Les comptes fournisseurs (CF) ne sont plus simplement une unité transactionnelle des finances qui traite les factures sur la base des bons de commande (BC) ou des approbations des collègues d'affaires. La transformation numérique et la mise en avant du rôle des CF comme catalyseur de transformation peuvent contribuer à la maximisation des marges et à l’amélioration de l’expérience client. Les CF numérisés créent une synergie claire entre la satisfaction client, la performance de la chaîne d'approvisionnement, les paiements aux fournisseurs, l’expérience fournisseur et l’expérience employé.
Les meilleures pratiques de transformation des CF
La transformation, quelle qu’en soit la nature, exige une compréhension approfondie des défis et des opportunités, et la numérisation des CF est essentielle à cette quête pour les entreprises. Regardons de plus près comment les CF peuvent jouer le rôle de catalyseur de transformation et les meilleures façons d’y parvenir.
Intégration du processus source à paiement
La véritable transformation des CF ne se limite pas aux interventions technologiques « en cours de processus » telles que la saisie automatisée de factures basée sur la ROC et l’automatisation des flux de travail. Elle doit plutôt être intégrée à la stratégie d’approvisionnement et aux opérations d’achats. En tant que fonction aval, les CF héritent de leurs défis de la conception sous-optimale des fonctions amont comme les achats, la gestion des contrats et l’intégration des fournisseurs. Une intégration et une automatisation fluides avec les processus amont aident à atteindre une plus grande efficacité dans le processus de paiement.
Concentration sur les catégories de dépenses
Chaque secteur a ses spécificités pour la gestion des dépenses directes, tandis que les dépenses indirectes sont largement standardisées dans l’ensemble des secteurs. Amener la transformation numérique sans comprendre les nuances des catégories de dépenses est moins efficace. La feuille de route de transformation devrait accorder une attention particulière aux catégories de dépenses. Cela dit, la conception des processus amont et aval peut différer selon les catégories de dépenses. Chaque catégorie influe sur la conception des achats et la transformation des CF. Parmi les exemples on peut citer l’autorisation basée sur les BC ou les contrats, les dépenses nécessitant une validation préalable à la facturation, les dépenses sur catalogue, les services publics, etc.
Optimisation des processus complexes
De nombreux secteurs tels que le pétrole et gaz, les médias et divertissements et les télécommunications présentent des processus CF complexes qui requièrent une expertise approfondie du domaine pour transformer le cycle P2P. Ces dépenses sont souvent appuyées par des contrats complexes et impliquent une vérification multi-sources lors du traitement des factures fournisseurs. Une telle transformation nécessite des modèles de détection d’anomalies sophistiqués alimentés par l’IA/l’apprentissage automatique et la modélisation de données. Elle requiert également la validation automatique de la facture au niveau de chaque poste avec plusieurs sources, y compris des sites de tiers. Cela présente un fort potentiel pour la détection des fuites et la réduction des coûts.
Normalisation et numérisation des contrats
La numérisation des contrats joue un rôle clé dans l’automatisation du traitement des CF et la mise en œuvre de la validation numérique des factures grâce à des robots propulsés par l’IA/l’apprentissage automatique. En tant que véritable partenaire de la chaîne d’approvisionnement et des achats, la fonction CF sert de catalyseur pour uniformiser les modalités contractuelles.
Création d’un centre d’excellence analytique (CDÉ) pour les CF
La transformation des CF ne doit pas se limiter à la création d’un tableau de bord des indicateurs clés comme les factures traitées, les factures en souffrance, etc. Les entreprises devraient investir dans des centres d’excellence spécifiquement analytiques, capables de saisir et d’exploiter de façon intégrée de multiples attributs des achats, dépenses et factures pour livrer des renseignements à forte valeur ajoutée.
Cela nécessite la création d’un lac de données capable d’intégrer plusieurs instances de plateformes et systèmes afin d’offrir des informations pertinentes. Parmi les exemples, on trouve l’achat fragmenté du même matériel ou service entre régions et fournisseurs à des tarifs différents. L’évocation de la restructuration contractuelle ou commerciale lorsque les volumes sont beaucoup trop élevés ou trop faibles par rapport aux seuils prévus.
