Avis mondial de confidentialité des visiteurs
Date d’entrée en vigueur : 6th mai 26
La présente Note d’information sur la protection de la vie privée (« Note ») explique quelles données personnelles HCLTech et ses filiales (« Nous ») recueillent à votre sujet en tant que visiteur, comment Nous utilisons ces données, avec qui Nous les partageons, dans quelles circonstances Nous les partageons et quelles mesures Nous prenons pour assurer leur sécurité. Le bureau HCLTech que vous visitez est le principal responsable du traitement de vos données personnelles.
Le processus de gestion des visiteurs est conçu pour créer et gérer les rendez-vous de visiteurs, vérifier l’identité des visiteurs et conserver les données relatives aux différentes entrées de visiteurs dans les locaux de HCLTech.
Dans le cadre du processus de gestion des visiteurs, nous pouvons recueillir des informations relatives aux visiteurs telles que votre nom, adresse, coordonnées, photographie, détails de l’employeur ou de l’organisation, but de la visite, nationalité, citoyenneté, heure d’entrée et de sortie dans nos locaux, images captées par CCTV lors de votre visite dans nos locaux, données d’identification de l’appareil telles que le numéro d’identification de l’appareil (le cas échéant), détails d’immatriculation du véhicule (le cas échéant) et/ou toute pièce d’identité gouvernementale unique servant à vérifier l’identité du visiteur comme un permis de conduire, un passeport ou toute autre information permettant de se conformer aux lois locales. Il se peut que nous vous demandions également de présenter une telle pièce d’identité avec photo pour vérification à nos locaux.
Nous pouvons recueillir ces données personnelles directement auprès de vous ou par l’entremise d’employés de HCLTech dans le cadre du processus de gestion de l’accès des visiteurs (dans le cas de la préinscription de rendez-vous de visiteurs) ou dans le cadre du processus d’entrée/sortie dans les locaux de HCLTech.
Nous utilisons vos données personnelles pour vérifier votre identité, tenir des registres des visiteurs et gérer votre accès à nos locaux conformément à nos politiques et paramètres de sécurité, et pour soutenir nos obligations en matière de gestion des crises.
Nous nous appuyons sur l’intérêt légitime ou, dans certains pays, sur le consentement du visiteur conformément à la loi locale ou pour certains usages légitimes précisés dans les lois applicables sur la protection des données comme fondement légal pour le traitement de vos données personnelles. Nos intérêts légitimes sont la gestion des visiteurs, la sûreté et la sécurité de nos visiteurs et de nos actifs d’entreprise.
Nous ne vendons pas vos données personnelles à des tiers et n’utilisons pas le système de gestion des visiteurs HCLTech ni aucune application associée à des fins de publicité comportementale ou à des fins de marketing similaire. Toutefois, nous pouvons divulguer vos données personnelles à certains tiers de confiance, notamment : des auditeurs externes à des fins d’audit, des cabinets d’avocats pour établir ou défendre un recours, des fournisseurs de services en milieu de travail et de sécurité agissant pour le compte de HCLTech, des fournisseurs tiers que nous pouvons mandater pour la criminalistique ou des enquêtes, des organismes d’application de la loi ou des agences gouvernementales si la législation applicable l’exige.
Nous sommes une organisation mondiale et vos données personnelles, si nécessaire, peuvent être transférées à nos différents sites mondiaux. Ces transferts seront effectués conformément aux lois applicables.
Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour satisfaire à la finalité pour laquelle elles sont traitées, conformément aux lois applicables. La durée de conservation peut varier selon la juridiction. Par exemple, en EMEA, elle peut aller jusqu’à 18 mois, tandis qu’en Inde, elle peut aller jusqu’à 4 ans pour les registres de visiteurs et jusqu’à 30 jours pour les enregistrements CCTV respectivement. Cela est fait ou peut être modifié conformément aux lois applicables et aux meilleures pratiques de l’industrie. Nous pouvons conserver vos données personnelles plus longtemps si la législation applicable, les exigences contractuelles ou de conformité, ou la nécessité d’établir, d’exercer ou de défendre nos droits juridiques l’exigent. Une fois la finalité atteinte, nous supprimons les données personnelles. Nous mettons en œuvre et maintenons des mesures de sécurité techniques, organisationnelles et physiques appropriées, conformément à la norme de sécurité ISO 27001 et aux meilleures pratiques de l’industrie, afin de protéger vos données personnelles.
