Produits/technologies implantés : Dynamics 365 Intelligent Order Management, Dynamics 365 Finance et Dynamics 365 Supply Chain Management

Défi

Allstar Marketing Group est un grand détaillant qui met sur le marché de nouveaux produits de consommation innovants par un processus unique semblable à un laboratoire scientifique : découvrir, évaluer et tester les produits. Malgré une collaboration avec certains des plus grands sites de commerce en ligne (par ex. Amazon, Target, Walmart, Home Depot, CVS, etc.), l’utilisation de systèmes disparates (comme Sage MAS500 sur site, Excel, etc.) entravait considérablement la capacité d’Allstar à croître à grande échelle. De plus, Allstar faisait face à une chaîne d’approvisionnement inversée (flux de données du 3PL vers ERP), aucune possibilité d’ajouter ou de remplacer des canaux de commandes ou 3PL, aucun traitement intelligent fondé sur des règles, de grandes préoccupations concernant les coûts rendus et un manque général de visibilité sur leurs propres données.

En résumé : ils avaient besoin d’une réorganisation de haut en bas pour se remettre sur la voie de la réalisation de leur plan de croissance quinquennal visant à devenir une entreprise d’un milliard de dollars d’ici 2026.

Solution

Bien que les concurrents détenaient des éléments de solution, la volonté et la capacité de HCLTech à travailler en collaboration avec Microsoft pour expérimenter des plateformes uniques et essayer de nouvelles approches a été déterminante pour l’obtention du mandat de ce client. Seuls HCLTech et Microsoft pouvaient offrir une solution complète de bout en bout répondant à toutes les problématiques clés d’Allstar. Notre partenariat permet une transformation ERP complète avec Dynamics 365 Intelligent Order Management (IoM) ainsi que Dynamics 365 Finance et Supply Chain pour offrir un véritable système intégré. Dynamics IoM est en mesure de déterminer la meilleure stratégie d’exécution de commandes grâce à des règles intelligentes pour minimiser le temps et les coûts ordinaires associés aux processus de traitement, tout en permettant aux clients une visibilité en temps réel sur la localisation de leurs commandes. L’implantation unique comprenait également des solutions pour deux des plus grands défis d’AllStar : la gestion des coûts rendus et des déductions — et cela leur a valu leur confiance.

Impact/ICP

Cette solution augmentera et fera évoluer la capacité d’Allstar en commerce électronique pour transformer l’exécution des commandes en avantage concurrentiel en automatisant et en optimisant l’orchestration, en gérant tout le cycle de vie des commandes, et en permettant au consommateur de visualiser en temps réel l’état et l’emplacement des commandes. Grâce au module « Landed Cost » de Dynamics 365, Allstar suivra aussi les coûts associés à chaque voyage, chargement et/ou conteneur, leur permettant de prendre le contrôle dès l’expédition avant l’arrivée en entrepôt. Dynamics F&SCM fournit également l’aspect légal qu’Allstar recherchait — l’utilisation de multiples entités juridiques dans la même application pour répondre aux besoins d’expansion ou d’acquisition future d’autres entreprises. Cette transformation ERP et F&SCM complète donne à Allstar une visibilité sur les données dans un seul système, modernisant les processus d’affaires et permettant de rester en avance sur les standards de l’industrie.

Un avantage intelligent

Avec l’intelligence artificielle, l’apprentissage machine et les analyses intégrées à IoM et la plateforme ERP, l’entreprise détient soudainement tous les morceaux du casse-tête au même endroit. La solution a offert une visibilité accrue sur l’entreprise et a transformé la façon dont les employés et la direction gèrent les données et les commandes. Les employés n’ont plus à traiter chaque commande individuellement, mais seulement les exceptions, et l’entreprise peut gérer tout le cycle de vie des commandes grâce à l’automatisation et à l’optimisation.

La plateforme permet désormais l’accès à chaque point du système ERP depuis un endroit centralisé. En conséquence, l’entreprise peut utiliser un nombre illimité de 3PL, faire croître les besoins en commerce numérique et constate des améliorations mesurables dans la gestion des coûts rendus et des déductions. De plus, le système permet l’intégration avec des applications clés à l’extérieur de l’écosystème, telles que Shopify, Ship Station et SPS Commerce. Ces connecteurs peuvent évoluer avec l’entreprise et chaque produit individuel.