Structuration de la rétroaction sur l’approvisionnement
Des informations plus approfondies sur le processus des CF peuvent agir en tant que catalyseur de transformation pour les achats. Elles contribuent à l’évolution des politiques d’approvisionnement et des processus d’intégration des fournisseurs. Elles facilitent la négociation de meilleurs tarifs lors des renouvellements ou l’établissement d’étalons de comparaison contractuels et de processus de révision. Elles solidifient l’approvisionnement via la consolidation de fournisseurs et les achats groupés, tout en améliorant la performance des fournisseurs en matière de livraison dans les délais et de qualité des services ou du matériel.
Développement de processus de flux de travail intelligents et d’assistance aux agents
En utilisant l’analytique prédictive et cognitive, les flux de travail intelligents et les tableaux de bord d’assistance aux agents peuvent aider à créer plus de valeur pour les entreprises. Certains exemples incluent l’identification des factures assorties de remises/rabais dans la file des agents, l’appui au traitement prioritaire et la prévention des erreurs dans les dépenses répétées en assistant les agents pour les erreurs/réclassifications antérieures ou l’identification des dépenses hors BC.
Créer des entreprises connectées
La plupart des organisations déploient des outils sophistiqués pour permettre aux fournisseurs d’interagir avec les systèmes de CF, mais n’obtiennent pas l’adoption souhaitée. Cela est dû au fait que l’engagement fournisseur se limite souvent à la soumission de factures et à la mise à jour des paiements. Une entreprise réellement connectée devrait viser l’engagement fournisseur au-delà des interactions purement transactionnelles. En favorisant une collaboration plus étroite et en établissant des relations durables avec les fournisseurs, les organisations peuvent en retirer des avantages tels que l’amélioration de la performance fournisseur, la réduction des perturbations de la chaîne d’approvisionnement et la diminution des coûts.
Intégration de la gestion des risques fournisseurs
Une gestion efficace des risques fournisseurs est essentielle à toute organisation pour assurer la continuité des activités et prévenir les pertes financières. Les organisations peuvent y parvenir en mettant en œuvre un éventail de contrôles opérationnels tels que :
- Utilisation de la technologie pour filtrer les fournisseurs par rapport à des listes de parties restreintes lors de l’intégration
- Réalisation de vérifications sophistiquées de déduplication lors du traitement des factures et des paiements
- Mise en place de contrôles avancés lors de la création ou modification de comptes bancaires
Ces contrôles doivent être complétés par une solide deuxième ligne de défense, telle que l’analyse judiciaire intelligente, des cadres de qualité automatisés et des vérifications indépendantes. En adoptant une approche holistique de la gestion des risques fournisseurs, les organisations peuvent atténuer de façon proactive les risques et protéger leur réputation.
En regardant vers l’avenir, les possibilités de transformation des comptes fournisseurs semblent infinies. Avec l’avancement rapide des technologies telles que l’IA/l’apprentissage automatique, la chaîne de blocs et l’IdO, les CF contribueront à la maximisation des marges et à l’amélioration de l’expérience client.
Génération de valeur par la numérisation
En regardant vers l’avenir, les possibilités de transformation des CF semblent infinies. Grâce à l’évolution rapide des technologies telles que l’IA/l’apprentissage automatique, la chaîne de blocs et l’IdO, les CF contribueront à la maximisation des marges et à l’amélioration de l’expérience client. Cela permettra aux entreprises de réduire de façon proactive les risques et de protéger leur réputation grâce à une approche holistique de leur pratique des CF. À mesure que les entreprises continuent d’évoluer et de se transformer, le rôle des CF dans l’orientation des résultats d’affaires deviendra de plus en plus crucial. En adoptant la transformation numérique et les meilleures pratiques mentionnées plus haut, les organisations peuvent atteindre une efficacité supérieure, une plus grande satisfaction client et une croissance des revenus. Toutefois, cela exige une expertise que seul un spécialiste technologique expérimenté peut offrir. C’est pourquoi de nombreuses entreprises du Fortune 500 font confiance à HCLTech pour optimiser et gérer leurs pratiques CF. Découvrez comment HCLTech peut transformer votre fonction CF et en faire un moteur de réussite d’affaires.
