BWPC disposait de quatre anciens systèmes d’approvisionnement avec des intégrations complexes qui étaient devenues difficiles à gérer, limitant sa capacité à opérer avec contrôle, cohérence et vision stratégique. Ce qui aurait dû être une fonction coordonnée était au contraire contraint par la fragmentation des systèmes et l’inefficacité des processus, rendant difficile une réponse efficace aux exigences opérationnelles et réglementaires croissantes.

Les principaux défis comprenaient :

Dans un environnement à forte demande avec plus de 112 000 bons de commande par an, ces défis ont considérablement limité la capacité de BWPC à garantir des opérations d’approvisionnement efficientes, fiables et conformes.

Pour répondre à la complexité croissante et aux inefficacités dans son secteur des achats, BWPC a entrepris de redéfinir les achats comme une fonction plus contrôlée, transparente et stratégique. L’accent a été mis sur l’établissement d’une solide fondation numérique capable de soutenir une meilleure prise de décision, d’assurer la conformité et de permettre une résilience opérationnelle à long terme. Les principaux objectifs incluaient :

BWPC, avec l’aide de HCLTech, a mis en place SAP Ariba comme plateforme unifiée source-à-paiement, consolidant quatre systèmes hérités en un seul environnement intégré. La solution a regroupé l’approvisionnement stratégique, la gestion des contrats, la gestion des fournisseurs et l’achat guidé afin d’établir un cadre d’approvisionnement centralisé et standardisé pour les deux NHS Trusts. Une architecture à double domaine a été conçue afin de permettre aux deux Trusts de fonctionner dans un système partagé tout en maintenant des structures financières indépendantes. La plateforme a été intégrée aux systèmes financiers Oracle existants et au système de gestion des stocks Genesis à l’aide d’API, assurant ainsi la continuité des opérations d’approvisionnement, de finances et d’inventaire.

L’implantation a suivi une approche progressive, avec un accent initial sur l’amont afin de minimiser les risques et de maintenir la stabilité opérationnelle. Des fonctions clés telles que l’achat guidé, l’approvisionnement standardisé, le suivi des dépenses en temps réel et la gouvernance basée sur des flux de travail ont été intégrées au système, appuyées par une architecture infonuagique axée sur les données et conforme à la réglementation britannique en matière d’approvisionnement.

Avec une plateforme source‑to‑pay unifiée basée sur SAP Ariba, BWPC a mis en place une base numérique plus solide pour l’approvisionnement, offrant une meilleure supervision et une gouvernance intégrée dans les flux de travail quotidiens, et permettant des prises de décisions plus éclairées. Les principaux résultats sont :

Au-delà des résultats mesurables, la transformation a repositionné l’approvisionnement comme un levier stratégique au sein de BWPC, favorisant une culture d’amélioration continue et une meilleure collaboration interfonctionnelle. Les équipes d’approvisionnement travaillent maintenant plus étroitement avec les parties prenantes cliniques et techniques, avec une plus grande harmonisation intégrée directement dans les activités de sélection des fournisseurs. Des capacités de rapports améliorées, incluant la création de plusieurs rapports personnalisés, ont simplifié le partage d’informations et renforcé la gouvernance commerciale à l’échelle de l’organisation. Le passage à une plateforme unifiée a également amélioré l’expérience utilisateur grâce à un accès simplifié et à des processus plus intuitifs, tout en renforçant l’intégration des fournisseurs et le suivi de la conformité.

« Le soutien de HCLTech continue de nous fournir des perspectives précieuses sur des moyens innovants d’améliorer continuellement notre solution SAP Ariba. L’équipe d’amélioration continue de BWPC pilote l’engagement avec l’ensemble de l’équipe BWPC et les parties prenantes du Trust, engendrant un retour lors des réunions projets quotidiennes avec HCLTech, où les idées et solutions potentielles sont discutées en s’appuyant sur l’expérience de HCLTech avec SAP Ariba. »

Christopher Levoir, chef de l’excellence commerciale, BWPC