Produits/technologies implantés :

• Dynamics 365 Finance
• Dynamics 365 Supply Chain Management
• Dynamics 365 Commerce
• Dynamics 365 Intelligent Order Management

Curacao est un grand magasin basé à Los Angeles, comptant 13 points de vente et un centre de distribution central. Ils ont choisi HCLTech pour migrer leurs systèmes à partir de leur ERP maison ancien de près de trente ans vers une solution de pointe Dynamics 365 Finance & Supply Chain, qui leur permettra de croître avec leur entreprise. Dynamics 365 F&SCM deviendra leur source unique de vérité.

Les modules de gestion de la chaîne d’approvisionnement Dynamics 365 sont inclus dans la transformation numérique :

• Administration organisationnelle
• Administration système
• Commun
• Comptes fournisseurs
• Comptes clients
• Bail d’actifs
• Gestion de la trésorerie et des banques
• Gestion des coûts et coûts rendus
• Crédit et recouvrement client
• Ressources humaines
• Grand livre général
• Gestion des stocks
• Planification principale
• Approvisionnement et achats
• Gestion de l’information produit
• Détail et commerce
• Ventes et marketing
• Taxes
• Gestion d’entrepôt

Nous allons également intégrer plusieurs solutions tierces utilisées par Curacao, notamment AR System, Magento, emarsys, acima leasing, CFS, KOFAX, Avalara et SPS Commerce. Un autre élément clé est l’utilisation de Dual Write pour écrire toutes les données de finance, de la chaîne d’approvisionnement et du commerce dans CE.

Produits/technologies implantés : Dynamics 365 Finance, Dynamics 365 Supply Chain Management (plus de 4 500 utilisateurs)

Dans une compétition directe avec SAP, Morgan Advanced Materials (Morgan) a choisi Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management (D365 F&SCM) comme solution ERP unique pour ses 90 succursales dans 25 pays.

Morgan était encore indécise sur la plateforme à privilégier lorsque Microsoft a introduit HCLTech dans la discussion. Ils ont consulté plusieurs intégrateurs pour SAP et Dynamics ; nous avons donc affronté deux vagues de compétition tout au long du processus.

Fortement influencée par la qualité de la présentation de HCLTech sur les principales différences entre les deux systèmes et les avantages distinctifs de Dynamics 365, Morgan a penché vers Microsoft et a désigné deux partenaires Dynamics préférés : HCLTech et Avanade.

Nous avons alors mis à profit notre présence mondiale et notre réseau HCLTech pour fournir des analyses pertinentes sur le compte et avons présenté une proposition plus convaincante. Notre équipe de prestation de services a été très impliquée, et a impressionné les décideurs de Morgan à chaque étape.

Notre approche de vente a bénéficié de plusieurs techniques Challenger de Microsoft. Nous avons démontré notre compréhension de leur secteur d’activité et des défis uniques qu’ils pouvaient anticiper. En particulier, nos gestionnaires de changement certifiés Prosci ont su répondre habilement aux préoccupations de Morgan concernant l’adhésion des utilisateurs et la mobilisation. De solides références de Volvo Cars, Stanley Black and Decker et Bromford Housing ont aussi penché la balance en faveur de HCLTech.

Énoncé du problème

Ayant grandi par de nombreuses acquisitions, la stratégie précédente de Morgan était d’accorder une autonomie complète à chaque unité d’affaires pour le choix des applications TI. Résultat : l’entreprise exploite aujourd’hui 38 instances uniques de systèmes ERP à l’échelle mondiale, rendant toute gestion transversale ou production de rapports pratiquement impossible. Autre complication, beaucoup de ces anciens ERP s’appuient sur une infrastructure vieillissante et amortie, ce qui expose les unités à des risques de pannes accrus, à des vulnérabilités continues et à un lot croissant d’inefficacités opérationnelles.

