Vos utilisateurs d’entreprise et vos équipes techniques sont-ils prêts pour GROW with SAP ?
Si vous cherchez à moderniser votre ERP, il y a de grandes chances que vous soyez en train d’évaluer des options infonuagiques — y compris les solutions et accélérateurs qui composent l’offre GROW with SAP.
GROW with SAP propose un ERP prêt pour le nuage (SAP S/4HANA Cloud Public Edition) ainsi que les services et capacités permettant de réaliser rapidement une solution efficace et prête à l’emploi. Bien qu’il existe une multitude d’informations sur la fonctionnalité, les méthodologies de déploiement et les attentes liées à l’adoption d’une solution ERP de pointe de SAP, il existe beaucoup moins de documentation sur la préparation des équipes d’affaires et techniques spécifiquement pour GROW.
Le but de ce blogue est de partager quelques premiers conseils sur les étapes de préparation pour adopter GROW with SAP et SAP S/4HANA Cloud Public Edition — ainsi que ce que votre entreprise (et vos membres d’équipe) peuvent faire pour se préparer aux tâches à venir.
Un changement d’approche ?
Comme pour toute solution prête pour le nuage, adopter GROW with SAP nécessite un changement de mentalité, surtout pour les équipes habituées à des solutions patrimoniales hautement configurées et adaptées. Avec le nuage public, la solution, la méthodologie et le succès global du projet passent par la focalisation sur l’adoption d’une solution prête à l’emploi, avec des ajustements ciblés seulement là où les besoins d’affaires sont essentiels ou lorsque la livraison doit s’intégrer au contexte de l’entreprise.
Pour les entreprises qui commencent tout juste leur parcours SAP, l’équipe projet doit bien comprendre ce changement de mentalité et les impacts de l’adoption de GROW with SAP.
Cela ne veut pas dire que GROW with SAP n’offre pas la possibilité de configurer la solution et/ou de développer des fonctionnalités propres à votre entreprise. Cependant, la raison fondamentale du choix de GROW with SAP est souvent basée sur un budget (ou calendrier) plus restreint découlant de l’adoption d’une solution nuagique publique standard.
Toute préparation au déploiement de SAP S/4HANA dans le cadre d’une approche GROW with SAP doit garder cette mentalité et préparer les équipes à adopter un ensemble rapide et disponible de composants configurés de solution préétablis. Il faut être conscient de la nécessité d’adhérer à la méthodologie de déploiement prévue, SAP Activate, afin de maximiser le potentiel de la configuration standard et assurer l’adoption d’un noyau propre avec une approche « side-by-side » pour le développement sur mesure.
Comment se préparer à GROW with SAP
Si vous êtes comme de nombreuses organisations qui évaluent GROW with SAP, il se peut que vous ne disposiez ni du budget, ni du temps, ni de l’expérience en transformation d’entreprise ERP de grande envergure. Vous bénéficierez donc sans doute d’un soutien très ciblé lors de la préparation et de la livraison de la mise en œuvre de GROW with SAP. Pour beaucoup au sein de vos équipes TI et d’affaires, il s’agira d’une nouvelle tâche, qui ne sera peut-être pas répétée avant des années, voire des décennies.
Voici quelques conseils pour se préparer à GROW with SAP. Gardez toutefois à l’esprit que bon nombre des approches et des leçons tirées d’autres projets SAP restent souvent applicables. J’ai abordé beaucoup de ces sujets dans des blogues précédents sur la préparation des données, la livraison infocloud native et divers aspects des nouvelles méthodes SAP et des livraisons techniques plus larges. Même s’ils ne sont pas propres à GROW with SAP, ces documents contiennent tout de même de précieux conseils en matière de préparation et de livraison.
Savoir d’où l’on part : Les équipes peuvent d’abord hésiter à aborder la préparation, car l’infonuagique public SAP peut sembler nouveau et il peut être difficile de savoir par où commencer.
Toutefois, chaque entreprise doit précisément savoir d’où elle part. Il est donc essentiel de détailler vos principales capacités d’affaires actuelles, applications, points de contact des interfaces et sources de données maîtres et transactionnelles existantes. Rassembler l’information disponible et revalider la compréhension de base des capacités d’affaires et techniques au sein de votre entreprise est une première étape clé afin d’arrimer la nouvelle solution SAP à la réalité d’affaires et technologique de votre organisation.
Comprendre l'ensemble des solutions et la méthodologie GROW with SAP : Cela peut sembler une étape évidente, mais beaucoup ne connaissent que l’ancien ensemble de solutions SAP et/ou ses solutions nuage privé ou sur site.
