Vous n'avez pas à attendre que votre projet de mise à niveau débute pour commencer à vous préparer à la transition vers SAP S/4HANA.

De nombreuses tâches de préparation valent la peine d’être entreprises, même si vous ne prévoyez pas (encore) de passer à SAP S/4HANA. En effet, de nombreuses activités préparatoires sont également des moyens judicieux d’améliorer la qualité et la cohérence du système, optimisant ainsi l’utilisation et l’exploitation quotidiennes de votre système actuel.

Puisque toutes les entreprises peuvent bénéficier d’une préparation précoce, je partage ici mes principales recommandations d’activités essentielles qui faciliteront votre future migration vers SAP S/4HANA et ajouteront une réelle valeur au travail préparatoire précédant une mise à niveau SAP S/4HANA planifiée, ainsi qu’à toute mise en œuvre progressive de solutions infonuagiques SAP plus récentes. Et rappelez-vous, il n’est jamais trop tôt pour commencer à explorer la portée, la stratégie et les objectifs initiaux de votre future solution !

Comprendre l'importance d'une préparation précoce.

Il est difficile de surestimer l’importance du travail de préparation en amont. Une fois le projet de mise à niveau ou de mise en œuvre lancé, l’équipe du programme travaillera dans des délais souvent serrés et avec un budget fixe. Se préparer en avance permet d’éviter des retards qui pourraient avoir des impacts plus larges.

Cependant, les tâches de préparation anticipées permettent aussi de mieux comprendre et exploiter le système actuel. Un exemple classique consiste à s’attaquer à la gestion du volume de données (DVM) pour réduire la taille actuelle de la base de données (BD), ce qui accélère le traitement en cours et réduit les coûts liés à la taille physique du système.

Mon objectif initial était de dresser une liste des dix principales tâches, mais vu l’ampleur des possibilités, j’ai eu du mal avec une liste aussi courte ! Voici donc, à la place, ma liste des vingt principales tâches préparatoires à entamer dès maintenant :

