Renforcement des opérations TI en soins pédiatriques lors de la transition vers le DSE
Aperçu
Le soutien aux applications devient particulièrement crucial lors d’un changement de DSE à grande échelle. Pour l’un des plus grands réseaux de santé pédiatrique autonome aux États-Unis, le maintien de la stabilité quotidienne sur l’ensemble du parc d’applications cliniques et administratives était essentiel pendant que l’organisation se préparait à une importante transition de Cerner vers Epic. L’environnement s’étendait bien au-delà du DSE principal, englobant plus de 190 applications réparties dans les secteurs clinique, diagnostique, pharmacie, cycle des revenus, GIA et systèmes corporatifs, chacun nécessitant un soutien fiable, une visibilité opérationnelle et une exécution de services rigoureuse. HCLTech a aidé l’organisation à transformer le paysage de soutien en un modèle standardisé et évolutif de soutien et de maintenance des applications, ce qui a permis d’améliorer la réactivité, de renforcer le contrôle opérationnel et de créer la capacité nécessaire pour permettre aux équipes internes de demeurer concentrées sur les priorités de migration.
Le défi
La pression opérationnelle ne découlait pas d’une seule lacune, mais plutôt de l’impact cumulatif des contraintes de coûts, de la complexité de l’environnement et des considérations de calendrier. Le client devait stabiliser un large paysage applicatif pendant qu’une importante migration EHR détournait simultanément les mêmes experts internes en la matière des responsabilités opérationnelles quotidiennes.
- Un modèle de soutien entièrement interne a augmenté les coûts et mobilisé des talents critiques dans les opérations courantes, sans capacité pour les activités de migration Epic
- Des flux de travail manuels et des cycles de rapports lents limitaient la visibilité opérationnelle
- Des contrôles de service incohérents rendaient plus difficile la gouvernance d’un environnement de soins de santé à enjeux élevés
- Un parc applicatif vaste et fortement intégré augmentait le risque et l’effort de soutien
- Tout écart de service pouvait perturber la prestation des soins de première ligne
L'objectif
Le mandat n'était pas simplement de sous-traiter le soutien, mais de le réimaginer. Le client souhaitait un modèle opérationnel capable de réduire les frais généraux de livraison, de renforcer la rigueur des services et de dégager suffisamment de marge pour que les équipes internes puissent se consacrer au travail stratégique de migration.
- Créer un modèle ASM plus efficace et fiable pour un vaste portefeuille d’applications
- Assurer la continuité des opérations cliniques et commerciales pendant la période de transition
- Améliorer la gouvernance TI, la conformité et la qualité globale des services
- Libérer des ressources Cerner expérimentées afin qu’elles se concentrent sur le programme de migration vers Epic

La solution
HCLTech a répondu en construisant un modèle de prestation mondial conçu pour la résilience plutôt que pour la continuité temporaire. L’engagement combinait une transition à faible risque, une gouvernance axée sur le domaine, une supervision opérationnelle centralisée et une automatisation ciblée afin de créer une base de services plus stable, rapide et évolutive.
- Déploiement d’un modèle ASM aligné sur le domaine à travers les applications cliniques et commerciales du client
- Mise en place d’un centre de commandement centralisé avec une couverture intégrée de L1,5 à L3
- Extension du soutien sur les plateformes Cerner, eCW, Diagnostics, Pharmacie, Spécialité, Cycle des revenus et GIM
- Introduction d’un centre de services L1,5 axé sur les cliniciens pour renforcer la gestion des incidents près des équipes de soins
- Application de l’automatisation aux flux de travail d’incidents tels que l’activation de gestion des incidents majeurs, l’auto-guérison et le libre-service pour les principaux motifs1
- L’automatisation a également été mise en œuvre pour des applications commerciales précises telles que la planification de la demande en pharmacie, la réconciliation automatisée du recensement entre les applications Cerner et Athena ainsi que le traitement des remises (gestion par ROC), avec environ 97 % de précision et un délai d’environ 3 secondes par page
- Modernisation des données avec la migration de Yellowbrick vers Azure Data Fabric pour renforcer l’analytique post-Epic
- Création et migration d’interfaces dans Epic en préparation du lancement Go-live d’Epic
L’impact
Les résultats étaient visibles non seulement dans les indicateurs de fonctionnement, mais aussi dans la capacité de l’organisation à aller de l’avant avec un plus grand contrôle. Avec une exécution du soutien standardisée et accélérée, le client a obtenu un environnement de service plus réactif sans sacrifier la continuité pendant une période critique de changement.
- Le passage de la production de rapports mensuels à la production en temps réel, améliorant la rapidité des décisions et la visibilité du service
- Efficacité accrue de la gestion des billets et réduction des incidents de 17 % en 6 mois
- Réduction de 90 % des fausses alertes diminuant le bruit dans les opérations de soutien
- Amélioration de la qualité du service et réduction de 30 % du temps de résolution grâce à l’automatisation et à l’optimisation des processus
- Réduction estimée des coûts de 30 % grâce à l’optimisation des services et du transfert des activités
- Préparation à la migration accélérée et renforcée tout en préservant la stabilité opérationnelle quotidienne
Conclusion
Pour les organisations de santé qui naviguent un changement de plateforme, la stabilité du soutien n’est pas une fonction de second plan. C’est une condition préalable à la transformation. En repensant le soutien applicatif autour d’un modèle d’exploitation évolutif, axé sur l’automatisation et tenant compte des cliniciens, HCLTech a aidé ce système de santé pédiatrique à réduire les frictions opérationnelles, à améliorer la visibilité et à conserver le cap sur les priorités stratégiques de migration de Cerner vers Epic. Le résultat : une base de soutien renforcée pour aujourd’hui et une organisation mieux préparée pour la suite.