La méthodologie pour la livraison nuagique publique possède aussi ses particularités, et certains aspects de la méthodologie SAP Activate sont propres au nuage public. Certaines approches, outils, livraisons techniques et fonctionnalités sont déployées de façon bien spécifique dans un cadre GROW with SAP infonuagique publique. La première étape consiste donc à bien distinguer où résident les particularités du point de vue des solutions, des approches ou des méthodes dans GROW with SAP.
Avoir accès à un système SAP S/4HANA fonctionnel ainsi qu’aux outils techniques de soutien : Rien de tel pour comprendre — et donc se préparer à la suite — que de vivre personnellement l’expérience. La bonne nouvelle : des systèmes de démonstration de l’application ainsi que des outils/services de soutien sont disponibles gratuitement. Le défi : trouver des gens ayant le temps (et les compétences) pour offrir des présentations efficaces d’ensemble.
SAP a facilité le tout en proposant des Learning Journeys sur learning.sap.com, mais il vous revient tout de même d’identifier les parcours appropriés pour les ressources clés. Il s’avère également très utile de compléter l’apprentissage virtuel par la présence physique d’une personne pouvant accompagner ou répondre aux questions.
Pour cette raison, HCLTech a investi dans des laboratoires physiques et virtuels (appelés ideaX) afin de vous guider, tout en ayant la capacité de piloter des enjeux fonctionnels ou techniques spécifiques au besoin.
Comprendre les pratiques exemplaires et visualiser tôt la solution : SAP propose des solutions d'affaires standards sous forme de pratiques exemplaires. Comprendre en quoi elles consistent, leur documentation de soutien, les flux de processus et la façon dont elles sont déployées et testées dans une solution GROW with SAP sera crucial pour arriver à traduire les fonctionnalités offertes en processus d’affaires répondant à vos besoins réels.
Dès les toutes premières étapes, il peut être utile d’effectuer une évaluation informelle des zones de forte adéquation prévue, des zones pouvant poser problème ou présenter des écarts, ainsi que des aspects connus nécessitant déjà des travaux supplémentaires (p. ex. : interfaces vers votre propre environnement). Cette préparation initiale peut vous aider à planifier les parties du système nécessitant plus de temps d’exploration et d’analyse, ainsi qu’à obtenir un aperçu préliminaire des enjeux qui pourraient requérir une expertise fonctionnelle et/ou technique spécialisée.
Pour comprendre et valider la solution SAP S/4HANA infonuagique publique, il convient, dès le début du projet, de participer à une série d’ateliers Fit-to-Standard où les fonctions standards sont présentées à vos représentants d’affaires (et à l’équipe technique de soutien). Ceux-ci pourront alors valider si la solution convient à vos activités, et tout problème ou préoccupation pourra être inscrit comme écart potentiel. Ce processus permettra aux équipes d’identifier les aspects à réévaluer et de décider s’il faut ajouter certains écarts à un carnet de suivi éventuel. Des décisions pourront alors être prises concernant les solutions spécialisées à proposer ainsi que les travaux ou changements d’affaires additionnels nécessaires pour planifier la façon d’y répondre.
Mobiliser vos ressources humaines : Dès le début, identifiez les personnes au sein de votre organisation et/ou à l’externe qui contribueront à la réussite du projet. Cela doit inclure les employés clés nécessitant du soutien ou étant à libérer de leurs fonctions afin de disposer du temps nécessaire pour ce projet ; assurez-vous donc d’harmoniser les budgets et les effectifs pour permettre le remplacement des spécialistes affectés au nouveau projet.
Au fur et à mesure de leur identification, il est important d’allouer le temps requis pour les former sur la nouvelle solution fonctionnelle SAP, les sujets techniques, les méthodes de livraison et les attentes propres à votre organisation.
- Configuration pilotée par le secteur d’affaires : Pour accélérer la livraison de GROW with SAP, SAP propose des guides de configuration orientés affaires. Ceux-ci permettent de recueillir les renseignements essentiels auprès des secteurs clés afin de rassembler rapidement les besoins de configuration, les informations de paramétrage potentielles ainsi que les aspects nécessitant une analyse approfondie. HCLTech y a ajouté des questionnaires complémentaires — d’affaires et techniques — couvrant des volets fonctionnels et techniques élargis pour accélérer davantage la prise de renseignements et les apports en phase de préparation.
Intégration et développement avec une solution nuagique publique : L’approche d’intégration et le développement de solutions dans un environnement nuagique public, où le maintien d’un noyau propre et le développement « side-by-side » uniquement sont requis, exigent des équipes techniques qu’elles restent rigoureuses. Il n’y a pas de raccourcis ni la possibilité d’effectuer des modifications classiques d’application ou de petits développements personnalisés pour adapter la solution à votre entreprise.
