Mise en œuvre de SAP – mais pas comme vous la connaissez

Au cours de ma longue carrière, j’ai été témoin d’une évolution quasi continue de l’ERP, mais il y a une chose qui n’a pas changé : les mises en œuvre sont toujours semées d’embûches. En effet, chaque DSI que je connais porte les cicatrices de programmes qui ont dépassé les délais, explosé les budgets et souffert d’une faible adoption par les utilisateurs.

Pourtant, il existe aussi de nombreux témoignages de réussites sans réserve. Alors, comment vous assurer que votre programme en fera partie ? Les listes de « facteurs clés de réussite » pour les mises en œuvre de SAP comprennent toujours les évidences : une planification minutieuse, un accent sur la valeur, et une gestion efficace du changement. Mais ce que beaucoup omettent – et qui, je pense, constitue le véritable facteur déterminant du succès – c’est l’importance cruciale de la méthodologie de mise en œuvre qui rend tout cela possible.

Vous vous dites sûrement, d’accord. N’est-ce pas la méthodologie classique SAP Activate qui est utilisée ? Bien sûr – mais même Activate laisse place à l’amélioration. Ce qui suit est un aperçu d’une approche innovante que j’appelle « la méthode du playback », qui s’inspire du cadre Activate de SAP mais permet d’accélérer et de sécuriser davantage le processus de mise en œuvre, tout en favorisant l’adoption des meilleures pratiques.

Pourquoi il est temps de changer le récit autour des exigences

Un point sur lequel la plupart des spécialistes SAP s’accorderont, c’est que les méthodologies classiques de mise en œuvre, axées fortement sur la collecte des exigences des utilisateurs et l’adaptation des solutions à ces spécifications, mènent rarement à des résultats efficaces ou innovants.

Cela s’explique par le fait que les utilisateurs – dont la connaissance pratique de SAP provient probablement de leur ancien environnement – risquent peu de savoir comment tirer une réelle valeur du nouveau système. Comme l’a souligné un collègue dans un billet de blogue récent, les utilisateurs tombent souvent dans le piège du « pareil, mais en mieux ». Leur référence sera toujours leur ancien système – ce qu’il permet ou non maintenant, au lieu de s’intéresser à la meilleure façon de fournir de la valeur d’affaires avec le nouveau système.

Cette tendance reflète deux principaux problèmes – l’un ou l’autre pouvant faire dérailler votre projet de transformation. Premièrement, le manque de visibilité de vos utilisateurs sur les capacités du nouveau système. Deuxièmement, leur attention n’est pas nécessairement portée sur la mise en œuvre des « meilleures pratiques » ; elle vise plutôt à maintenir la continuité d’affaires, c’est-à-dire atteindre leurs indicateurs de performance actuels. Le problème, c’est que ces deux éléments peuvent freiner la transformation réelle.

Il est temps de changer ce récit. Plutôt que de demander aux utilisateurs leurs exigences, votre SI doit plutôt indiquer à l’entreprise à quoi ressemblent les meilleures pratiques dans le nouveau système – puis leur démontrer pourquoi il vaut mieux les adopter. Autrement dit, il faut passer du discours « qu’avez-vous besoin que le système fasse ? » à « pourquoi ne pas adopter ce que les chefs de file utilisent déjà ? »

Ici, l’expertise sectorielle et l’expérience de votre SI seront déterminantes. Ces discussions ne sont d’ailleurs pas qu’une question de technologie et de fonctionnalités. Elles portent essentiellement sur la capacité de l’entreprise à mieux atteindre ses indicateurs – ou même, pourquoi il pourrait être nécessaire de modifier ses indicateurs pour les aligner sur les normes de l’industrie. En d’autres mots, votre SI doit être votre allié pour convaincre des utilisateurs souvent sceptiques qu’ils peuvent – et vont – adopter les meilleures pratiques sectorielles, car c’est dans l’intérêt de l’entreprise, même si cela implique du changement.