Objectif du projet

Morgan souhaite consolider et centraliser l’infrastructure ERP dans toute l’organisation grâce à D365 F&SCM. Les buts d’affaires de cette initiative ERP mondiale comprennent :

• Standardiser les processus d’affaires en un modèle central unique à travers toutes les unités et uniformiser la solution ERP afin de protéger et soutenir l’avenir des activités
• Harmoniser les données de toutes les unités d’affaires
• Améliorer durablement la qualité des produits et la satisfaction de la clientèle
• Permettre le recours continu à des fonctionnalités à jour pour appuyer la prise de décision, fournir des perspectives d’affaires, créer de l’automatisation et des gains d’efficience et réduire les coûts

Les facteurs clés ayant favorisé le choix de D365 F&SCM plutôt que SAP :

• Concordance parfaite des fonctionnalités « prêtes à l’emploi » avec les exigences de Morgan, validant leur stratégie de standardisation
• Interface conviviale et familière grâce aux applications Microsoft telles que Teams et Excel : essentiel pour l’adhésion des utilisateurs
• La solution SaaS répond à l’exigence d’un système continuellement mis à jour, éliminant le risque que l’ERP soit compromis à l’avenir

Le projet a commencé en 2022 et se poursuit. Après une récente cyberattaque paralysante, le projet SCM est suspendu, car toutes les ressources dédiées de HCLTech ont été assignées à « Operation Highlite », qui vise à mettre en service D365 Finance en urgence dans toute l’organisation.

Mise à jour du 13/03/23 : L’équipe HCLTech a conçu, construit, validé et déployé une solution D365 Finance, ventes et approvisionnement en 8 semaines, installée en production au cours du week-end. Cela n’a peut-être jamais été fait aussi rapidement ! Morgan est maintenant en ligne à l’un de ses sites américains, et le déploiement est prévu dans deux autres sites dans les deux prochaines semaines. L’équipe a fait face à de vrais défis en raison des délais, mais des contrôles rigoureux et une grande implication ont permis une livraison sans problèmes majeurs signalés à date. Notre mantra Think Team s’est manifesté tout le week-end !

Technologie implantée

Dynamics 365 Finance, Dynamics 365 Supply Chain Management

Autolus fait de la recherche sur les traitements du cancer, transformant des cellules T ordinaires en cellules T « super-héros ». Alors qu’elle mène des essais cliniques et recueille des financements, l’entreprise se prépare également à la commercialisation — mais cela requiert le respect strict de normes réglementaires pour les traitements et la recherche médicale, en particulier en vue d’une expansion en Amérique du Nord.

Autolus possède actuellement des bureaux au Royaume-Uni, en Allemagne, en Suisse et aux États-Unis (Maryland) ; l’étape suivante vers sa commercialisation consiste à construire son propre site de fabrication – une nouvelle installation moderne de 70 000 pi² respectant les normes les plus élevées. Ce nouveau site entraîne aussi la nécessité d’une nouvelle infrastructure technologique conforme GXP. S’ajoute à cela que pour opérer aux États-Unis, la FDA exige une licence Bio Logix, ce qui suppose d’obtenir une validation de logiciel (chaque système et processus documenté dans les moindres détails, exigeant l’appui continu de plusieurs spécialistes).

Bref, il s’agissait d’une implantation unique avec de nombreuses composantes mobiles. HCLTech a pu lancer Dynamics 365 F&SCM pour Autolus à temps, début mars 2023. Il est évidemment trop tôt pour mesurer de vrais indicateurs, mais Autolus prévoit évaluer sa réussite en fonction des éléments suivants :

• Conformité
• Efficacité dès le départ
• Évolutivité rapide

Mise à jour du 13/03/23 : HCLTech a effectué la migration des données vers l’environnement de production D365 F&SCM au cours du week-end. Nous sommes en direct !

Technologie mise en œuvre

Dynamics 365 Finance, Dynamics 365 Supply Chain Management et gestion d'entrepôt

Le problème fondamental était qu'ils ne disposaient pas d’un système d’entreposage compatible avec les caractères japonais — il était limité à l’anglais seulement. Ils veulent ouvrir une Expérience Harry Potter à Tokyo, au Japon, et pour assurer les opérations au Japon, il était absolument nécessaire d’avoir une plateforme prenant en charge les caractères japonais, et leur solution existante ne le permettait tout simplement pas. De plus, ils avaient besoin d’une refonte technologique complète pour surveiller et gérer leur inventaire de détail et les valeurs de stock.

