Un aspect important de la conception de l’avenir du travail consiste d’abord à comprendre la main-d’œuvre du futur. D’ici 2030, 75 % de la main-d’œuvre mondiale sera composée de milléniaux et de membres de la génération Z, habitués à travailler ensemble, à partager leurs connaissances et à collaborer, et sans aucun doute, ils maîtrisent le numérique.
Alors que de nombreux pays connaissent un ralentissement économique, chaque employé·e doit créer de la valeur pour l’entreprise, quel que soit son rôle. Une étude de Gartner a révélé que les employé·es sont 16 % plus productif·ves et 30 % plus attirés par leur entreprise lorsqu’ils sont satisfaits de leur espace de travail physique.
Plus de 35 % des employé·es ont indiqué perdre plus de 2 à 5 heures par semaine en réunions virtuelles, sans aucun résultat. Ainsi, les salles de réunion en milieu de travail physique jouent un rôle crucial dans la productivité de toute entreprise. Que ce soit pour laisser une excellente première impression devant vos clients ou offrir des salles de concentration individuelles pour se consacrer à des tâches importantes, les salles de réunion se déclinent en différents formats — petites, moyennes ou grandes — pour divers usages : rassemblements d’équipe, réunions de direction, assemblées générales, intégration des nouveaux employés, etc.
Regardons deux exemples de salles de réunion. Et essayons d’identifier ce qui manque.
Scénario 1 : Imaginez que vous accueillez un·e partenaire dans votre entreprise. Vous réservez une salle de réunion. Le partenaire arrive à votre bureau et vous commencez à discuter dans la salle. Votre partenaire vous demande de transmettre l’invitation à l’une de ses collègues afin qu’elle puisse se joindre à distance. Vous partagez l’invitation à la réunion, puis vous et le participant à distance êtes dans la réunion via votre portable. Mais votre participant à distance ne peut ni vous voir ni vous entendre. Personne dans la salle de réunion ne l’entend ou ne la voit.
Scénario 2 : Imaginez qu’un·e de vos grands clients vous envoie une invitation à une réunion pour discuter d’une solution de transformation que vous lui avez proposée. Vous souhaitez offrir la meilleure expérience possible au client. À votre arrivée dans la salle de réunion, vous constatez que le dispositif vidéo de la salle est compatible avec une autre plateforme de réunion que celle du client. Frustré·e, vous décidez de rejoindre la réunion depuis votre portable.
Qu’est-ce qui manque dans les deux scénarios ? La réponse pour moi est l’expérience employé·e et la productivité.
Une salle de réunion vétuste entraîne souvent une mauvaise expérience employé·e et une faible productivité. Les employé·es peuvent collaborer dans la salle, mais ne peuvent pas être créatifs avec des solutions dépassées.
Ils ne pourront pas sauvegarder numériquement et réutiliser le wireframing réalisé pour une nouvelle interface produit ni partager efficacement des contenus et idées aux participants à distance si la salle n’est munie que d’un projecteur sans système de visioconférence, microphones et haut-parleurs.
Éléments d’une salle de réunion créative
Les salles de réunion créatives doivent être équipées de solutions efficaces, innovantes, mais intuitives pour permettre aux gens de se rencontrer, communiquer et collaborer.
Conception de la salle
Même si la conception n’est pas un élément direct, elle joue un rôle très important dans l’expérience employé·e. Une étude montre que plus de 70 % des réunions rassemblent deux à quatre personnes, mais 53 % des salles de réunion sont conçues pour sept personnes ou plus. Concevoir les espaces en fonction des besoins, par exemple pour des discussions en tête-à-tête ou pour de petits rassemblements d’équipe, permet une meilleure optimisation de l’espace. Il est recommandé d’avoir plus de petites salles de réunion et de concentration que de grandes salles.
