La fin de la formation des utilisateurs SAP telle que nous la connaissons

Intelligence artificielle (IA) n'est plus un mot à la mode. Beaucoup d'entre nous l'ont déjà adoptée dans leur vie quotidienne – pensez aux assistants personnels, aux maisons intelligentes et aux recommandations personnalisées – et dans certains cas, en sont même devenus dépendants. Parallèlement, l’IA s’est solidement implantée dans le monde des affaires. Les assistants de support client, l’analyse des ventes et du marketing, la prévision de la demande, l’optimisation de la logistique et les processus RH comme le recrutement sont tous des cas d’utilisation courants de l’IA intégrée.

Les automatisations plus récentes de l’IA générative dans l’échange conversationnel d’idées et la création de contenu empathique avec des insights, cependant, apportent un potentiel encore plus transformateur. Dans le contexte de la livraison et de la transformation SAP, un cas d’utilisation puissant se dégage en gestion du changement et en formation.

La combinaison de la création de contenu contextuel et des capacités d’autoapprentissage de l’IA générative a considérablement élargi les scénarios d’automatisation. En fait, sa capacité à créer des réponses contextuelles à partir d’informations extraites de documents fait déjà évoluer la gestion du changement en automatisant en grande partie la formation des utilisateurs.

Il est facile d’imaginer un scénario où un bot conversationnel IA exécute la formation des utilisateurs finaux, ou du moins, est toujours prêt à offrir aux utilisateurs professionnels une aide contextuelle pour leurs transactions quotidiennes et l’utilisation de leurs applications. Le reste de ce blogue explore comment l’IA générative transforme la gestion du changement et la formation des utilisateurs dans un contexte SAP avec Joule.

Découvrez SAP Joule

SAP a intégré des capacités d’IA dans l'ensemble de sa suite d'affaires SAP. Joule, leur assistant IA unifié alimenté par l’IA générative pour l’ensemble du portefeuille de produits SAP, redéfinit déjà l’expérience utilisateur de l’interaction avec les solutions SAP.

Aujourd’hui, Joule peut effectuer le travail quotidien au nom de l’utilisateur avec des indications et instructions appropriées. Intégré à des agents et fondé sur vos données d’affaires, Joule peut également prédire une situation d’affaires et recommander une mesure correctrice si nécessaire. Joule peut aussi créer des extraits de code optimaux et des modèles de projets techniques pour accélérer le développement SAP.

L’avenir n’est pas loin où Joule agira comme un véritable copilote dans tous les produits SAP. Celui-ci comprendra les langues naturelles et pourra créer des rôles d’usager et offrir des réponses contextuelles – avec la capacité de s’autoformer à partir des interactions avec les utilisateurs.

C’est pourquoi Joule va apporter un changement de paradigme à l’expérience de formation des utilisateurs SAP.

Faire évoluer l’expérience de formation des utilisateurs SAP avec Joule

La formation des utilisateurs pour la gestion du changement lors des mises en œuvre SAP est très importante – et complexe. Les formations SAP traditionnelles requièrent une planification détaillée, des séances d’apprentissage longues et coûteuses ainsi que des formateurs et du matériel onéreux. De plus, ces formations sont souvent jugées non pertinentes par les utilisateurs d’affaires avec des rôles et responsabilités très spécifiques.

Ces limitations sont aggravées par la nature même des mises en œuvre SAP. Le calendrier prédéfini de l’implantation SAP – et le fait inévitable que les consultants en implantation quittent les projets après le support post-démarrage – créent un véritable fossé de connaissances entre les experts SAP et les utilisateurs finaux. Ce fossé tend à s’élargir une fois l’utilisateur final (inévitablement) oublie les apprentissages de sa formation initiale. Le résultat ? Une chute initiale de l’efficacité globale et une productivité réduite, ce qui pousse l’entreprise à douter du succès de l’implantation – et allonge la période de retour sur investissement pour l’organisation.

Joule peut être un véritable sauveur en permettant une formation contextuelle à la demande des utilisateurs. Voici quelques façons dont Joule peut transformer la formation des utilisateurs finaux et la gestion du changement pour les organisations :

• Définir des parcours d’apprentissage adaptés aux profils d’utilisateurs

  Joule peut être utilisé pour planifier, concevoir et recommander des parcours d’apprentissage pour différents rôles dans une organisation, par exemple en suggérant une formation finance pour les utilisateurs SAP S/4HANA Finance ou de la formation SAP Integrated Business Planning (IBP) pour un utilisateur de la chaîne d’approvisionnement.