Pour intégrer les appareils portatifs des utilisateurs afin de permettre la préparation automatique des commandes à partir de leur liste de prélèvement d’entrepôt, HCLTech a mis en œuvre Dynamics 365 Warehousing pour gérer le stock de détail, sous-tendant la gestion des stocks dans Power Finance. Étant donné la nature cruciale de la gestion des stocks de Warner Brothers, notamment en ce qui concerne les jeux de caractères japonais et les processus opérationnels généraux au Japon, Warner Brothers Studio Tours transférera toute leur gestion de détail sur Dynamics à partir de Shopify.

L’avantage majeur de notre partenariat avec Warner Brothers Studio Tours est qu’ils ont pu aller en direct au Japon avec les caractères japonais, ce qui leur permet d’économiser des centaines de millions de livres sterling. Mais les bénéfices ne s’arrêtent pas là — la solution intégrée de gestion des stocks et de détail, ainsi que l’entreposage Dynamics, et le fait que tout soit construit sur Azure Cloud, permet l’évolutivité et la flexibilité nécessaires pour adopter de nouveaux sites à l’échelle mondiale, peu importe la langue.

La capacité à standardiser tout leur entreposage et inventaire dans les magasins de détail de Harry Potter Experience sur une plateforme unique a également augmenté le niveau de personnalisation disponible pour les clients souhaitant acheter des produits (par exemple, une baguette ou un t-shirt personnalisé). En raison du succès de ce projet, Warner Brothers Studio Tours souhaite le déployer à ses quatre autres emplacements mondiaux — leurs Expériences Harry Potter et boutiques de détail à Burbank, Californie et Watford à Londres, ainsi qu’aux points de vente purement de détail à New York et à l’aéroport London-Heathrow.

Produits/technologies mises en œuvre : Dynamics 365 Finance, Dynamics 365 Supply Chain Management, modules Dynamics 365 CE

Heico a été un projet unique avec plusieurs hauts et bas en cours de route. Malgré quelques défis majeurs, HCLTech a livré plusieurs solutions mondiales pour la société holding. Ce qui rend le projet intéressant, c’est que Heico compte 17 sociétés uniques, toutes sur différents systèmes ERP et CRM. Par conséquent, ils ne pouvaient pas avoir une vue holistique de tout ce que leurs nombreuses entreprises faisaient réellement.

Pour y remédier, ils ont évalué différents produits (Oracle, SAP, Microsoft). Microsoft a gagné, bien sûr, et Heico a collaboré avec HCLTech pour commencer la migration de 17 sociétés vers D365 Supply Chain — et la moitié de ces sociétés recevront également CE. Nous avons aussi utilisé Dual Write, la solution logicielle qui transmet les informations entre F&SCM et CE.

Périmètre

Pour assurer une alignement organisationnel large, fournir une gestion des risques, et favoriser l’adoption des utilisateurs, Heico devait s’engager dans une gestion du changement de classe mondiale afin de satisfaire plus de 1 500 utilisateurs à l’échelle mondiale. Ils avaient besoin d’un partenaire capable d’orchestrer plusieurs déploiements logiciels simultanés et séquentiels dans de nombreuses organisations disparates.

Notre solution

Nous avons mis en place une plateforme commune pour l’interface utilisateur, les intégrations et la personnalisation configurée pour chaque société holding individuelle, ainsi que Dynamics 365 pour un référentiel unique de Finances & Gestion de la chaîne d’approvisionnement + Engagement client. Nous avons effectué la migration de données de plusieurs ERP, Mapics, AX, Infor, et autres vers Dynamics 365, tout en tirant profit de processus reproductibles pour les intégrations, la formation et les tests à chaque occasion. Les modules suivants étaient inclus dans le périmètre du projet (seules les comptes clients étaient hors périmètre) :

• Administration organisationnelle
• Administration du système
• Ressources humaines
• Grand livre
• Gestion de la trésorerie et des banques
• Immobilisations
• Comptes fournisseurs
• Budgétisation

