Peu importe la taille ou la région, chaque organisme étatique, municipal et du secteur de l’éducation fait face au même problème fondamental : comment servir efficacement le public avec des systèmes jamais conçus pour répondre aux enjeux d’aujourd’hui ? Qu’il s’agisse de la prestation des avantages sociaux, des permis ou de la gestion des dossiers, le besoin de moderniser est réel et pressant.

Mais la modernisation ne concerne pas seulement le remplacement de l’ancienne technologie. Il s’agit de repenser la prestation des services d'une manière sécuritaire, durable et axée sur le citoyen. Ce guide est conçu pour aider les organismes étatiques, municipaux et du secteur de l’éducation (SLED) à tracer une feuille de route de modernisation qui répond aux besoins de vos citoyens.

Défis courants et urgents pour le secteur SLED

Ces difficultés courantes entravent constamment les efforts de transformation du secteur SLED :

• Plateformes héritées avec des bases de code fragiles et une infrastructure obsolète
• Forte dépendance envers des experts en la matière (EM) qui approchent de la retraite
• Processus manuels qui ralentissent l’admissibilité, les réclamations et la résolution des dossiers
• Manque de visibilité en temps réel et d’intégration des données entre les services
• Menaces croissantes en cybersécurité et lourdeur des obligations de conformité
• Systèmes rigides qui entravent la mise à jour des politiques et la mobilisation des citoyens

Pour relever ces défis, il faut bien plus que de nouveaux outils. La modernisation SLED exige une réflexion stratégique sur la façon dont les systèmes appuient l’atteinte des mandats. Ce guide vous mènera à destination.

Feuille de route en six étapes pour la modernisation SLED

Ce guide n’est pas théorique. Il offre un moyen pratique de réfléchir au cheminement par étapes. L’utilisation de ces méthodes éprouvées permettra de réduire les risques et d’augmenter les retombées à long terme.

1. Évaluer et prioriser
   1. Procéder à un audit de l’état des systèmes et à une analyse des écarts de capacité.
   2. Repérer les systèmes hérités critiques présentant le plus grand risque opérationnel.
   3. Relier les processus d’affaires aux résultats de la modernisation, tels qu’une prise de décision plus rapide en matière d’admissibilité et une réduction de l’arriéré.
2. Définir une stratégie de transformation modulaire
   1. Fractionner les systèmes monolithiques en composants gérables.
   2. Définir l’architecture de référence en misant sur les normes ouvertes et une conception native infonuagique.
   3. Axer sur la réutilisation et l’adaptabilité à long terme grâce à des services modulables.
3. Mettre en œuvre avec un minimum de perturbations
   1. Adopter une modernisation agile et progressive pour éviter le risque du « big bang ».
   2. Utiliser DevSecOps afin d’assurer des tests et une sécurité continue.
   3. Tirer parti d’outils automatisés de migration et de cadres de validation des données.
4. Offrir des expériences centrées sur le citoyen
   1. Reconcevoir les portails et formulaires pour favoriser l’accessibilité et l’utilisation mobile.
   2. Introduire des outils de soutien alimentés par l’IA, des assistants conversationnels utilisant le traitement du langage naturel, et des flux de travail en libre-service.
   3. Améliorer la transparence grâce au suivi des dossiers en temps réel et aux notifications proactives.
5. Sécuriser et gouverner
   1. Intégrer des modèles de sécurité « zero trust » et des flux de données chiffrés.
   2. S’arrimer aux exigences du NIST, aux mandats provinciaux et aux principes de la protection de la vie privée dès la conception.
   3. Mettre en place une gestion centralisée des identités et des accès à travers les organismes.
6. Exploiter et optimiser
   1. Passer à des services gérés et à des modèles de soutien partagés.
   2. Intégrer l’IA et l’apprentissage automatique pour optimiser en continu la performance et détecter la fraude.
   3. Utiliser des tableaux de bord analytiques pour orienter les améliorations opérationnelles et les politiques publiques.

À quoi ressemble la modernisation en pratique

Parfois, la meilleure façon de comprendre ce qui est possible est de regarder ce qu’ont accompli d’autres organismes. Ces exemples montrent que la transformation est possible lorsqu’elle s’appuie sur des démarches pratiques et la collaboration avec un partenaire chevronné.

Exemples de réussites en modernisation SLED

• Refonte de l’admissibilité à Medicaid : Un État du Sud-Est américain a utilisé l’approche modulaire de modernisation de HCLTech pour transformer un système mainframe âgé de 30 ans et réduite de 50 % le délai de traitement de l’admissibilité.
• Mise à niveau des systèmes de la SAAQ et de délivrance de permis : Un État de l’Ouest américain a modernisé ses systèmes de gestion des véhicules et des permis vers une plateforme infonuagique native, améliorant la satisfaction citoyenne de plus de 40 %.
• Automatisation de l’assurance-emploi : Un État du Midwest américain a automatisé la vérification des demandes grâce à l’IA et à la ROC, ce qui a considérablement réduit les taux d’erreurs et le volume d’appels au centre de contact.

Soutien et financement pour votre mission de modernisation

Comment les organismes SLED financent-ils la modernisation ? C’est une question légitime. Les cycles budgétaires sont serrés et les priorités évoluent rapidement. La clé consiste à relier les progrès technologiques directement aux résultats souhaités par les décideurs politiques, comme la réduction du temps jusqu’au versement, la diminution des écarts de service ou l’amélioration de l’accessibilité.

Meilleures pratiques pour le financement de la modernisation

• S’aligner sur les exigences de financement.
• Démontrer l’impact mesurable
• Mener des audits en toute confiance

Sachez que la technologie n’est qu’un moteur du parcours de modernisation. La valeur réside dans la façon dont elle permet de réaliser la mission.

Passez de la crise à la capacité à la valeur

En axant la démarche sur la modernisation de base, les organismes peuvent réaliser des retombées positives, non seulement avec des systèmes modernisés, mais aussi grâce à un climat de confiance renouvelé avec les citoyens. Naviguer dans les environnements gouvernementaux peut être difficile : cela exige courage et détermination. Pouvoir compter sur un partenaire à vos côtés, qui comprend ces contraintes et s’engage à vous soutenir, est essentiel.

Chez HCLTech, nous mettons à profit notre force technique et l’expérience acquise auprès des leaders du secteur public. Allons de l’avant, en passant des correctifs réactifs à la transformation créatrice de valeur, ensemble.