Introduction
Si les fusions et acquisitions visent à accélérer la croissance des entreprises et à augmenter la part de marché, les programmes de cession permettent aux organisations de se recentrer sur les domaines de croissance les plus élevés et de repenser les activités non essentielles.
Ces stratégies d'affaires présentent également de nouveaux défis, tels que la déduplication des processus, le démêlage des applications informatiques y compris les ERP, etc. Ces défis doivent être abordés de manière proactive et résolus, car ils peuvent miner la valeur des fusions, acquisitions ou cessions.
Possibilité de transformation infonuagique
Les programmes de F&A peuvent également être utilisés comme une occasion de transformation globale des processus d’affaires vers une plateforme ERP SaaS telle qu’Oracle ERP Cloud. L’application de la pratique moderne exemplaire d’Oracle (MBP) ouvrira la voie à des possibilités de limitation des coûts, d’atténuation des risques et d’amélioration de l’efficacité. Les taux de réussite des F&A sont souvent liés à la culture d’entreprise, aux processus d’affaires et à la technologie. La transformation ERP Cloud permettra la standardisation des processus et aidera à unifier les piles technologiques, ce qui se traduira par un taux de réussite plus élevé.
Scénarios et stratégie ERP
Voici quelques-uns des principaux scénarios de fusions et acquisitions. La stratégie ERP doit être alignée sur chacun des scénarios, en visant un délai de mise en marché rapide et une meilleure rentabilité. Dans tous les scénarios mentionnés, la transformation ERP Cloud peut constituer une stratégie optionnelle.
Fusion :
La société « A » et la société « B » fusionnent pour former une nouvelle société appelée « C ». L’ERP existant utilisé par « A » ou « B » peut être exploité et les opérations de la nouvelle entité peuvent être gérées par celui-ci.
Acquisition :
La société « B » sera acquise par la société « A ». Les opérations individuelles de la société B seront fermées. L’ERP existant utilisé par « A » peut être exploité et les opérations de « B » seront fusionnées à celui-ci.
Scission :
Une division ou une unité de la société « A » est séparée pour former une nouvelle société appelée « B ». « A » reste une entité distincte. « A » peut continuer à utiliser l’ERP existant et le processus propre à « B » sera désactivé.
Scission totale :
La société « A » est scindée en plusieurs entreprises (A1, A2…) et la société mère « A » cesse d’exister. L’application ERP existante sera archivée et un nouveau système ERP pourra être mis en place pour les entités issues de la scission.
Principales décisions de conception (KDD)
Les principaux points de décision en conception qui orientent le déploiement de la solution ERP globale lors des F&A sont détaillés dans cette section. La façon la plus efficace d’identifier les KDD consiste à organiser un atelier de processus avec les principaux responsables des processus d’affaires des équipes informatiques et affaires. Les KDD sont généralement guidés par trois principes : le statut actuel, les options disponibles et l’approche recommandée (qui varie selon le scénario de F&A comme discuté ci-dessus).
Les KDD pour la solution comprennent 6 sections : processus, technologie, structure organisationnelle, applications périphériques, ressources humaines et autres personnalisations. De l’énumération des processus à conserver de l’entité acquise à la sélection des meilleures pratiques parmi les multiples entités disponibles, puis à la réutilisation des mêmes pour l’entité issue de la fusion, la déduplication est un aspect important de la première étape. En ce qui concerne la technologie, il est essentiel de concevoir une stratégie de rétention et de mise hors service, ainsi qu’une stratégie d’archivage de données. Pour mettre en place une structure organisationnelle efficace, il faut également envisager comment exploiter la structure existante dans l’ERP, qui sera conservée après l’activité de F&A. Renommer les organisations existantes et créer de nouvelles entités liées à la hiérarchie existante font aussi partie de la nouvelle structure organisationnelle.