Avantages pour le client : Les avantages de notre solution ont été vastes et continus :

• Flux de données homogène et bénéfices opérationnels grâce à une plateforme unifiée Dynamics 365, aux intégrations et ISV.
• Automatisation rendue possible, interface utilisateur/expérience moderne qui a favorisé l’adoption et le retour sur investissement.
• Heico bénéficie maintenant d’une vue élargie des indicateurs à travers les sociétés opérationnelles grâce à Power BI et Azure.
• Ils ont constaté une réduction et une élimination des saisies redondantes/dupliquées et un TCO plus faible grâce à la plateforme Dynamics 365 à faible/pas de code, associée au service de soutien à la gestion d’application d’HCLTech.
• Gains d’efficacité
  • Réduction du cycle de clôture de fin de mois
  • Rapports et analyses améliorés
  • Transactions inter-sociétés optimisées (ex. : temps de cycle, temps d’approbation)
• Réduction des coûts d’exploitation
  • Génération améliorée de la marge et des flux de trésorerie
  • Visibilité accrue de la performance des segments d’affaires avec accès à la comptabilité analytique pertinente
  • Réduction des frais administratifs grâce à des processus financiers rationalisés
  • Optimisation des effectifs grâce à une productivité accrue dans l’ensemble de F&O
  • Réduction des dépenses d’exploitation avec l’automatisation des processus financiers, les engagements, la planification budgétaire, les contrôles et le rapprochement en 3 étapes
  • Réduction des coûts de maintenance grâce à l’élimination du stockage de données interne, de l’hébergement des serveurs ERP et à des effectifs réduits
  • Amélioration des coûts de licences ERP grâce à la flexibilité du modèle de licences
  • Diminution des coûts d’approvisionnement grâce à des processus optimisés et une automatisation à travers la chaîne d’approvisionnement
  • Réduction des coûts grâce à l’intégration à d’autres systèmes utilisant la plateforme de données commune
• Amélioration de la qualité
  • Génération automatique des commandes
  • Taux de réduction des erreurs
  • Aperçus en temps réel sur la qualité
• Amélioration de la connaissance client
  • Vue client à 360 degrés
  • Équipe de service à la clientèle connectée
  • Santé et comportement de la relation client

Au cœur du plus grand projet F&SCM, HCLTech a également mené une initiative Adoption & Maintien (A&M) de 5 semaines, rendue nécessaire par le fait que Heico avait auparavant travaillé avec un autre partenaire technologique qui avait du mal à assurer efficacement la gestion du changement, notamment en ce qui concerne l’UAT. Nous avons été sollicités pour corriger le tir et offrir une gestion du changement adéquate dans ce programme de transformation numérique d’entreprise multifacette.

Les défis spécifiques incluaient :

• Aucun processus standard à travers les nombreuses sociétés comprises dans l’initiative de transformation
• Manque de formation et de communication pour préparer les utilisateurs aux étapes UAT et au démarrage des activités
• Aucune documentation de processus ni support de formation
• Manque de disponibilité d’experts métier (SME) et de programmes de transfert de connaissances
• Manque de sensibilisation aux pratiques exemplaires et aux outils de gestion du changement clés en main disponibles auprès de Microsoft

L’objectif principal de cette initiative était d’établir un processus de gestion du changement efficace et reproductible qui garantisse l’adoption des technologies et leur maintien à travers toutes les lignes d’affaires et au sein de chacune des sociétés opérationnelles. Les objectifs précis incluaient :

• Définir des processus durables et reproductibles pour l’acceptation utilisateur (UAT) et la formation
• Développer un plan de formation structuré permettant aux utilisateurs finaux de bénéficier de suffisamment de temps d’apprentissage, comprenant une abondante documentation des processus
• Fournir des pratiques exemplaires et des suggestions de formats pour les supports de formation
• Donner des recommandations de plan de maintien à mettre en œuvre après le démarrage

L’équipe A&M d’HCLTech a étudié le plan de projet mis en œuvre par le partenaire précédent afin de développer une analyse complète des écarts, puis a élaboré la stratégie nécessaire pour combler ces écarts et assurer l’alignement chez Heico, créant ainsi un plan évolutif à exécuter au fil des prochaines années dans ses différentes entités. Par la suite, nous avons créé une boîte à outils de gestion du changement organisationnel adaptée à leurs besoins spécifiques. Cette boîte à outils est personnalisable, selon les exigences uniques de mise en œuvre des différentes sociétés sous la bannière Heico.

