Le géant postal élimine l’inefficacité grâce à la transformation du système de facturation
Aperçu
Notre client est un chef de file des services postaux et des services de messagerie au Royaume-Uni. Il a entrepris un important projet de transformation du système de facturation, mettant hors service son ancien système TODS (Tracked Order Delivery System) et passant à un nouveau système de traitement des événements (EPS).
Le client a sollicité l'expertise de HCLTech pour piloter ce processus de transformation complexe. Le projet comprenait la migration des capacités de facturation, la redirection des interfaces, la création de nouvelles fonctionnalités ainsi que la prestation d'un soutien et d'une maintenance continus. L'engagement couvrait la transition de l'ancien système vers le nouveau EPS, l'intégration avec les systèmes existants et la mise en place de nouvelles capacités de facturation pour notre client.
Le défi
Surmonter les limites du système hérité
Le client faisait face à de nombreux défis avec l’ancien système TODS. Comme il n’était pas évolutif, le client ne pouvait pas traiter des volumes supplémentaires de bons de commande durant les périodes de pointe, ce qui entraînait des semaines de retard de facturation et une augmentation des coûts opérationnels. De plus, un défi majeur était de désaffecter TODS et de passer de façon transparente à un nouveau EPS.
- Coûts annuels de licence élevés et limites techniques du système hérité
- Inefficiences dans les processus de facturation et pertes de revenus potentielles dues aux retards de facturation
- La nécessité d’une transition transparente pour éviter les perturbations d’affaires et minimiser les pertes potentielles de revenus pendant la période de transition
- Gérer la complexité de la redirection des interfaces et la création de nouvelles fonctionnalités dans EPS
- S’assurer que le personnel était adéquatement formé sur le nouveau système afin de maintenir l’efficacité opérationnelle
L’objectif
Rationalisation des opérations de facturation pour une efficacité accrue
L'objectif principal de ce programme d'envergure était de retirer le système de facturation TODS et de transférer toutes les capacités de facturation vers EPS. L'objectif était de créer un environnement de facturation moderne et efficace tout en assurant un minimum de perturbations des opérations en cours. Le client cherchait à réduire les coûts de licence, à améliorer l'efficacité et la rapidité de la facturation, à créer de nouvelles fonctionnalités dans EPS, telles que la relecture des erreurs de commande de vente et l'affichage des commandes de vente, et à assurer une intégration transparente avec les systèmes existants, particulièrement SAP.
La solution
Transition vers un système de traitement d’événements moderne
HCLTech a adopté une approche de mise en œuvre par étapes, comprenant la collecte et l’analyse des exigences, la conception et l’architecture, le développement, les tests, le déploiement, la formation et la documentation, le déploiement progressif, l’adoption ainsi que l’entretien et l’amélioration continue. L’équipe a tiré parti des pratiques exemplaires pour accélérer la livraison et assurer une transition harmonieuse.
- La capacité de facturation a été transférée de TODS vers EPS et l’interface, autrefois liée à SAP via TODS, relie désormais EPS à SAP
- Fonctionnalité de reprise des erreurs de commande de vente créée sur EPS – BMS via les interfaces Azure, et une vue de commande de vente a été mise en œuvre sur EPS – BMS
- Conception des modèles de données et de l’architecture du système pour le nouveau paysage de facturation
- Mise en place de processus de gouvernance et d’amélioration continue
- Exécution d’un plan de mise en œuvre détaillé couvrant la collecte des exigences, la conception, le développement, les essais, le déploiement, la formation et le soutien continu
L’impact
16 M£ d’économies et de croissance des revenus
La modernisation stratégique des TI peut avoir un impact positif considérable sur l’entreprise. HCLTech a mené à bien cette transformation complexe du système de facturation, permettant au client d’exploiter des capacités de facturation modernisées tout en réalisant d’importants avantages financiers.
- 6 M£ d’économies annuelles sur les coûts de licences grâce à la désaffectation de TODS
- 10 M£ d’augmentation des revenus de facturation grâce à une facturation plus rapide des clients
- Économies de coûts supplémentaires non quantifiées au-delà de la réduction des frais de licences
- Capacité de traitement SAP améliorée, réduisant le temps quotidien de traitement des bons de commande de 80 % puisque l’EPS a pu traiter les données de commandes en un temps record
- Efficacité opérationnelle accrue grâce à de nouvelles fonctionnalités comme la relance des erreurs de commande et la consultation des commandes
- Intégration accrue du système, notamment avec SAP, menant à une meilleure circulation des données et à une plus grande efficacité des processus opérationnels
- Infrastructure modernisée positionnant le client pour une meilleure adaptabilité technologique à long terme
- Continuité d’affaires sans faille tout au long du processus de transformation
HCLTech a également veillé à ce que le client soit bien préparé à faire face à la nature dynamique de l’économie numérique. Nous avons jeté les bases de futures initiatives de transformation numérique afin que le client puisse s’adapter efficacement aux avancées technologiques modernes.
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