschaften und Vorteile der MEME-Initiative sind:

1. Generierung von Ideen im Millionenwert 

  • Es gibt über 300 projektspezifische Arbeitsgruppen auf MEME. Diese Gruppen haben dazu beigetragen, Geschäftsideen mit einem Nutzen von über 25 Mio. USD zu erschaffen. Mehrere dieser Ideen wurden von den Kunden geschätzt und in deren Unternehmen umgesetzt.
  • Mehr als 25 Mitarbeiterideen auf MEME-Plattform wurden genutzt, während Diskussionsthemen für HCLs CIO Straight Talk geplant wurden. CIO Straight Talk ist eine Plattform, die im Jahr 2010 ins Leben gerufen wurde und dem erleichterten Austausch von praktischen Ideen zu einer Vielzahl von geschäftlichen und technischen Themen unter leitenden IT-Praktikern dient. Der Gedanke hinter Straight Talk ist, dass IT-Experten von ihren Kollegen ebenso viel wenn nicht sogar mehr lernen können als von „Vollzeit-Experten“ wie Beratern, Wissenschaftlern, Analysten und Management-Gurus. Die Plattform hat innerhalb der IT-Gemeinschaft immens an Popularität gewonnen. Bisher hat die Plattform mehr als 25 Führungskräfte auf CIO-Stufe (und ihre Erkenntnisse) von globalen Konzernen vorgestellt.

2.  Verbesserte Effizienzen

Einer der bemerkenswertesten Errungenschaften von MEME war die Fähigkeit, die Produktivität der Mitarbeiter erheblich zu verbessern. Benutzer von MEME nutzten diese Plattform äußerst gut, indem sie eine direkte Schnittstelle mit verschiedenen Unterstützungsfunktionen wie Personal, IT-Helpdesk und andere Service-Desks erstellten. Anstatt den traditionellen Weg zu gehen, suchten Mitarbeiter direkt und auf virtuelle Weise Antworten auf ihre Fragen und überraschen letztendlich mit ihren „Employee Engagement Ideas“. Beispielsweise widmen sich die 5 wichtigsten Seiten auf der MEME-Plattform der Beantwortung von auf die Personaleinstellung bezogenen Abfragen in verschiedenen Geschäftsbereichen.   Einige wichtige Ergebnisse:

  • Bis heute wurden über 4190 personalbezogene Abfragen durch MEME selbst gelöst. Dies half dem HR-Team, die Zeit zwischen Abfrage und Lösung um 90 % zu senken.
  • Auf ähnliche Weise wurden über 2.000 Abfragen im Bereich IT-Servicedesk durch MEME gelöst, wodurch über 1000 Arbeitsstunden eingespart wurden.

3. Hohe Mitarbeiterbeteiligung

MEME wird auch von verschiedenen Unterstützungsfunktionen genutzt, um unterschiedliche Umfragen auf transparente Weise durchzuführen. Zum Beispiel führte HR eine Online-Befragung auf MEME durch, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu messen, und erzielte mit über 25.871 teilnehmenden Mitarbeitern eine beachtliche Reaktion. MEME spielte auch bei der Förderung anderer mitarbeiterspezifischer Initiativen innerhalb von HCL eine Schlüsselrolle. Der Erfolg zwei solcher Initiativen:

  • 360-Grad-Feedback, eine jährliche Übung, um Feedback von Kollegen, Managern sowie Untergebenen einzuholen. Im letzten Jahr gab es einen gewaltigen Schub bei der Mitarbeiterbeteiligung, so nahmen beispielsweise rund 48.099 Mitarbeiter an 360-Grad-Feedbacks im Jahr 2012 teil, während die Beteiligung im Jahr davor noch bei 32.816 Mitarbeitern lag.
  • EPIC (Employee Passion Indicator Count), eine jährliche Umfrage, um Mitarbeitern zu helfen, die treibenden Faktoren ihrer Leidenschaft und des „Employee Engagement“ zu verstehen.  EPIC erhielt eine überwältigende Resonanz von 51.655 Mitarbeitern in diesem Jahr im Vergleich zu 41.403 Antworten im vergangenen Jahr. Regionen wie die USA und Mexiko verzeichneten in diesem Jahr eine Rekordteilnahme von 100 %.

 4. Jenseits der Arbeit

Ein besonderes Merkmal von MEME ist, dass die Plattform nicht von der Organisation verwaltet wird, sondern von „Memers“ (Mitarbeitern) selbst, die die Kommunikation auf der Plattform antreiben. Hier ein Beispiel dafür, wie Mitarbeiter einzigartige Initiativen durch MEME erstellen und ausführen. Nachdem zahlreiche Blutbank-Anfragen aus dem gesamten Unternehmen eingingen, wurde auf der MEME-Plattform eine virtuelle Blutbank (VBB) gehostet, die innerhalb einer Woche nach ihrem Start von 1201 Mitarbeitern genutzt wurde.

Mit Blick auf den immensen Erfolg von MEME innerhalb von HCL gehen wir davon aus, dass die Social Collaboration-Tools in den kommenden Jahren eine wichtige Rolle bei der Veränderung der Organisationsstruktur spielen werden. Jedes Unternehmen, das die offene Kommunikation mit seinen New Age-Arbeitskräften fördern möchte, muss eine Plattform schaffen, die einen freien Austausch von Wissen und Kommunikation ermöglicht und von der Gen Y in ihrem täglichen Leben genutzt werden kann. Wir sehen schon heute, wie unsere Architekten, Unternehmer, Vertriebsmitarbeiter, Technologieexperten und politischen Entscheidungsträger auf dieser Plattform Entscheidungen entwerfen, planen, vorstellen und die Plattform pflegen, die das zukünftige Arbeitsumfeld von HCL Technologies formt.

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