1. Portée des processus d'affaires : Confirmez quels processus d’affaires sont utilisés — et comprenez en détail leurs déroulements — dans le système actuel. Cela influencera également la manière dont la portée peut être réalisée et testée dans une solution axée sur SAP S/4HANA. L’analyse des processus peut sembler décourageante, mais elle peut être facilitée par l’analyse automatisée. Nous utilisons des outils tels que Signavio ou Celonis dans le cadre du cadre de transformation d’entreprise d’HCLTech pour résoudre rapidement ce point dans notre méthodologie.
2. Compréhension de l’organisation et du modèle de données : Cela inclut les structures organisationnelles, les fondamentaux du modèle de données et toute modification propre à l’entreprise ou utilisation spécialisée. Puisque la mise à niveau permet d’effectuer certains changements organisationnels ou modifications du modèle de données afin de favoriser la flexibilité future (ou de revenir à des options plus standards), il faut saisir cette occasion pour s’assurer de poser les bonnes bases.
3. Contraintes connues ou prévues : Si l’état actuel peut être établi assez rapidement, il faut un effort supplémentaire pour identifier les besoins ou considérations futurs. Cela peut inclure des contraintes, tant au niveau de la conception d’entreprise qu’au niveau technique ou d’autres considérations générales d’entreprise à prendre en compte. Ces éléments peuvent varier énormément et être très spécifiques à chaque entreprise; il est donc fondamental de bien les comprendre et de les détailler pour orienter la solution cible.
4. Besoins fondamentaux : La solution sera souvent évaluée selon une approche “fit-to-standard”, où les processus standards sont présentés à l’entreprise pour confirmer leur adoptabilité. Même si un projet entièrement mené par les exigences ou une décomposition complète des processus n’est pas requise, il est nécessaire de définir les exigences critiques, incluant un niveau de base des exigences fonctionnelles et non fonctionnelles sous-jacentes. Je recommande de couvrir deux principaux volets :
   1. La solution doit prendre en charge les grandes zones de processus, y compris toute nouvelle fonctionnalité ou amélioration essentielle que SAP pourrait offrir et que l’entreprise souhaite adopter.
   2. Exigences et éventuels cas d’utilisation précoce pour l’application d’options innovantes. Par exemple, automatisation accrue, utilisation de l’IA ou IA générative (GenAI) ou encore aspects techniques comme DevOps, autonomisation des utilisateurs (c’est-à-dire faible code/sans code) ou croissance du nombre d’applications/services complémentaires.
5. Influences sur les coûts : Comprendre les principaux facteurs qui déterminent le coût total de possession (TCO) actuel et le statut actuel des licences, et comment ceux-ci peuvent être réutilisés ou adaptés dans la solution cible. Par exemple, des méthodes ou options financières plus récentes ou mises à jour (comme SAP RISE) peuvent être choisies, et toute préférence dans ces domaines doit être évaluée. Découvrir de nouvelles options peut être complexe pour les équipes internes, donc je recommande d’impliquer un partenaire dès le début. Par exemple, HCLTech dispose d’un cadre Value Sentinel, d’un outil d’évaluation des licences et d’analyse de coûts pour RISE, ainsi que de services d’accompagnement dans ces domaines.
6. Connaissance des meilleures pratiques : Les utilisateurs d’affaires et les architectes fonctionnels doivent maîtriser les meilleures pratiques SAP, désormais entièrement documentées et soutenues par des processus illustrés et des configurations recommandées et des cas tests fournis par SAP. Entamer une phase de préparation avec une connaissance approfondie des meilleures pratiques SAP vous permettra de voir ce que SAP S/4HANA peut offrir, le type de simplification ou le retour aux standards possibles et, surtout, d’alimenter votre analyse de rentabilité.
7. Innovations, nouvelles fonctionnalités et veille sur les solutions d’avant-garde : Il peut être tentant de se contenter du système ECC actuel, mais il est nécessaire d’avoir une compréhension approfondie de ce que SAP (et SAP S/4HANA en particulier) peut désormais offrir et de la façon dont cela peut être transposé en processus d’affaires plus efficaces, meilleure utilisation des ressources ou capacités pour soutenir les transformations d’entreprise. Le meilleur moyen de s’approprier les nouveautés SAP consiste à utiliser un système actif, assister à des démonstrations concrètes et passer en revue des cas d’usage pertinents de clients SAP. Cela vous aidera à repérer les solutions qui se recoupent, à être plus tactique dans la livraison et à envisager un retour à la norme après votre mise à niveau, si pertinent.
8. Préférences stratégiques : Passez en revue et mettez à jour les préférences stratégiques de votre organisation sous l’angle des affaires, des fonctions ou de la technique, en couvrant solutions, outils, services, méthodes, options attendues ou compétences disponibles. Elles formeront un socle contextuel pour la mise à niveau.

9. Différenciations : Historiquement, les écarts ou ajouts de fonctionnalités étaient réalisés dans l’environnement SAP. Aujourd’hui, l’accent est mis sur la maximisation des fonctionnalités disponibles et l’effort supplémentaire uniquement là où il y a une réelle différenciation pour l’entreprise. Il existe des options pour affiner les fonctionnalités, les solutions ou l’expérience/interactions d’affaires. Le défi est maintenant de mettre cela en œuvre de manière gérée et supportée, maintenant le cœur du système épuré (et facilitant les mises à niveau futures).

   Identifier les véritables axes de différenciation de l’entreprise devient donc un élément fondamental de gouvernance. Les développements actuels pourront ainsi être réévalués pour confirmer si l’investissement/travail supplémentaire requis pour leur intégration dans le nouveau système doit être avalisé. Nous appuyons cette évaluation avec notre cadre FENIX 2.0, qui assure à l’entreprise visibilité et contrôle sur là où investir pour se différencier.

10. Élaboration de l’analyse de rentabilité : Le coût, la valeur, le budget et le dossier d’affaires d'une mise à niveau sont des éléments fondamentaux au lancement d’un programme. SAP et des sociétés comme HCLTech peuvent vous accompagner dans ce domaine. Notre expérience est renforcée par notre position de premier grand intégrateur à avoir adopté RISE with SAP en interne pour notre propre mise à niveau vers une solution basée sur SAP S/4HANA.

11. Solutions obsolètes : Comprendre ce qui est présent dans le système et ce qui n’est plus nécessaire est un aspect préparatoire précieux. Beaucoup de systèmes comportent encore des configurations, du code, des données ou même des unités organisationnelles désuètes. Cependant, les organisations surestiment souvent ce qui peut être rendu obsolète et non utilisé. Par exemple, certains cas d’usage, données de référence occasionnelles ou informations nécessaires ponctuellement ou annuellement peuvent être oubliés.