Selon votre emplacement, vous pouvez disposer de droits légaux concernant la façon dont Nous traitons vos données personnelles, notamment le droit d’y accéder, de les corriger ou de les supprimer, de les faire transmettre à une autre organisation, d’en restreindre ou d’en refuser le traitement ou de déposer une plainte auprès d’un organisme de réglementation concernant des préoccupations en matière de vie privée. Vous trouverez des renseignements sur ces droits et la façon de les exercer sur notre Portail de demande des personnes concernées.
Toutes les questions, commentaires et demandes concernant cette Note peuvent être adressés à privacy@hcltech.com ou vous pouvez contacter notre Responsable de la protection des données à HCLDPO@hcltech.com.
Biométrie :
Lorsque tout système de contrôle d’accès biométrique est déployé à un endroit donné, les visiteurs en seront avisés séparément et leur consentement écrit préalable sera obtenu avant toute collecte, conformément aux lois mondiales applicables et aux lois américaines fédérales/étatiques sur la confidentialité des données biométriques, telles que IL BIPA et TX CUBI.
Ce présent Avis de confidentialité (« Avis ») explique quelles données personnelles HCLTech et ses filiales (« Nous ») recueillent à votre sujet, comment Nous utilisons ces données, avec qui Nous les partageons, dans quelles circonstances Nous les partageons et quelles mesures Nous prenons pour assurer leur sécurité.
Le présent Avis (« Avis de confidentialité de la Californie ») complète les informations contenues dans l’Avis de confidentialité global pour visiteurs HCLTech et s’applique uniquement aux résidents californiens (« vous »).
Pour les résidents d’autres États américains
Si vous résidez dans un État américain bénéficiant d’une loi applicable sur la confidentialité (y compris TX, VA, CT ou UT), vous pouvez disposer de droits supplémentaires concernant vos données personnelles, notamment les droits d'accès, de correction, de suppression et d'opposition à certains traitements. Voir « Comment exercer vos droits » ci-dessous.
Catégories de données personnelles collectées :
Nous recueillons des données qui sont liées à vous, susceptibles d’être associées à vous ou à l’un de vos appareils, ou qui pourraient raisonnablement être rattachées à vous (Données). En particulier, nous avons recueilli au cours des douze (12) derniers mois les catégories suivantes de données personnelles et/ou d’informations personnelles sensibles (SPI).
- Identifiants, tels qu’identifiant en ligne, nom et adresse postale ;
- Registres clients, telle que l’adresse et les coordonnées ;
- Les pièces d'identité émises par le gouvernement et les photographies recueillies dans nos locaux sont considérées comme des informations personnelles sensibles (SPI) selon la CPRA ;
- Données d’activité Internet ou d’un autre réseau électronique, telles que votre interaction avec l’Application ;
- Données professionnelles ou liées à l’emploi ;
- Données audio, électroniques, visuelles et similaires, telles que les enregistrements de vidéosurveillance (CCTV).
Catégories de sources de données personnelles
Nous recueillons ces données personnelles directement auprès de vous ou de sources tierces sur le Système de gestion des visiteurs HCLTech ou toute application associée (dans le cas d’une préinscription ou d’un groupe important), dans le cadre du processus d’entrée/sortie dans les locaux HCLTech.
Utilisation des données personnelles
Nous utilisons vos données personnelles pour vérifier votre identité, identifier les visiteurs récurrents, tenir un registre des visiteurs et pour gérer votre accès à nos locaux, conformément à nos politiques et paramètres de sécurité.
Divulgation des données personnelles
Nous pouvons divulguer vos données personnelles à d’autres sociétés de HCLTech et à nos fournisseurs de services, tels que nos auditeurs externes, fournisseurs de services de sécurité externes, fournisseurs de services juridiques, etc., à des fins opérationnelles.
Lorsque nous divulguons des données personnelles à des fins professionnelles, nous signons un contrat qui décrit l’objectif et exige du destinataire qu’il garde les données confidentielles et ne les utilise qu’aux fins d’exécution du contrat.
Partage et vente de données personnelles
Aux fins de la CCPA, Nous ne « vendons » ni ne « partageons » vos données personnelles et n’avons pas « vendu » ni « partagé » vos données personnelles au cours des 12 derniers mois.
Vos droits et choix
La CCPA vous confère des droits spécifiques concernant vos données personnelles. Cette section explique ces droits.