Solution de réservation de salle
Un mécanisme simple et efficace pour réserver la salle de réunion de son choix, selon les besoins, aide non seulement à mieux gérer les salles, mais fournit aussi des informations sur l’utilisation permettant aux entreprises de prendre des décisions éclairées sur la gestion des capacités. Par exemple, activer la réservation de salle de réunion basée sur des capteurs permet aux entreprises de comprendre le comportement des employé·es, le ratio de salles pré-réservées vs réservations ad hoc, ou la participation réelle vs les réunions fantômes, etc. L’application des politiques peut permettre de libérer une réservation en cas d’absence.
Appareils de salle : interopérables est le « mantra » pour les équipements de salle. Les salles de réunion ont besoin d’appareils capables de rejoindre n’importe quelle plateforme de réunion et dotés de fonctions comme le contrôle vocal, le cadrage intelligent, ou la suppression des bruits ambiants. Le bon équipement selon le cas d’usage peut améliorer l’expérience, par exemple, une tablette numérique tout-en-un pour le tableau blanc dans une petite salle favorise le remue-méninges rapide tandis qu’un ensemble personnalisé de bons haut-parleurs, microphones et caméras avec mixage audio/vidéo dans une grande salle de formation améliore l’expérience de formation.
Assistants virtuels en salle : À l’ère de « Siri », « Alexa » et maintenant GPT, les employé·es ont besoin d’assistants virtuels dans les salles de réunion pour réduire le temps passé en réunion; le temps gagné peut ainsi être dédié aux priorités ou à la créativité. Les assistants virtuels peuvent saisir les notes de la réunion, mettre de l’avant les actions importantes ou les éléments clés, proposer traduction et transcription en temps réel pour que personne ne soit laissé de côté et que tous participent également.
Gestion et surveillance des équipements de salle : IT transparent C’est une nécessité de notre époque : l’utilisation des salles de réunion doit exiger peu ou pas d’intervention des utilisateurs. Les solutions de surveillance nouvelle génération doivent pouvoir recueillir des données non seulement sur la qualité des appels ou le matériel des salles, mais aussi sur l’expérience globale de l’usager, par exemple : l’utilisateur a-t-il essayé de rejoindre plusieurs fois la même réunion depuis la salle, y a-t-il eu des coupures fréquentes, l’utilisateur a-t-il pu partager du contenu du premier coup, etc. La gestion des équipements implique aussi des processus automatisés, de l’approvisionnement à la mise hors service des appareils, intégrés à ServiceNow pour alléger le fardeau administratif des équipes TI.
Conclusion
Selon des études, la proximité géographique favorise la créativité, car le caractère « tacite » du savoir exige une interaction en personne; ainsi, les employé·es tendent à être plus créatifs lorsqu’ils partagent le même lieu de travail qu’à l’occasion d’une réunion virtuelle.
Les organisations devraient viser à disposer de salles de réunion et d’éléments centrés sur les employé·es et favorisant la créativité.
Cela dit, les salles de réunion peuvent être soit un tremplin, soit un obstacle à la créativité au travail; les organisations devraient donc viser à concevoir des salles et des éléments qui sont centrés sur les employé·es et qui favorisent la créativité.
L’offre MRaaS de HCLTech répond aux besoins des utilisateurs, des TI et des dirigeants en fournissant :
- Améliorer l’expérience en salle de réunion et promouvoir un environnement créatif pour les utilisateurs finaux
- Réduire la charge de travail quotidienne et la lourdeur administrative de l’équipe TI
- Éliminer les préoccupations liées aux coûts d’investissement (Capex) et à la création de valeur pour les dirigeants
Les employé·es ont collaboré virtuellement pendant la pandémie, mais ils ont réalisé que toute collaboration n’entraînait pas forcément de créativité. Clairement, si la collaboration est le résultat, la créativité doit en découler; ainsi les entreprises doivent viser à moderniser leurs salles de réunion pour encourager la créativité, pas seulement la collaboration.
Référence :
https://www.wired.com/insights/2013/08/the-rise-of-the-millennial-workforce/