Ce sera une façon de travailler différente. Bien que nombre de ces changements aient été des « correctifs » rapides à l’origine, ils devenaient souvent ensuite plus complexes, moins bien documentés, et nécessitaient des efforts supplémentaires lors des mises à niveau. En fin de compte, ces personnalisations freinaient l’évolution et amplifiaient les efforts liés aux mises à jour. Ainsi, tous les intervenants doivent comprendre le cadre dans lequel ils sont désormais appelés à évoluer : il existe des moyens d’adapter la solution, mais toujours de manière native infonuagique, selon de nouvelles méthodes à adopter par les équipes.
Pour appuyer ce volet, une introduction à la Business Technology Platform de SAP et ses outils et services peut rendre tout cela concret. De courtes démonstrations, des revues des Learning Journeys SAP ou la demande à HCLTech de partager ses compétences ou des survols dans ses laboratoires virtuels (ideaX) peuvent également montrer aux équipes ce que l’avenir leur réserve.
Préparation des données : Bon nombre de systèmes et de solutions ne fonctionnent que si les données saisies sont exactes et de qualité suffisante. Cela est vrai non seulement pour les premiers chargements de données, mais aussi pour l’exploitation quotidienne. Des données de grande qualité sont essentielles pour permettre le traitement analytique et l’intelligence artificielle de façon fiable.
L’évaluation de vos propres données, le repérage des informations pertinentes à migrer dans la solution SAP et la réévaluation de leur qualité sont des étapes de préparation critiques. À bien des égards, cela ne diffère pas des autres projets SAP (p. ex. : RISE with SAP, mais dans le cadre de GROW with SAP, vos options de modifications massives ou de traitement/configuration sont plus restreintes) en regard des exigences ou enjeux de données. Le respect du modèle de données SAP et des règles d’affaires (et d’une solution GROW with SAP plus pure) est essentiel.
Architecture d'entreprise : Le nouvel outil LeanIX de SAP favorise cette nouvelle méthode de compréhension des capacités d’affaires, la connexion à d’autres systèmes, aux données sous-jacentes ainsi qu’aux flux d’intégration évoqués plus tôt. Une compréhension claire de l’architecture d’entreprise permet d’aligner les équipes d’affaires et techniques et, surtout, facilite la visualisation et le dialogue. Vous n’êtes toutefois pas obligé d’adopter officiellement LeanIX, car bon nombre des tâches suggérées par SAP avec cet outil représentent des premiers pas pratiques pour vraiment comprendre et documenter où vous en êtes et vos perspectives d’évolution.
HCLTech a de l’expérience avec LeanIX et d’autres outils ouverts d’architecture d’entreprise, et peut aider à établir une première définition formalisée d’architecture d’entreprise. Nous pouvons également regrouper cette information et la charger en tant que documents dans un référentiel de projets comme SharePoint ou Confluence, ou partir d’informations Excel ou de diagrammes Lucid au début, lesquels pourront ensuite être intégrés à LeanIX si besoin s’en fait sentir.
L’essentiel à retenir, c’est que votre équipe actuelle sera sans doute la seule vraie source fiable de cette information !
- Gestion du changement organisationnel (GCO) : Comme pour toute solution ERP, la GCO constitue une composante clé tant pour les activités d’affaires que pour le projet et les solutions connexes. Toutefois, dans les déploiements GROW with SAP, des contraintes supplémentaires existent couramment — échéanciers serrés, budgets plus réduits et exposition accrue aux impacts d’affaires liés au déploiement d’un ERP complet dans l’organisation. Un engagement de la GCO dès le début est donc nécessaire, tout comme l’élaboration des messages-clés sur les objectifs du projet, le mode opératoire et les impacts pour l’ensemble des parties prenantes.
Pour accompagner ses clients dans ce parcours, HCLTech dispose d’une gamme de méthodes, outils et services favorisant les travaux préliminaires efficaces et la livraison du projet. Nous pouvons guider les entreprises lors des premières étapes de préparation, tout au long de l’implémentation SAP jusqu’à l’exploitation courante.
Si votre organisation poursuit des objectifs axés sur SAP, nous serons ravis de vous aider à faire évoluer vos capacités de livraison. Si vous souhaitez en savoir plus sur l’impact de ce changement sur le développement SAP, consultez nos autres billets sur divers aspects de la transformation d’affaires ERP de nouvelle génération et de la livraison d’architecture d’entreprise.