    Pensez à vérifier les données maîtres obsolètes par rapport aux transactions réelles (ex. : items ouverts ou exigences de conservation transactionnelle), car ce sera une méthode de vérification d’exclusion/inclusion. Même si des données datent de plusieurs années, leur conservation peut être justifiée, d’où la nécessité de vérifications détaillées auprès de l’entreprise. Aussi, certaines données sont stockées dans des couches analytiques ou des solutions spécialisées de rétention, afin d’éviter un volume excessif dans le système opérationnel. C’est pourquoi il est crucial de clarifier ce qui est réellement obsolète.

12. Gestion du volume de données : La préparation touche de nombreux aspects des données (comprenant la compréhension de l’organisation et du modèle de données mentionnés ci-dessus). La gestion du volume de données consiste à analyser les données actuelles afin d’identifier des occasions d’éviter la croissance continue, mettre en place des tâches d’entretien pour réduire le volume et archiver les données inactives au besoin. Cela peut contribuer à réduire la taille de la base de données actuelle, ainsi que les coûts, et minimiser la future taille “in-memory”.

    N’oubliez pas qu’il existe plusieurs options, au-delà de l’archivage, pour éviter l’accumulation de données et/ou entretenir la base d’information, qui sont souvent négligées et peuvent être rapides à mettre en œuvre.

13. Qualité des données : Pour les données restantes dans le périmètre, la qualité doit être vérifiée et, le cas échéant, améliorée pour soutenir la mise à niveau. Cela implique d’établir des indicateurs clés et de définir ce qu'est une “bonne” donnée. Par exemple, HCLTech peut démontrer comment tirer le meilleur parti des outils/fonctionnalités actuels pour améliorer la qualité des données. De plus, je recommande d’investir davantage dans les outils et solutions de traitement des données, car toutes les solutions reposent sur des informations fiables et nettoyées.
14. Préparation des données : Cela peut inclure d’autres aspects liés à la disponibilité des données, tels que la vérification des sélections de données nécessaires pour bien délimiter le périmètre des données utilisées activement. Par ailleurs, toute bonification ou extension des données pour des usages d’affaires actualisés ou pour adopter des concepts de données SAP doit être réalisée. Ainsi, la préparation doit couvrir des éléments comme l’intégration client-fournisseur (CVI) ou des compléments requis pour de nouvelles fonctionnalités (ex. : gestion du crédit client ou utilisation correcte/actualisée de la classe et des caractéristiques du matériel).
15. Simplifications : SAP propose une gamme de fonctionnalités ayant fait l’objet de simplifications, ce qui peut modifier leur fonctionnement et leur utilisation. Se familiariser avec ces changements aide à s’y préparer et garantit que l’organisation suit la feuille de route recommandée par SAP. Cela permet aussi de ne pas investir dans des domaines où des modifications et bénéfices sont déjà intégrés dans le produit et/ou la feuille de route de SAP.

16. Confirmer l’utilisation et la pertinence des solutions sur mesure : Une grande part des configurations, codes ou usages système personnalisés a probablement évolué au fil du temps. Nous constatons souvent qu’une part très importante de ces développements n’est en réalité pas utilisée ou l’est de façon différente à travers l’organisation. Il est donc crucial de cerner ce qui est employé et/ou nécessaire, et quelles données, transactions ou analyses y sont associées pour la mise à niveau.

    Pour aider les entreprises à traiter cette dette technique historique, HCLTech utilise notre outil HANASmart qui illustre l’usage du code, complète et oriente (par IA), tout en automatisant les corrections de développement, refactorisation et replatforming. Les outils SAP comme SAP ABAP Test Cockpit (ATC) sont également utiles.

17. Comprendre l’évolution des architectures, pratiques et méthodes techniques : L’utilisation de la SAP Business Technology Platform (BTP), qui favorise une conception plus agile et axée sur l’expérience ; la possibilité de projets en cascade hybrides ; la livraison de solutions “side by side” ne sont que quelques exemples de nouveaux concepts guidant la livraison SAP. Avec l’automatisation, l’IA, la GenAI et d’autres options émergentes, des approches plus agiles et de type DevOps doivent aussi être prises en compte dans le déploiement SAP. Il faut comprendre les modèles de livraison technique qu’un développeur citoyen pourrait utiliser, et comment cela sera pris en charge par les outils SAP (ex. : à la façon SAP plutôt qu’une approche axée d’abord sur le cloud). Il convient donc de donner des recommandations de haut niveau afin de garantir la cohérence dans la livraison.