• Séances de formation interactives

  Joule, étant intégré aux applications SAP, peut être utile pour une assistance contextuelle sur demande liée à l’application. Joule peut aider les utilisateurs avec des conseils pertinents et instantanés, des instructions étape par étape ou fournir des références aux ressources correspondantes.

• Orientation pour la navigation dans l’application

  Puisque Joule est intégré à une application, il peut assister les utilisateurs avec une aide contextuelle pour naviguer dans l’application.

• Multilinguisme et ludification

  Les utilisateurs peuvent interagir avec Joule dans n'importe quelle langue pour de l’aide, et Joule peut former les utilisateurs en intégrant des éléments ludiques dans le contexte.

• Suivi de la formation et du rendement avec notifications et rétroactions

  Joule peut suivre la formation requise et sa progression. Il peut également notifier les utilisateurs de la disponibilité de nouveaux contenus de formation ou de contenu mis à jour. Ceci est tout particulièrement pertinent pour les renouvellements de formation.

  Si configuré, il peut aussi recueillir des rétroactions sur la formation afin de suggérer des améliorations potentielles.

• Formation évolutive

  Joule étant déployé à partir d’une plateforme infonuagique, il peut donc être mis à l’échelle pour de grands volumes de formation d’utilisateurs, réduisant ainsi la dépendance envers les formateurs professionnels.

• Intégration au SAP Learning Hub

  Joule peut être intégré au SAP Learning Hub, la plateforme officielle d’apprentissage SAP, pour répondre à toutes questions concernant les contenus d’apprentissage, les parcours et les certifications.

• Rétention des connaissances

  Contrairement aux formateurs ou consultants, qui peuvent quitter l’organisation et risquent d’emporter le savoir, Joule, avec ses capacités d’autoapprentissage, peut conserver les apprentissages et les partager avec les nouveaux participants.

Limites et risques

Malgré tous ces avantages, l’IA comporte certains risques et défis cachés. Joule n’y fait pas exception.

Considérons la confidentialité des données. Les organisations devront s’assurer que toutes les interactions avec Joule respectent les politiques de l’organisation et la réglementation géographique en vigueur. L’exactitude des réponses de Joule devra également être validée. L’IA est sujette à l’hallucination, ce qui affecte la justesse, et les réponses de Joule devront être validées pour les formations essentielles.

Enfin, l’adoption culturelle de Joule comme outil de formation – et ses bénéfices – devra être expliquée aux utilisateurs finaux pour qu’ils adoptent Joule comme plateforme de formation unifiée. Accepter l’IA comme copilote et établir une relation de confiance avec cet outil dans le contexte de la formation et de l’assistance sont des éléments auxquels les organisations doivent être sensibles avant de l’adopter.

Cas d’utilisation : Joule pour SuccessFactors chez le plus grand fournisseur d’électricité du Royaume-Uni

Une activation récente de Joule pour SuccessFactors avec fonctionnalité de documentation de référence a permis une assistance instantanée pour les questions relatives aux politiques RH. La réponse contextuelle, préparée en fonction des documents de politique stockés dans le référentiel SharePoint, a permis aux utilisateurs finaux d’obtenir des réponses pertinentes et contextualisées sans devoir consulter les documents.

Une expérience d’apprentissage plus engageante, efficace et évolutive avec Joule

En exploitant SAP Joule dans la formation des utilisateurs finaux, les organisations peuvent créer une expérience d’apprentissage plus engageante, efficace et évolutive, accélérant ainsi l’adoption et l’utilisation des systèmes SAP. Les capacités d’IA générative de Joule peuvent être pleinement utilisées pour la formation des utilisateurs finaux et l’optimisation de la gestion du changement organisationnel, mais doivent tout de même coexister avec les formateurs professionnels. Bien que l’IA puisse automatiser la majorité des tâches de formation, une intervention humaine demeure nécessaire pour surveiller sa performance et son exactitude.

L’activation de Joule pour la formation des utilisateurs finaux, combinée à l’information sur les processus SAP complexes et les relations interfonctionnelles, produira une infrastructure de formation automatisée optimale. La maturité progressive des assistants IA avec autoapprentissage mènera sans aucun doute à un avenir où l’infrastructure de formation sera entièrement pilotée par l’IA, de façon autonome.