Les opérations de back office transformées réduisent le soutien manuel

HCLTech collabore pour réussir dans les opérations de back-office du client afin d'offrir une expérience client supérieure et d'assurer une précision des commandes de plus de 99 %
3 min de lecture
Partager

Notre client est une société américaine qui vend des produits et services de documents imprimés et numériques dans plus de 160 pays. Ils se sont tournés vers HCLTech pour élaborer et mettre en œuvre une expérience client digne des superlatifs.

52

nouveaux sites ajoutés

6 000+

projets d’édition réalisés au cours des 18 premiers mois

1000+

procédures opérationnelles normalisées précédentes remplacées

Le défi

Des processus incohérents et des complexités ont nui à l’expérience client

Le client a été confronté à des défis dans un large éventail de domaines, notamment les processus, les personnes, la technologie et les données. L’étendue de leur charge de travail était énorme et complexe, avec environ 1,42 million de commandes par an, 1 000 procédures opérationnelles normalisées, plus de 40 unités d’affaires, neuf secteurs d’activité et de multiples portails et solutions CRM. Les processus et applications différaient dans bon nombre des 32 pays où ils exercent leurs activités, ce qui se traduisait par de la complexité et une expérience client incohérente. Les données n’étaient pas intégrées entre les systèmes et les processus, ce qui entraînait un manque de perspectives pour la prévision et le suivi des retours, un temps de traitement moyen plus élevé et des clients insatisfaits.

Les défis

L'objectif

Une expérience client optimisée

Notre client recherchait un partenaire capable de comprendre ses défis et de revoir son expérience client en simplifiant son modèle opérationnel, en optimisant son architecture d'entreprise avec moins de systèmes pouvant être utilisés à l'échelle de l'entreprise et en réduisant le coût des stocks.

Le géant américain des documents multinationaux transforme l'expérience client

La solution

Transformation de bout en bout

La transformation de bout en bout de HCLTech comprenait plusieurs innovations. Nous avons élaboré une procédure opérationnelle standard (SOP) maîtresse simplifiée qui a remplacé les plus de 1 000 SOP précédentes de l’entreprise. Nous avons ensuite mis en place une interface unifiée qui a automatisé toutes les demandes liées aux commandes clients. Pour prédire et gérer les variations dans les commandes et les approvisionnements, nous avons mis en œuvre des outils et des tableaux de bord tels qu’un suivi de commandes dans la chaîne d’approvisionnement et des analyses de calcul des commandes excédentaires, ce qui a permis au client de réaliser des économies considérables.

Pour surveiller et automatiser les flux de travail métier et améliorer l’expérience client, nous avons déployé HCLTech IP Toscana™.

Nous avons également mis en œuvre un outil de visualisation unique, qui permet à un utilisateur client de recueillir des données de plusieurs sources en un seul endroit lors de la vérification de la réservation/réapprovisionnement de commande et de traiter la commande en une seule fois. L’outil de calcul de commandes excédentaires vérifie qu’aucune duplication ou quantité incorrecte de commande n’a été saisie dans la commande.

Nous avons également mis en place une seule plateforme de téléphonie, Genesys, afin que toute l’entreprise utilise le même outil. Enfin, nous avons instauré l’analytique vocale pour surveiller et analyser le sentiment des clients lorsqu’ils contactent le service d’assistance clientèle.

Solution

L'impact

Précision améliorée, économies et expérience client

Un modèle opérationnel rationalisé, une architecture d'entreprise optimisée et une réduction du coût d’inventaire ont mené à l’objectif ultime : une expérience client hors pair. Les indicateurs spécifiques incluent :

  • Précision des commandes portée à >99 % en 2024
  • L’amélioration des temps moyens de traitement a permis des économies d’environ 26 % dans le traitement des commandes en EMEA
  • Les appels au service client en tant que pourcentage du total des demandes clients sont passés de 21 % en 2020 à 17 % en 2024
  • La satisfaction client dans les Amériques est passée de 4,3 sur 5 en 2022 à 4,8 en 2024
  • La satisfaction client en EMEA a fortement augmenté, passant de 3,6 en 2023 à 4,6 en 2024
  • La satisfaction client dans la ligne de services professionnels est passée de 4,4 en 2022 à 4,8 en 2024

D’ici la fin de la première année, une deuxième phase de 35 membres d’équipe a été intégrée, 47 associés ont été certifiés et 52 nouveaux sites ont été ajoutés.

Au bout de 18 mois, l’équipe avait quintuplé pour compter plus de 100 membres, avec plus de 6 000 projets de publication livrés au client. À la fin de la troisième année, on prévoit que l’équipe comptera 250 membres.

En ce qui concerne l’avenir, HCLTech travaille avec le client à définir la feuille de route pour la publication web et à aligner les capacités, processus et outils d’HCLTech afin d'assurer une exécution harmonieuse. Les prochains jalons importants sont l’ajout de nouveaux mandats, la refonte complète de l’écosystème de publication vers une nouvelle plateforme infonuagique et l’augmentation de l’automatisation de l’assurance qualité et des publications. En témoignage du succès du partenariat, celui-ci sera prolongé de trois années supplémentaires.

TMT Technologie Étude de cas Les opérations de back office transformées réduisent le soutien manuel