La finalisation de la liste des applications périphériques et des structures de données à intégrer à la nouvelle application ERP définie et la conception de la stratégie globale d’intégration – intergiciels, fréquence d’intégration, validation des données, etc. – relèvent de la quatrième étape des applications périphériques. Pour toute organisation, rassurer et mobiliser les gens face aux changements après la F&A est une priorité. À cette étape, intégrer les employés des nouvelles entités, délimiter les employés existants et gérer les applications ou modules dépendants où toutes les données des employés sont utilisées favorisera la transition. Parmi les autres personnalisations, mentionnons la finalisation des objets personnalisés selon l’ERP choisi, le processus et la structure, ainsi que l’élaboration d’une stratégie de rétro-ajustement pour inclure de nouvelles fonctionnalités.
Finalisation des processus
La refonte des processus est plus complexe lors des fusions et acquisitions que lors de cessions. Trois volets permettent de finaliser le processus à utiliser dans le programme de F&A :
- Regroupement des processus
Le processus existant est recueilli auprès des principales parties prenantes, puis scindé en « Standard » (processus communs à toutes les entités) et « Unique » (processus propres à une organisation spécifique). De nouveaux processus s’appuyant sur la norme de l’industrie et les meilleures pratiques modernes peuvent y être ajoutés.
- Composition des processus
L’objectif est d’obtenir un processus complètement harmonisé dans l’ensemble des entités. Les processus déconnectés doivent être identifiés et retravaillés jusqu’à ce qu’il y ait alignement. Pour les cessions, le processus existant sera utilisé tel quel, et les différences ne seront liées qu’aux changements technologiques, organisationnels et structurels de rapports.
- Analyse des écarts
L’analyse des écarts (fit-gap) peut être réalisée selon le principe de Pareto, où 70-80 % des besoins peuvent être regroupés soit dans le standard « prêt à l’emploi », soit dans les solutions provisoires existantes et/ou des personnalisations (transfert et adaptation ou rétro-ajustement). La réalisation doit aussi être planifiée pour le 20-30 % restant, composé de nouveaux contournements et personnalisations.
Migration des données
Pour la migration des données maîtres, les processus suivants doivent être respectés afin d’améliorer la qualité des données et d’assurer leur calibration. Pour établir une identité unique, des méthodes doivent être définies pour identifier les enregistrements uniques dans le référentiel centralisé. Par exemple, un numéro d’inscription à la TPS/TVH pour un client/fournisseur, le code UNSPC pour un article, etc.
Il est probable que les deux entreprises partagent certains clients et fournisseurs. Ces doublons doivent être supprimés et leurs attributs, tels que les conditions de paiement, les modalités de crédit, etc., harmonisés. Pour les données de référence, les colonnes de référence doivent être identifiées pour faciliter le chargement des transactions après la F&A. Les valeurs de référence telles que les conditions de paiement, le type de fournisseur, le groupe de crédit, etc., doivent également être uniformisées et liées au document maître final.
Pour les transactions ouvertes, il convient de prendre des mesures pour minimiser le volume de données et pour exploiter les liens de données de référence dans le référentiel principal. Les outils de chargement doivent permettre deux niveaux de rapprochement (avant et après le chargement).
Conclusion
Les programmes ERP de fusion, acquisition ou cession sont toujours réalisés sous contrainte de temps. L’outil M&A de HCLTech propose un guide d’exécution prédéfini, aligné sur la stratégie d’affaires et informatique du client afin de permettre une transformation ERP accélérée. Il offre également des exemples d’artéfacts et de stratégies utiles pour remplir les KDD et finaliser les processus.
L’outil de propriété intellectuelle ADvantage SPADE de HCLTech peut être utilisé pour migrer les données (maîtres, transactions ouvertes et certains paramètres) depuis une application sur site vers ERP Cloud. Il comprend également des accélérateurs pour les processus de test d’évaluation (automatisation des tests grâce à HCLTech OneTest), le développement et le déploiement.
