Une entreprise mondiale du secteur FSI rationalise son processus de gestion des demandes

Transformation des applications d’entreprise

Une entreprise mondiale du secteur FSI rationalise son processus de gestion des demandes

Transformation numérique des opérations d’affaires grâce à l’automatisation et à des solutions technologiques innovantes

5 min de lecture

Publié : 7 Novembre 2024

Dernière mise à jour : 26 Octobre 2026

Aperçu

Notre client est un innovateur mondial en intelligence financière offrant des indices, des analyses et des solutions de gestion des risques de calibre international afin d’optimiser l’impact des investissements. L’entreprise propose des solutions sophistiquées et ciblées à grande échelle pour permettre à ses clients — émetteurs de produits financiers, propriétaires de capitaux et gestionnaires d’actifs — d’atteindre les objectifs de durabilité uniques et de plus en plus exigeants des investisseurs mondiaux. Les principales solutions offertes sont des indices de classe mondiale et des outils d’analyse de pointe liés aux produits et marchés financiers.

Dans le cadre de ses services, l’entreprise permet à ses clients de soumettre de nouvelles demandes de personnalisation, ainsi que des ajustements, des modifications et des améliorations des indices existants. Pour s’aligner sur la feuille de route du produit prédéfinie, les parties prenantes internes participent à la livraison des changements initiés en interne. Toutes ces demandes doivent être examinées, approuvées ou rejetées, priorisées, puis exécutées (si approuvées) ou documentées avec soin. Chaque étape de ce processus doit être coordonnée et suivie. Avec plus de 200 demandes reçues chaque année, la société s’est associée à HCLTech afin de simplifier et rationaliser un processus manuel devenu ardu.

La problématique

Des outils et des processus obsolètes nuisent à l’efficacité

Présenté sous la forme d’un organigramme, le processus interne de gestion de bout en bout de toutes les demandes comprenait un nombre vertigineux d’étapes, d’exigences d’approbation et de contrôles avant l’exécution.

Systèmes obsolètes : Ils dépendaient de deux systèmes hérités non connectés, l’un pour le processus des demandes entrantes et un autre pour l’exécution des changements approuvés. Les deux systèmes ne communiquaient pas entre eux.
Faible adoption par les utilisateurs : Les initiateurs des demandes n’avaient pas d’incitatif à saisir leurs demandes dans l’ancien outil, entraînant ainsi des perturbations dans la gestion des demandes.
Système de suivi inadéquat : Les parties prenantes se fiaient à leur propre compte courriel pour le suivi, ce qui créait un processus manuel à la fois risqué et non viable à long terme.

L'objectif

Atteindre une efficacité maximale et une évolutivité optimale

L'entreprise souhaitait transformer son écosystème de gestion des demandes afin de simplifier les flux de travail, d'améliorer les indicateurs clés de performance (KPI) et d'augmenter la transparence pour une prise de décisions basée sur les données. L'entreprise a mandaté HCLTech avec trois objectifs clés :

Simplifier, rationaliser et automatiser : L’ensemble du processus, des demandes entrantes à l'exécution finale — et toutes les étapes intermédiaires.
Améliorations des KPI : Ils cherchaient à réduire le temps de traitement et les erreurs
Augmenter la transparence : Améliorer la transparence des flux de produits et de ventes afin de donner aux dirigeants les moyens de prendre des décisions fondées sur les données et sur les effets

L’entreprise continuera d’utiliser Jira comme logiciel de suivi de référence, ce qui a amené une exigence que toute mise à jour de statut enregistrée dans les tâches Jira soit également transmise à Dataverse, où toutes les données relatives aux demandes entrantes (et à l’ensemble du processus opérationnel) sont stockées. Il va de soi que cette intégration était plus une obligation qu’un objectif.

Une entreprise mondiale de services financiers simplifie la gestion des demandes

La Solution

Plateforme Power intégrée pour maximiser l’efficacité

HCLTech a utilisé Power Apps et Power Automate pour concevoir la solution comprenant deux composantes clés. Ceci a finalement remplacé leur processus désuet, en commençant par l’expérience client en front-end et en se terminant par un processus interne automatisé en back-end.

Application Canvas : Une interface client ultra-intuitive qui aide le système à créer de nouvelles demandes, à consulter les demandes existantes, à interagir avec des tableaux de bord présentant des points saillants de données et les informations sur le pipeline. Lorsqu’un utilisateur clique sur + Créer une demande, une série de champs à remplir lui est présentée, la majorité sous forme de menus déroulants à sélection unique. Une fois la demande soumise, elle est envoyée à Dataverse pour l’entreposage et le processus d’affaires interne est lancé. C’est une amélioration majeure de l’expérience du demandeur qui améliore intrinsèquement la gestion globale des demandes.
Application basée sur un modèle : Combinée à plusieurs flux de travail développés dans Power Automate, l’application basée sur un modèle optimise et automatise l’ensemble du processus de révision + approbation/refus + priorisation + exécution. Il ne s’agit pas simplement d’une seule approbation. Leur processus nécessite plusieurs niveaux de révision, de multiples approbations et une série de négociations et de décisions d’affaires reliées à la priorisation. Il est important de souligner que tout cela se déroule dans l’application, chaque étape suivante étant automatiquement déclenchée par l’achèvement de la précédente. Toutes les activités sont transmises à Dataverse.
Intégration du logiciel de suivi (Jira) : Au fur et à mesure de l’avancement de ce processus, la migration vers Jira approche, après quoi tous les employés seront tenus de mettre à jour les statuts et les détails dans Jira. De façon essentielle, ces mises à jour seront également intégrées à Dataverse afin que toute l’information provenant de plusieurs systèmes soit conservée à un seul endroit. Lorsque cela s’appliquera, la solution extraira les données Jira de Dataverse vers l’application basée sur un modèle, éliminant les saisies en double et la nécessité de consulter plusieurs systèmes lors de décisions d’affaires en temps réel.

L'impact

Une expérience améliorée avec un traitement 20 % plus rapide

Le client a pu optimiser le temps, améliorer l'efficacité, renforcer les capacités d’analyse et établir une base prête pour l’avenir.

Le processus a été centralisé et optimisé grâce à l’application de gestion des demandes, ce qui a augmenté la productivité et la satisfaction des utilisateurs
Le fait de regrouper toutes les données liées aux demandes en un seul endroit permet de générer des tableaux de bord et des rapports pertinents, entraînant ainsi une réduction de 20 % du temps de traitement en 270 jours
Mise en place d'un cadre pour l’automatisation des procédures manuelles, permettant d’accroître la productivité et de mettre l’accent sur la stratégie

HCLTech a aidé le client à établir une base propice aux perspectives axées sur les données et à l’automatisation future. Compte tenu du succès de ce projet, ils envisagent de poursuivre leur partenariat avec HCLTech pour d’autres initiatives affaires critiques. « Avec l’introduction de l’outil de gestion des demandes, » déclare le chef de l’exploitation de l’entreprise, « nous avons établi une base solide pour aller plus loin dans l’automatisation des processus d’affaires manuels. »