L’entreprise de jouets leader navigue le virage numérique

L'entreprise de jouets de premier plan navigue le virage numérique

HCLTech a aidé l'entreprise à passer d'une efficacité manuelle à une efficacité automatisée

5 min de lecture

À une époque marquée par des avancées technologiques rapides, notre client, un leader mondialement reconnu dans l’industrie du jouet, cherchait à renforcer de manière significative sa résilience opérationnelle et son efficacité. Malgré sa position de premier plan sur le marché, l’entreprise faisait face à plusieurs défis logistiques et administratifs qui freinaient sa trajectoire de croissance et l’exécution de ses services. Conscients de la nécessité d’une solution transformationnelle, l’organisation a collaboré avec HCLTech pour réinventer ses processus d’intégration des fournisseurs et des projets.

Le défi

Les inefficacités des processus ont un impact sur les résultats commerciaux

Notre client était confronté à des défis en raison d’inefficacités opérationnelles qui nécessitaient une attention immédiate afin d’éviter d’autres répercussions. L’un des principaux problèmes était leur dépendance à des processus d’approbation hors ligne, ce qui retardait considérablement le lancement des projets et affectait la dynamique des opérations. Ceci, combiné à une réalisation incohérente des SLA, a commencé à éroder la satisfaction des fournisseurs comme des clients, entraînant des pertes de revenus notables qui ne pouvaient être ignorées.

De plus, l’absence de processus évolutif est devenue un obstacle majeur aux ambitions de croissance de l’entreprise, puisqu’il y avait des mécanismes de rapport insuffisants pour identifier et résoudre efficacement les lacunes du système. Les activités critiques, particulièrement liées à la réception et aux approbations des énoncés de travail, étaient gravement entravées, ce qui rendait évident que les systèmes en place nécessitaient une refonte complète pour rétablir l’efficacité et soutenir une expansion future.

L'objectif

Une solution évolutive offrant une expérience sans faille

Notre client recherchait un partenaire capable de mettre en œuvre un processus d'approbation automatisé afin d’éliminer ces obstacles et d’améliorer l’expérience des demandeurs, des fournisseurs et de la gouvernance. Il cherchait une solution évolutive, transparente et pouvant garantir un traitement fluide des demandes sans entraîner de coûts de licence supplémentaires.

La solution

Un portail électronique interne et des contrôles de processus rigoureux

Pour aider notre client à atteindre ses objectifs, HCLTech a proposé et mis en œuvre une gamme complète de solutions comprenant :

Une conception technique normalisée pour automatiser efficacement le flux de travail
Développement d'un portail électronique interne pour la collecte et la rationalisation des besoins
Transparence dans le système de rapports pour l'accès au statut actuel par toutes les parties prenantes
Une solution entièrement développée en interne sans coûts supplémentaires de licence

Points saillants du processus :

Des chaînes de dépendance strictes ont été établies, chaque étape d'approbation ne pouvant avancer sans que la précédente ne soit complétée
Les demandes d'entrée devaient être reconnues dans les deux jours
Classification de l'estimation en majeure ou mineure selon le nombre d'heures d'effort (≥ 160 heures pour majeure)
Estimations G2 approfondies préparées pour les demandes majeures, englobant la charge des ressources, la portée, les hypothèses et la ventilation des efforts
Un processus agile et rigoureux de rédaction et de révision de l'ECD, suivi du dépôt sur le portail de gouvernance pour approbations et signatures

Portail électronique d'entrée et écosystème de flux de travail

Le portail électronique conçu agit comme un centre névralgique avec des interfaces telles que :

Page d’accueil : une porte d'entrée intuitive vers les différents formulaires et tableaux de bord
Page d’accueil du formulaire d'entrée : où les demandeurs soumettent et suivent leurs demandes
Formulaire d'amélioration : un modèle spécialisé pour ajouter de nouvelles améliorations
Formulaire de livraison de solution : permet de nouvelles demandes de modification sur les projets approuvés
Formulaire de ressource : simplifie les nouvelles demandes de ressources

Chaque formulaire est intégré dans un diagramme de flux de processus, offrant une visualisation claire des parcours de livraison de solutions et de gestion des ressources.

L'impact

De manuel à automatisé - faire progresser les opérations TI

Ce parcours d'automatisation a mené à des améliorations marquantes pour notre client :

Processus transparent : visibilité opérationnelle claire et suivi pour toutes les parties concernées
Diminution des efforts manuels : réduction significative du travail manuel requis pour les approbations et le suivi
Respect des délais et des SLA : surmonter les retards dans les approbations et respecter les SLA efficacement.
Mécanisme de rapports avancé : intégration d'outils de rapports de premier ordre pour une vue globale des demandes et des livraisons
Solution rentable : solution personnalisée sans coûts supplémentaires ayant simplifié la soumission et le suivi des demandes
Sécurité du financement : accompagnement pour l'obtention des fonds nécessaires pour le Plan d'opérations annuel (POA) et les améliorations majeures
Prévision des compétences : capacité accrue à prédire les besoins en compétences pour un horizon de 30-60-90 jours avec précision

En tirant parti de l'expertise technique interne de HCLTech et de son portail électronique avancé, notre client a fondamentalement transformé sa gestion de l'entrée de services TI, réalisant un bond substantiel vers ses ambitions de progrès accéléré, d'efficacité et de productivité.