Stimuler l’expérience client grâce à des capacités robustes du centre de services
Dans l’industrie automobile en constante évolution, notre client, un important constructeur automobile en Allemagne, faisait face à un besoin pressant : consolider divers fournisseurs de centres de services et adopter un nouveau modèle opérationnel. Le défi était de taille, car plusieurs entités juridiques devaient être unifiées sous un seul contrat. La portée du projet visait à moderniser leur approche, en mettant l’accent sur l’efficacité, l’expérience utilisateur et l’adaptabilité.
La transition s’est avérée difficile et a exigé des solutions innovantes. Nous avons été confrontés à des complexités d’intégration et à des lacunes dans la gestion des connaissances. Notre stratégie englobait l’intégration de divers canaux de communication, la mise en œuvre de solutions technologiques mises à jour et le renforcement des mesures de continuité des activités. Ces efforts ont été déterminants pour transformer le paysage du centre de services, assurer une transition sans heurts et positionner notre client pour un succès durable.
Nous avons transformé le centre de services en un pôle d’assistance dynamique en priorisant l’utilisateur et en tirant parti des technologies de pointe. Grâce à des opérations rationalisées et une accessibilité accrue, nous avons satisfait aux besoins immédiats de notre client et jeté les bases d’une évolutivité et d’une agilité futures dans un secteur caractérisé par des changements rapides.
Le défi
- Complexité de la consolidation : L’entreprise automobile était confrontée au défi de regrouper plusieurs entités juridiques sous un même contrat. Cela impliquait de gérer une configuration multi-fournisseurs avec de nombreuses interfaces avec le centre de services.
- Obstacles à la gestion des connaissances : L’organisation inefficace des dossiers de connaissances freinait la résolution efficace des problèmes et la prestation de services. Le modèle opérationnel était obsolète et manquait d’automatisation et de canaux d’entrée efficaces.
- Canaux de communication : Les principaux canaux d’entrée pour les demandes de service et les incidents se limitaient au téléphone et au courriel, limitant l’accessibilité et pouvant causer des goulets d’étranglement lors des périodes de fort volume.

L’objectif
- Transition et opérations harmonieuses : L’objectif principal était de créer un processus de transition sans heurts tout en jetant les bases d’opérations efficaces et continues. Cela comprenait le traitement des défis existants et la préparation à la montée en échelle future.
- Expérience utilisateur améliorée : Le but était de transformer le service d’assistance en une entité centrée sur le client, en améliorant l’expérience et la satisfaction des utilisateurs finaux tout en respectant les besoins individuels des différentes entités juridiques. Cela impliquait la mise en place d’un soutien omnicanal par téléphone, courriel, clavardage, billetterie et options libre-service.
- Mise en œuvre de l’automatisation : L’automatisation a été identifiée comme un objectif clé afin de rationaliser les processus, réduire l’intervention manuelle et accroître l’efficacité du service tout en assurant une qualité constante dans les opérations.

La solution
- Mise à niveau du système de téléphonie : Nous avons mis en place un système de téléphonie centralisé basé sur le cloud afin de rationaliser et de gérer efficacement les canaux de communication disponibles et d'améliorer l’accessibilité pour les utilisateurs finaux.
- Surveillance et rapports SLA : Nous avons contribué à développer une surveillance SLA robuste et en temps réel grâce à des tableaux de bord et des mécanismes de reporting pour suivre efficacement les indicateurs de performance et assurer le respect des accords de niveau de service.
- Mesures de continuité des activités : Nous avons exploité plusieurs sites en Allemagne et en Bulgarie pour la gestion de la continuité des activités (GCA), garantissant une prestation de service ininterrompue même en cas de perturbations imprévues.
- Intégration du centre de services : Nous avons intégré les petits centres de services fragmentés dans le nouveau centre de services central afin d’encourager la collaboration, de rationaliser les processus et d’améliorer l’efficacité globale.
- Soutien omnicanal : Nous avons intégré la plateforme de messagerie de l’entreprise (Teams) à la technologie infonuagique pour introduire le chat comme canal d’entrée supplémentaire, offrant ainsi aux utilisateurs plus de flexibilité pour obtenir de l’aide.
- Portail en libre-service : Nous avons soutenu l’introduction d’un portail en libre-service basé sur ServiceNow afin de permettre aux utilisateurs de résoudre eux-mêmes des problèmes courants, réduisant ainsi la dépendance au support manuel et améliorant l’efficacité globale.

L'impact
- Respect élevé des SLA : La mise en place de processus rationalisés, l'automatisation et des mécanismes de surveillance efficaces ont considérablement amélioré le respect des SLA et dépassé les attentes des clients.
- Amélioration de la gestion des connaissances : La qualité globale des enregistrements de connaissances s'est nettement améliorée, favorisant le travail d'équipe interdisciplinaire non seulement au sein de l'équipe du centre de services, mais aussi avec d'autres fournisseurs tiers.
- Succès de la continuité des activités : Les mesures de gestion de la continuité des activités (BCM) se sont révélées inestimables, car elles ont permis au centre de services de gérer sans encombre des perturbations imprévues, assurant ainsi la continuité du service et la satisfaction client.