    Accompagner vos équipes techniques et architectes dans ce que cela implique est une étape cruciale du parcours vers SAP S/4HANA. Par exemple, laisser le code dans l’application ou le transférer “as is” vers BTP fait perdre l’occasion de refactorer les solutions pour un cœur épuré, de réduire la dette technique et de diminuer les solutions trop intégrées. Bien qu’il ne soit pas toujours possible de refaire tout ce travail en une seule transition, une préparation anticipée ou des mesures post-mise à niveau (projet de suivi ou support) peuvent permettre d’y répondre et de continuer à faciliter les prochaines mises à niveau.

18. Intégration actualisée : Si plusieurs nouvelles options existent pour développer avec SAP S/4HANA, des applications individuelles aux applications transversales complètes, l’évolution fondamentale réside souvent dans l’intégration sous-jacente permettant à la fois de nouvelles applications et des intégrations systèmes élargies.

    L’intégration doit prendre en charge les solutions complémentaires du marché (COTS), les interfaces avec les systèmes ou services de l’entreprise et d’autres domaines émergents. Les styles d’intégration se sont diversifiés : intégration “point à point”, via API, événements ou EDI aligné avec les partenaires. L’important ici, c’est que les vieux modèles de partage de données maîtres à travers le paysage et la multiplication des flux transactionnels via des intégrations serrées ne doivent plus être la norme.

    Par exemple, l’intégration peut maintenant fournir des API directes utilisées en temps réel dans une architecture plus découplée. Ces solutions peuvent aussi réagir à des événements d’affaires et offrir des analyses en temps réel avec des solutions intelligentes ou activées par l’IA. Prenez donc de temps de réévaluer vos options d’intégration pour répondre aux nouveaux modèles et possibilités requises dans un paysage plus ouvert, infonuagique et intelligent.

19. Nouveaux accès au système : Pour vraiment vous préparer à SAP S/4HANA, le mieux est de permettre aux ressources clés de se familiariser avec le potentiel de la plateforme. L’accès à un système permet une utilisation concrète et une expérience directe des nouvelles fonctionnalités. SAP et des sociétés comme HCLTech peuvent fournir un accès à des environnements de travail, y compris la plateforme de développement. HCLTech complète cela par ses laboratoires physiques ou virtuels (appelés ideaX). Cependant, la demande pour ce type d’accès peut être élevée. Cela ne devrait pas vous décourager : cela reflète un grand intérêt, et donc une démarche organisée d’évaluation des fonctionnalités ou cas d’usage technique permettra de tirer le meilleur parti de cet accès et de cette prise en main précoce.

20. Personnes : À bien des égards, le point le plus crucial demeure la préparation des personnes. Pourtant, c’est l’élément abordé le plus fréquemment, mais souvent seulement après le démarrage d’un projet physique de mise à niveau. Identifier les besoins de formation, le perfectionnement des compétences et l’acquisition précoce des connaissances sur SAP S/4HANA et investir dans le développement des talents sont essentiels. Y voir tôt peut aussi aider à retenir vos employés clés, même si la mise à niveau est prévue dans un certain temps.

    Bon nombre des nouveaux concepts, ainsi que certains outils ou solutions SAP S/4HANA récents, peuvent également être utilisés avec ECC. Plusieurs entreprises implémentent des solutions SAP parallèlement ou en amont de la migration S/4HANA, comme SuccessFactors, Concur et Ariba, ou utilisent déjà des solutions techniques comme BTP. Ce sont des axes à préparer tôt, et ils offrent l'opportunité de former et fidéliser vos talents en les exposant aux nouvelles technologies et capacités SAP.

Ce qui précède n’est qu’une brève introduction à ces sujets. Pour appliquer cette liste à des situations concrètes, un accompagnement spécialisé sera toujours nécessaire.

Si vous souhaitez mieux comprendre les défis et opportunités habituels de la préparation ECC vers SAP S/4HANA, de la mise à niveau complète jusqu’à la concrétisation d’un cœur épuré post-mise à niveau, consultez mes autres billets de blogue et contactez HCLTech pour savoir comment nous pouvons vous aider.