BWPC avait quatre anciens systèmes d’approvisionnement dotés d’intégrations complexes, ce qui les rendait difficiles à gérer et limitait la capacité organisationnelle à opérer avec contrôle, cohérence et vision stratégique. Ce qui aurait dû être une fonction coordonnée était plutôt limité par des systèmes fragmentés et des inefficacités de processus, rendant difficile de répondre efficacement à la croissance des exigences opérationnelles et réglementaires.

Les principaux défis comprenaient :

Dans un environnement à forte demande, avec plus de 112 000 commandes d’achat annuelles, ces défis limitaient considérablement la capacité de BWPC à assurer des opérations d’approvisionnement efficaces, fiables et conformes.

Pour répondre à la complexité croissante et aux inefficacités dans son secteur d’approvisionnement, BWPC a entrepris de redéfinir l’approvisionnement comme une fonction plus contrôlée, transparente et stratégique. L’accent a été mis sur l’établissement d’une solide base numérique capable de soutenir une meilleure prise de décision, d’assurer la conformité et de permettre une résilience opérationnelle à long terme. Les objectifs clés comprenaient :

BWPC, avec l’aide de HCLTech, a mis en place SAP Ariba comme plateforme unifiée de gestion des achats de bout en bout, consolidant quatre systèmes hérités en un seul environnement intégré. La solution a permis de réunir l’approvisionnement stratégique, la gestion des contrats, la gestion des fournisseurs et l’achat guidé pour établir un cadre d’approvisionnement centralisé et standardisé à travers les deux NHS Trusts. Une architecture à double domaine a été conçue pour permettre aux deux Trusts de fonctionner dans un système partagé tout en maintenant des structures financières indépendantes. La plateforme a été intégrée aux systèmes financiers Oracle existants et au système de gestion des stocks Genesis grâce à des API, assurant la continuité des opérations d’approvisionnement, de finances et d’inventaire.

L’implantation a suivi une approche progressive, en commençant par l’amont, afin de minimiser les risques et de maintenir la stabilité opérationnelle. Les principales fonctionnalités telles que l’achat guidé, l’approvisionnement standardisé, le suivi des dépenses en temps réel et la gouvernance basée sur les flux de travail ont été intégrées au système, soutenues par une architecture infonuagique axée sur les données et conforme à la réglementation en matière d’approvisionnement au Royaume-Uni.

Avec une plateforme unifiée de type source-à-paiement basée sur SAP Ariba, BWPC a établi une base numérique plus solide pour les achats, offrant une meilleure supervision et une gouvernance intégrée dans les flux de travail quotidiens, permettant ainsi une prise de décision plus éclairée. Les principaux résultats incluent :

Au-delà des résultats mesurables, la transformation a repositionné l’approvisionnement comme un moteur stratégique au sein de BWPC, favorisant une culture d’amélioration continue et une collaboration interfonctionnelle plus solide. Les équipes d’approvisionnement travaillent désormais plus étroitement avec les parties prenantes cliniques et techniques, avec un meilleur alignement directement intégré aux activités d’approvisionnement. Les capacités de rapport améliorées, y compris la création de multiples rapports personnalisés, ont simplifié le partage des informations et renforcé la gouvernance commerciale à l’échelle de l’organisation. Le passage à une plateforme unifiée a également amélioré l’expérience utilisateur grâce à un accès simplifié et des processus plus intuitifs, tout en renforçant l’intégration des fournisseurs et le suivi de la conformité.

« Le soutien de HCLTech a continuellement apporté des informations précieuses sur des façons novatrices de développer continuellement notre solution SAP Ariba. L’équipe d’amélioration continue de BWPC dirige l’engagement avec l’ensemble de l’équipe BWPC et les parties prenantes du Trust, ce qui est ensuite ramené aux réunions de projet quotidiennes avec HCLTech, où des idées et solutions potentielles sont discutées en se basant sur l’expérience de HCLTech avec SAP Ariba. »

Christopher Levoir, Chef de l’excellence commerciale, BWPC