Le client avait besoin d'une solution pour gérer tous ses investissements en TI, la gestion de projets, la demande de commandite, l'approbation des budgets et les coûts (dépenses liées et non liées à la main-d'œuvre). Il disposait d'une solution sur site qui avait été largement personnalisée et qui n'était pas évolutive, en plus d'être déjà hors support puisque le client utilisait une version très ancienne. Le client avait plusieurs personnalisations dans sa base de données qui n'étaient pas conformes aux normes de bonnes pratiques et avait des problèmes d'infrastructure qui ont entraîné une dégradation des performances de la solution, rendant difficile le soutien de l'instance sur site.

Son objectif était de migrer vers une version de PPM prise en charge, avec une mise à niveau garantie chaque année, et d'éliminer les préoccupations liées à son infrastructure. Par conséquent, le passage à une solution SaaS était la meilleure option pour répondre à ses besoins.

L'objectif était d'adopter l'outil et la version standard des fonctionnalités, en profitant de ce que l'outil offre par défaut, même si cela voulait dire adapter les processus internes.

Les experts en consultation de HCLTech ont été chargés d’aider le client à augmenter la productivité des utilisateurs, permettant ainsi plus d’agilité et une excellence opérationnelle exceptionnelle.

Ils cherchaient également à obtenir une meilleure visibilité et gestion du portefeuille d’investissements en TI pour leur permettre de prendre des décisions plus efficaces et de prioriser les projets stratégiques.

Enfin, ils devaient simplifier les processus d’approbation budgétaire et ajouter une plus grande visibilité de l’exécution financière.

Un plan de migration par étapes, ou incrémentiel, a été défini avec le client, précisant la portée des données à migrer pour assurer l’efficacité, l’intégrité et la qualité.

Dans le système hérité, tous les investissements étaient mal classés comme projets, et devaient être reclassés en idées, actifs et autres tâches. Les approbations ont été simplifiées, en particulier dans les processus de feuilles de temps, de budget et d’exécution financière.

Les personas — comme les gestionnaires de projet, la finance, les commanditaires et les directeurs et directrices — ont défini les utilisateur·trice·s cibles de la solution. Plusieurs séances de formation ont été menées avec un groupe de personas afin d’assurer l’adoption, de minimiser la courbe d’apprentissage et de maximiser le temps de passage à l’action.