Moderniser le cycle de vente pour un fabricant d’imprimés mondial
Une entreprise figurant au classement Fortune 500, reconnue pour son leadership dans la production de dispositifs d’impression et de documents numériques, s’est associée à HCLTech pour moderniser son cycle de vente et améliorer son efficacité opérationnelle. En utilisant des technologies de nouvelle génération, elle vise à accroître la scalabilité, la flexibilité et l’agilité de ses processus de vente.
Le défi
Traitement manuel des bons de commande, validation des prix et manque d'intégration entre les fonctions
- L'optimisation des processus, l'assurance de l'exactitude des données et l'intégration des outils de vente étaient essentielles pour rationaliser les opérations
- Les demandes de soumission et de commande étaient reçues de l'équipe de vente par courriel
- Les agents de soutien à la commande examinaient et validaient manuellement les demandes de prix et les autres documents justificatifs
- En cas d'erreurs, les gestionnaires des ventes étaient contactés par courriel, ce qui entraînait des délais de réponse plus longs pour les soumissions et les approbations des prix
- L'absence de solution de flux de travail entraînait un suivi manuel du travail et des rapports de prestation de services
- La coordination entre les départements nécessitait une intégration harmonieuse des efforts
L’Objectif
Rationaliser les processus pour accroître la précision et améliorer la satisfaction des clients
- Automatiser le flux de travail de gestion des commandes et des devis pour assurer la traçabilité et de meilleurs rapports
- Rationaliser les opérations de traitement des devis et des commandes en réduisant l’intervention manuelle et en augmentant la précision
- Coordination et collaboration efficaces entre les départements
- Donner aux équipes de vente accès au contenu pertinent et à la formation
- Minimiser l’implication des équipes de vente dans les activités liées au back-office
La solution
Solutions numériques pour l'automatisation du processus de devis à commande
- Un flux de travail intégré a été mis en place, réduisant les transferts manuels de devis, améliorant la visibilité des données et permettant le suivi de la progression en temps réel
- Les devis/commandes sont maintenant reçus via un flux de travail où un bot RPA prend en charge une nouvelle demande, valide les champs obligatoires, crée une nouvelle demande de devis/commande, met à jour l’agent par courriel avec un nouveau numéro de devis/commande et valide toutes les commandes pour le traitement final
- Les détails des commandes automatisées sont transférés à l’équipe de tarification, ce qui réduit les erreurs et améliore l’efficacité
- Satisfaction accrue de la clientèle grâce à un outil de résolution des litiges avec création automatique de billets. Cela assure une résolution plus rapide et des notifications via un système de soutien centralisé pour une meilleure collaboration
L'impact
Stimuler la croissance des revenus grâce à l'automatisation et à l'amélioration des processus
- 500 heures de travail manuel ont été automatisées grâce aux capacités de RPA, ce qui a permis de réduire considérablement les coûts d'exploitation
- L'équipe de ventes a pu se concentrer sur l'engagement client et la génération de revenus en réduisant son implication dans des activités sans valeur ajoutée
- La solution de flux de travail intégrée a permis ce qui suit :
- L’historique des communications internes et clients peut facilement être suivi grâce aux descriptions
- Automatisation des éléments de travail selon des mots-clés spécifiques
- Notifications automatiques envoyées aux agents concernant leurs éléments de travail assignés
- Visibilité accrue sur les indicateurs de productivité des agents de soutien
- Rapports et analyses améliorés pour aider à la prévision et à la gestion de la demande
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