Une fois chaque unité d’affaires préparée, l’équipe A&M exécutera le plan d’adoption, fournira un accompagnement continu sur la gestion du changement, livrera les premières communications clients et fournisseurs, et mènera des analyses de formation et de soutien. Les prochaines étapes incluent des formations de formateur, l’UAT et la validation.

À mesure que la nouvelle technologie sera déployée, l’équipe A&M offrira également du soutien à la production, une mesure de la réalisation de la valeur ajoutée et de la durabilité. Avoir accès à ce processus éprouvé et reproductible représente un facteur critique de succès pour une organisation qui compte littéralement des dizaines d’unités d’affaires et de sociétés.

Depuis la relance de la gestion du changement dans le cadre du plus vaste projet de transformation numérique au début de la collaboration avec HCLTech, un nouvel élan s’est fait sentir autour de l’adoption et du maintien auprès des utilisateurs, toutes lignes d’affaires confondues chez Heico. En partie grâce à la reconnaissance des lacunes du partenaire précédent et en partie grâce à l’approche novatrice et à la passion de notre équipe pour la gestion du changement, Heico se concentre désormais sur les actions nécessaires à la réussite.

La ville de Joondalup est une victoire phare pour Microsoft et HCLTech en tant que premier conseil de la région APAC à choisir l’écosystème complet de Microsoft (y compris Finance/CRM/SCM) pour piloter ses opérations de base.

La Ville de Joondalup a sélectionné Microsoft Dynamics 365 et le module Power Rates d’HCLTech pour remplacer son système ERP central sur site. Ce conseil local d’Australie-Occidentale améliorera son service à la clientèle en obtenant une vue à 360 degrés de ses interactions avec les contribuables, tout en augmentant la fiabilité, l’évolutivité et la convivialité de son système ERP.

Comme de nombreux conseils en Australie, la Ville de Joondalup utilisait une solution ERP de TechnologyOne pour soutenir des opérations telles que les paiements de taxes et les transactions financières, et pour aider à gérer la chaîne d’approvisionnement, les demandes de service et les ressources humaines pour sa population en croissance. À partir du début de 2020, le conseil a collaboré avec Microsoft et HCLTech pour évaluer l’utilisation de la technologie infonuagique Microsoft en remplacement de son système de gestion principal.

En juillet 2022, le conseil a choisi HCLTech pour mettre en œuvre une plateforme globale de bout en bout Dynamics 365 pour remplacer son système d’affaires principal. La mise en œuvre a commencé en novembre 2022.

La plateforme infonuagique sera complétée par le module Power Rates d’HCLTech, et intégrera plus de 20 domaines distincts incluant la gestion des inspections de piscines, des homologations de développement, de la gestion des déchets, etc. Cela aidera le conseil à rationaliser de nombreux secteurs clés de l’exploitation, des taxes foncières aux demandes des citoyens, dans une vue client à 360 degrés qui permet aux équipes de servir le client plus rapidement et plus efficacement. Le conseil déploiera également Microsoft 365 auprès de 850 employés et prévoit migrer d’autres charges de travail critiques vers la plateforme Dynamics 365 et l’infrastructure infonuagique Azure de Microsoft.

Dans le cadre d’une évaluation exhaustive et d’un processus d’appel d’offres comprenant de nombreuses plateformes et partenaires Microsoft, HCLTech a réalisé un diagnostic approfondi sur huit ateliers afin d’évaluer la pile technologique existante du conseil et les capacités de la plateforme Microsoft. Cela a constitué la base pour Microsoft et HCLTech de mener une évaluation de la valeur d’affaires avec les équipes informatiques, service à la clientèle et finances du conseil afin de comprendre leurs besoins et la façon dont les technologies infonuagiques Microsoft pouvaient les adresser.