Présentation de l’approche Playback

La méthode du playback est une approche consultative qui fait évoluer le discours classique de « Quelles sont vos exigences ? » à « Voici à quoi ressemble la meilleure pratique dans votre secteur – pourquoi cela ne fonctionnerait-il pas pour vous ? »

L’approche repose sur une visualisation précoce du nouveau système. Selon notre méthodologie Activate+, les utilisateurs ont l’occasion de voir (et ensuite d’affiner) une solution fondée sur les meilleures pratiques lors de séances itératives de « démonstration » ou de « playback » qui débutent tôt dans la phase de conception. Dès la première session, nous présentons aux utilisateurs leur nouveau système, idéalement avec leurs propres données. Ainsi, presque dès le premier jour, les utilisateurs voient comment leurs nouveaux processus fonctionneront, ce qui permet d’identifier rapidement les défis et de les corriger dès le début du cycle de vie du projet.

Pour réaliser cette phase de conception accélérée, nous tirons parti de nos solutions types prêtes à l’emploi, propres à chaque secteur – ce que nous appelons les Base90s. Ces solutions sectorielles ont été peaufinées au fil des ans et témoignent de notre connaissance approfondie de SAP standard et des écarts sectoriels par rapport aux meilleures pratiques SAP standards. Les séances de démonstration nous aident à repérer là où le standard ne peut être adopté, pour pouvoir ajuster la solution lors des cycles subséquents de playback.

Il s’agit d’une véritable avancée – surtout si l’on repense aux méthodologies classiques de mise en œuvre. Autrefois, on ne voyait la solution que tard dans le cycle de projet – parfois uniquement lors de tests d’intégration, ce qui voulait dire que les projets manquaient souvent de temps pour intégrer les changements éventuels. Il fallait alors soit reporter la mise en production, soit mettre en marche une solution sous-optimale (sans réaliser toute la valeur attendue). Le plus souvent, votre SI devait bâcler la fin du projet, entraînant une avalanche de problèmes, un hypercare chaotique, des utilisateurs insatisfaits et des équipes TI sous pression.

Permettre aux gens de voir et d’ajuster la solution tôt dans le programme, c’est leur donner le temps de la comprendre, de juger si elle convient à leurs besoins et ceux de l‘entreprise, et de corriger à temps ce que nous aurions pu oublier. Cela signifie aussi qu’on peut utiliser la première boucle de playback pour commencer à discuter des changements à venir – et ainsi faire en sorte que les utilisateurs participent au parcours de transformation dès le début.

Résultat : avant d’entamer les tests d’intégration, chaque processus a été construit, vu par les utilisateurs et, surtout, approuvé. Les tests d’intégration peuvent alors être menés beaucoup plus rapidement, de façon plus stable, et se concentrer sur l’essentiel – soit l’intégration du système.

Démonstration de solutions préconfigurées : Accélérer l’adoption par les utilisateurs

L’un des avantages majeurs de l’approche playback est son effet sur l’adoption par les utilisateurs. Présenter des solutions préconfigurées dès la phase initiale du projet permet aux futurs utilisateurs non seulement d’entendre parler de leurs nouvelles activités au quotidien, mais surtout de les visualiser. Cette démonstration concrète contribue à combler l’écart entre concepts abstraits et applications pratiques, facilitant la compréhension et l’adhésion au nouveau système.

L’exposition précoce au système lors de ces playbacks permet également de recueillir immédiatement les commentaires des utilisateurs, qui peuvent être intégrés rapidement dans le cycle de développement. Ce processus itératif garantit que le produit final sera mieux adapté aux attentes des utilisateurs et aux besoins de l’entreprise, réduisant ainsi la résistance et favorisant l’adoption du changement.

Pour les cadres supérieurs, la possibilité de visualiser le produit final dès la phase initiale offre aussi une vue plus claire de l’orientation du projet. Cela peut rassurer les commanditaires quant à la direction du programme – une victoire psychologique importante pour tous les acteurs concernés.