Accès aux données spécifiques et droits à la portabilité : Vous avez le droit de demander que nous vous communiquions certaines données à propos de la collecte, l’utilisation, la divulgation et/ou la vente (le cas échéant) de vos données personnelles au cours des 12 derniers mois. Vous avez également le droit de demander que nous limitions l’utilisation et la divulgation de vos SPI à ce qui est nécessaire pour vérifier votre identité et gérer l’accès au site. Voir « Comment exercer vos droits » ci-dessous. Dès réception et confirmation de votre demande vérifiable, nous vous communiquerons :
- Les catégories de données personnelles que nous avons collectées à votre sujet.
- Les catégories de sources des données personnelles collectées à votre sujet.
- Notre objectif professionnel ou commercial pour la collecte, la vente ou le partage (si applicable) de vos données personnelles.
- Les catégories de tiers auxquels nous divulguons vos données personnelles.
- Les catégories de données personnelles que l’entreprise a divulguées à votre sujet à des fins commerciales ; et
- Les éléments spécifiques de données personnelles que nous avons recueillis à votre sujet (aussi appelés droit à la « portabilité des données »).
Correction ou suppression : Vous pouvez demander la rectification (correction, mise à jour ou modification) ou la suppression des données personnelles que nous avons recueillies lors de votre utilisation de nos services. Nous répondrons à votre demande conformément à la loi, cependant ce droit ne s’applique pas lorsque nous devons conserver les données personnelles pour vous offrir des biens ou services, détecter ou résoudre des problèmes de sécurité ou des problèmes fonctionnels, respecter la loi et répondre à des besoins internes.
Si vous décidez d’exercer l’un de vos droits, HCLTech ne fera aucune discrimination à votre égard.
Comment exercer vos droits
Pour exercer l’un des droits décrits ci-dessus, veuillez soumettre une demande vérifiable via notre Portail de demande de droits des personnes concernées ou, à défaut, envoyez-nous un courriel à privacy@HCLTech.com.
Seul vous, ou une personne inscrite auprès du Secrétaire d’État de Californie et autorisée par vous à agir en votre nom, pouvez présenter une demande vérifiable. La demande vérifiable doit :
- Fournir suffisamment de données pour nous permettre de vérifier raisonnablement que vous êtes la personne dont nous avons recueilli les données personnelles (ou son représentant autorisé).
- Décrire votre demande avec suffisamment de détails pour nous permettre de bien la comprendre, de l’évaluer et d’y répondre.
Nous ne pouvons pas répondre à votre demande si nous ne pouvons pas vérifier votre identité et confirmer que les données personnelles vous concernent. Nous n’utiliserons les données personnelles fournies dans une demande vérifiable que pour vérifier l’identité du demandeur et/ou l’autorité de faire la demande.
Nous nous efforçons de répondre à une demande vérifiable dans les 45 jours suivant sa réception. Si nous avons besoin de plus de temps (jusqu'à 90 jours), nous vous informerons de la raison et du délai de prolongation par écrit, par courrier postal ou électronique, selon votre choix. Nous livrerons notre réponse écrite par courrier ou par voie électronique.
Vous pouvez désigner un mandataire autorisé pour présenter une demande en vertu de la CCPA en votre nom, à condition que (1) ce soit une personne physique ou une entité commerciale inscrite auprès du Secrétaire d’État de la Californie ; et (2) que vous ayez autorisé ce mandataire à agir en votre nom.
Les mandataires autorisés peuvent utiliser le Portail de demande de droits des personnes concernées pour obtenir des instructions supplémentaires. Pour protéger vos données, veuillez noter que nous pouvons prendre des mesures pour vérifier votre identité et que nous vous demanderons également une autorisation écrite signée nous permettant d’accepter la demande du mandataire autorisé en votre nom. Si votre mandataire autorisé détient une procuration exécutée conformément au Code des successions de Californie, aucune autorisation signée supplémentaire ne sera requise.
Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
Nous conservons vos données personnelles uniquement le temps nécessaire pour remplir l’objectif pour lequel elles ont été recueillies. Plus précisément :
- Registres des visiteurs : conservés pendant un maximum de 18 mois après la date de votre visite
- Images de vidéosurveillance (CCTV) : conservées pendant un maximum de 90 jours, sauf si une période plus courte est exigée par la loi locale.
- Toute autre donnée personnelle collectée lors de votre visite : conservée pendant la durée strictement nécessaire selon l’exigence commerciale ou juridique applicable.
Une fois la finalité atteinte, nous supprimons les données personnelles. Nous veillerons à ce que des mesures appropriées soient en place pour sécuriser les données et les protéger contre toute utilisation ultérieure.
Page disponible en langue espagnole