Atteindre l’excellence opérationnelle et la santé financière pour un grand groupe d’imprimerie américain
Notre client, un acteur majeur américain de l'impression, recherchait un partenaire d'externalisation pour gérer leurs services de processus de commande à encaissement (O2C) et d'approvisionnement à paiement (P2P) afin d’optimiser leurs opérations, de rationaliser les processus et d’améliorer l’efficacité des systèmes. HCLTech, en tant que partenaire choisi depuis plus de quatre ans, continue de faire évoluer ses services pour les maintenir compétitifs dans un marché difficile.
Le défi
Des défis multiples exigeaient une approche pragmatique et tournée vers l’avenir pour identifier une solution
Notre client, une entreprise reconnue mondialement spécialisée dans les produits et services de documents imprimés et numériques, présente dans 160 pays, était confronté à une multitude de défis redoutables.
- Naviguer dans la complexité : Leur organisation de services partagés existante ne permettait pas d’atteindre les objectifs de direction, l’harmonisation des processus, la transformation numérique, la faible marge ou le besoin d’optimisation des revenus.
- Défis stratégiques : Les défis englobaient un paysage de technologies en évolution et d’exigences financières, nécessitant une approche stratégique pour surmonter les obstacles et stimuler la croissance.
- Répondre aux réalités du marché : Avec un accent sur la compétitivité, ils devaient faire face à la réalité d’opérer sur un marché difficile nécessitant une amélioration des flux de trésorerie et l’adoption d’outils modernes en libre-service.

L'objectif
Excellence opérationnelle, automatisation pour l'agilité et approche centrée sur le client
D'abord et avant tout, le but était d'améliorer de façon significative l'efficacité des coûts des opérations. La mise en œuvre de l'automatisation des processus dans les flux de travail existants était une priorité visant à simplifier les opérations et à réduire les erreurs. Un modèle de gouvernance intégré était essentiel, garantissant un alignement continu avec leur stratégie d'affaires en évolution et offrant la flexibilité et l'agilité nécessaires dans l'environnement d'affaires actuel, en constante évolution. Reconnaissant l'importance d'interactions client modernisées, l'introduction de portails libre-service constituait une pierre angulaire du partenariat. Ces objectifs étaient établis non seulement pour surmonter les défis, mais aussi pour améliorer l'excellence financière et opérationnelle de notre client.

La solution
Une approche englobant plusieurs dimensions critiques, couvrant les personnes, les processus et la technologie
HCLTech a proposé une gamme complète de solutions conçues pour relever directement leurs défis. Ces solutions ont été méticuleusement mises en œuvre grâce à un partenariat dynamique afin d’obtenir des avantages substantiels.
- Libérer les talents mondiaux : HCLTech a entrepris un parcours de solutions d’équilibrage géographique, notamment en réintégrant plus de 2 200 employés à temps plein. Cette transformation a été réalisée via un processus de transition accéléré achevé en seulement six trimestres. L’introduction du modèle de soutien de la chaîne de valeur entreprise-client a assuré un soutien sans faille du service des ventes à l’encaissement. Pour optimiser davantage la main-d’œuvre, la consolidation des opérations de plus de 40 sites de prestation vers cinq centres mondiaux de services partagés a eu lieu, assurant une performance efficace et une optimisation des coûts. Les incitatifs aux membres de l’équipe étaient alignés sur les résultats attendus, ce qui a mené à une approche axée sur la performance et la rentabilité.
- Optimisation des processus basée sur les données : La mise en œuvre de l’analytique prédictive a joué un rôle clé dans l’amélioration du cycle de recouvrement et la réduction des litiges. Le déploiement de processus exemplaires à l’aide d’IBM Blueworks a inauguré une ère d’excellence opérationnelle. Les occasions de factures incorrectes ou en retard aux clients ont été éliminées grâce à l’automatisation des processus et à l’introduction de contrôles opérationnels efficaces.
- Technologie pour l’automatisation et l’efficacité : La robotique, les outils de flux de travail et l’automatisation des processus ont été habilement employés pour permettre un traitement direct. La résolution des litiges a été considérablement améliorée par l’adoption de solutions mondiales de billetterie utilisant Toscana, l’outil de flux BPM (Business Process Modeling) de HCLTech. De plus, une suite d’outils de portail libre-service pour la clientèle a été développée, améliorant l’expérience client et rationalisant les interactions.

L'impact
Avantages importants et changements marquants
Le partenariat entre HCLTech et le client a donné des résultats profonds, transformant le paysage des services de l'ordre à l'encaissement et des achats au paiement. Les initiatives mises en place pour relever les défis et atteindre les objectifs ont connu un grand succès, menant à une gamme d'avantages importants et de changements marquants.
- Optimisation des opérations grâce à des gains d'efficacité : Grâce à la consolidation, la standardisation, la simplification et l'automatisation des processus, HCLTech a permis un gain d'efficacité remarquable de 40 %. Cette amélioration a considérablement réduit les coûts d'exploitation, amélioré la performance et rationalisé les opérations.
- Meilleures pratiques de l'industrie grâce à la modélisation des processus : La mise en œuvre du BPM par HCLTech a permis le développement des processus d'excellence dans l'industrie. Cette approche standardisée a créé une base solide d'efficacité et de cohérence à travers les opérations.
- Favoriser l'innovation avec une culture du changement : La culture du changement basée sur Lean Six Sigma au sein du partenariat a été déterminante pour stimuler la créativité. Des initiatives comme le Global Botathon, ayant généré plus de 270 idées novatrices, démontrent une culture d'amélioration continue et d'innovation.
- Efficacité des coûts et économies : Le partenariat a permis d'atteindre de remarquables économies confirmées de 40 % au sein de l'équipe de transaction, avec une feuille de route respectée. Ces économies ont contribué à la santé financière et à l'excellence opérationnelle de notre client.
- Rationalisation des opérations grâce à l'intégration des ERP : L'intégration de 27 instances ERP en neuf instances a rationalisé les opérations et amélioré la gestion des données. D'autres efforts de convergence ont été lancés pour optimiser l'efficacité.
- Simplification et rationalisation grâce à la consolidation de la plateforme de facturation : La consolidation de cinq plateformes de facturation en une seule a grandement simplifié les processus de facturation. Cette efficacité s'est traduite par une expérience client améliorée et une meilleure efficacité opérationnelle.
- Adaptation à la croissance grâce à la flexibilité et à l'évolutivité : Le partenariat a permis d’augmenter la flexibilité et l'évolutivité. L'empreinte mondiale a facilité une plus grande adaptabilité dans un environnement d'affaires dynamique.
- Amélioration de la santé financière et de la précision de la facturation : L'automatisation des entrées pré-facturation a permis une amélioration de 10 % de la précision de facturation, accélérant la liquidité de 33 M$. Cet enrichissement financier témoigne de l'impact du partenariat sur la santé financière de notre client.