La valeur stratégique du playback dans les mises en œuvre de SAP S/4HANA

La valeur stratégique de l’approche playback ne s’arrête pas à l’adoption des utilisateurs. La visualisation permet aux utilisateurs de réorienter leur réflexion loin des anciens processus, pour se projeter vers une nouvelle réalité.

En présentant une solution déjà alignée sur les meilleures pratiques de l’industrie, l’approche incite l’entreprise à reconsidérer ses processus et leurs possibilités d’optimisation. Lorsqu’ils constatent que 80 à 90 % des processus peuvent être adoptés tels quels ou comme « meilleure pratique », il devient possible de concentrer les efforts sur les 10 à 20 % de processus vraiment « différenciateurs » pour l’entreprise. Cela positionne le nouveau système non plus seulement comme une modernisation des TI, mais comme un véritable catalyseur de transformation d’affaires.

Pour l’entreprise, cela ouvre la porte à une démarche davantage axée sur la valeur dans la mise en œuvre de SAP S/4HANA. Se concentrer sur les meilleures pratiques invite à comparer les processus existants à ceux de l’industrie – et à réévaluer les indicateurs clés de l’entreprise. Les séances de playback peuvent aussi intégrer des discussions sur les effets d’amélioration en aval, et aider les équipes à cerner leurs cibles pour l’avenir.

Enfin, l’approche playback s’arrime étroitement à la méthodologie Activate de SAP, en mettant l’accent sur le « fit-to-standard », en évitant les personnalisations inutiles, et en favorisant une philosophie de noyau propre (« clean core »). Cette cohérence rend le système plus robuste, évolutif et facile à mettre à jour.

Avantages de l’approche Playback

• Réduction du temps de mise en œuvre : En misant sur les solutions préconfigurées et une personnalisation minimale, la durée du projet, de son lancement à la mise en service, est considérablement réduite. Comme la solution est démontrée tôt, les équipes savent que la transformation ne s’éternisera pas – et qu’elle sera moins douloureuse que prévu.
• Efficacité des coûts : Réduire le développement sur mesure et accélérer les échéanciers permet de respecter le budget tout en livrant une solution qui répond aux exigences clés de l’entreprise.
• Mobilisation accrue des parties prenantes : Visualiser les résultats potentiels tôt dans le processus favorise la participation des parties prenantes, garantissant que leurs besoins sont comblés plus efficacement.
• Atténuation des risques : Grâce aux meilleures pratiques et à des solutions éprouvées, la probabilité d’échec du projet est réduite.
• Un signal précoce de réussite : Pour de nombreux commanditaires, leur propre réussite est souvent indissociable de celle du programme. Pouvoir visualiser le système dès le début donne une visibilité rapide sur la santé du programme – et tout le temps voulu pour corriger la trajectoire si nécessaire.

Conclusion : Faciliter la transformation

À mesure que le paysage numérique continue d’évoluer, les méthodes utilisées pour déployer des systèmes complexes comme les ERP doivent aussi s’adapter. L’approche playback marque une nette amélioration par rapport aux méthodologies agiles et interactives classiques : elle simplifie le processus de mise en œuvre, mais favorise aussi une plus grande autonomie des utilisateurs et des chefs d’entreprise dans leur parcours de transformation numérique.

Pour les organisations qui souhaitent transformer leur système ERP, envisager l’approche playback pourrait être la clé pour accroître l’efficacité, améliorer l’expérience utilisateur, et en fin de compte, renforcer leur rentabilité. Pour les gestionnaires et professionnels TI qui envisagent des projets SAP, l’approche playback propose une alternative stratégique, efficace et centrée sur l’utilisateur aux méthodes classiques. En s’appuyant sur des solutions préconfigurées démontrées dans le cadre de sessions interactives de playback, les entreprises peuvent non seulement accélérer la mise en œuvre, mais aussi maximiser l’adoption utilisateur et l’alignement stratégique avec les meilleures pratiques sectorielles.