Transformation des opérations financières pour un leader mondial des produits fruitiers
Un important fabricant et distributeur de produits à base de fruits s'est associé à HCLTech pour réorganiser ses opérations financières dans les domaines du contrôle de gestion ainsi que la planification et l’analyse financières. Avec une empreinte opérationnelle complexe et des systèmes hérités, il faisait face à une augmentation des inefficacités dans les processus financiers, la production de rapports et l’intégration des systèmes. Notre objectif était d’assurer une transition sans heurts vers une fonction financière plus agile, automatisée et axée sur les données, capable de s’adapter à la croissance de l’entreprise et de soutenir une transformation à l’échelle de l’organisation.
Le défi
Processus fragmentés et contraintes des systèmes patrimoniaux
Les opérations financières du client étaient alourdies par des interventions manuelles, des flux de travail incohérents et une visibilité limitée entre les services. Chaque fonction principale — comptes fournisseurs (AP), comptes clients (AR), clôture et rapport (R2R) et planification et analyse financières (FP&A) — faisait face à des défis distincts qui nuisaient à la performance et à la prise de décision.
- Les comptes fournisseurs étaient ralentis par des arriérés dans les demandes d’assistance, des délais de traitement élevés et de multiples types de paiements qui compliquaient le traitement. Des problèmes d’intégration avec l’outil iValua perturbaient davantage les flux de travail.
- Les comptes clients étaient confrontés à une faible automatisation des applications de paiements, à une dépendance aux saisies manuelles et à un suivi inefficace du nombre de jours de créances clients (DSO) et des éléments CROP.
- La clôture et le rapport étaient sujets à des retards dans la clôture des livres et manquaient d’une approche standardisée des rapprochements, avec des postes anciens demeurant dans les comptes du bilan.
- La planification et l’analyse financières étaient entravées par des rapports fragmentés, une documentation limitée et une faible intégration entre les unités d’affaires et les opérations d’usine. Les défis liés aux systèmes Power BI, iValua, Vena et Stars aggravaient la situation.
Ces inefficacités augmentaient les coûts opérationnels et limitaient la capacité du client à répondre rapidement aux besoins de l’entreprise et aux exigences réglementaires.
L’objectif
Créer un écosystème financier évolutif et intelligent
Le client envisageait une fonction financière capable de fournir des informations en temps opportun, de réduire les efforts manuels et de soutenir la prise de décisions stratégiques. Les objectifs de la transformation comprenaient :
- Rationaliser et automatiser les processus financiers clés
- Améliorer l’intégration des systèmes et la cohérence des rapports
- Établir un modèle de centre d’excellence (CdE) pour la FP&A dans l’ensemble des usines
- Soutenir le déploiement de SAP S/4HANA pour favoriser l’évolutivité future
HCLTech a été choisi pour notre expertise approfondie du secteur et notre solide expérience en transformation financière, en automatisation et en intégration de technologies d’entreprise.
La solution
Transformation de bout en bout grâce à l’automatisation et à la mise en place d’un Centre d’excellence (CdE)
HCLTech a adopté une approche collaborative et par étapes pour relever les défis du client, en mettant l’accent sur la refonte des processus, l’activation technologique et l’excellence opérationnelle.
Comptes fournisseurs
- Mise en place d’un service d’assistance AP dédié pour réduire le temps de réponse des demandes de 67 %
- Rationalisation des flux AP afin d’éliminer les retards et d’améliorer l’efficacité du cycle de paiement
- Rationalisation des types de paiement pour simplifier le traitement et réduire les erreurs
Comptes clients
- Déploiement d’HiRadius pour augmenter les taux d’application automatique des paiements et réduire les saisies manuelles
- Mise en place d’une matrice d’escalade pour les communications client, améliorant le DSO et réduisant les pourcentages de retard
- Mise en œuvre de mécanismes d’analyse ciblée et de suivi des éléments CROP
Du rapprochement comptable à la déclaration (Record to report)
- Lancement du “Projet Velocity” pour accélérer les cycles de clôture comptable, réduisant le délai de WD7 à WD4
- Standardisation des modèles de rapprochement du bilan et introduction de fréquences d’examen périodique
FP&A
- Lancement d’un modèle de CdE FP&A sur site pour uniformiser la production de rapports et les prévisions à l’échelle des emplacements
- Développement de dossiers de rapports standardisés intégrant des commentaires sur les facteurs d’affaires
Cette solution intégrée a permis de traiter les principaux irritants opérationnels immédiats et a jeté les bases d’une transformation à long terme grâce à la mise en œuvre de SAP S/4HANA.
L'impact
Agilité opérationnelle et résultats financiers mesurables
La transformation a permis des améliorations significatives en matière d’efficacité, de contrôle et de performance financière :
- Le délai de traitement des demandes au service d’assistance a été réduit de 67 %, permettant une résolution plus rapide des problèmes
- Des gains d’efficacité dans les processus de comptes fournisseurs ont mené à des cycles de paiement plus harmonieux et à de meilleures relations avec les fournisseurs
- Transition sans heurts avec aucune interruption des opérations, assurée par une planification de sauvegarde solide
- Précision et rapidité accrues dans la production de rapports à travers les fonctions FP&A
Valeur livrée
Économies stratégiques et excellence des processus
La collaboration a généré plus de 2 M$ d'impact sur les résultats nets grâce à des interventions ciblées et à l'automatisation :
- 125 000 $ économisés grâce à la renégociation des contrats de fournisseurs de gaz au niveau de l’usine
- 1,8 M$ récupérés en fermant d’anciens projets marketing inactifs touchant les exercices 2022 et 2023
- 206 000 $ économisés grâce à l’automatisation de la tarification CB cible et à la résolution des pénuries
- Gain d’efficacité de 20 % du personnel EFP réalisé lors de la cinquième année de collaboration
En se concentrant sur des solutions pragmatiques et une approche collaborative, HCLTech a aidé notre client à bâtir une fonction financière prête pour l’avenir — résiliente, axée sur les données et propice à la croissance.
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