La plupart des organisations s’entendent pour dire que remplacer un ancien système de planification des ressources de l’entreprise par un nouveau peut leur donner un avantage concurrentiel essentiel. L’enjeu est un bond en avant majeur au niveau des fonctionnalités – 15 ou 20 ans d’évolution logicielle en une seule étape.

Malheureusement, c’est une étape trop ambitieuse pour de nombreuses entreprises. McKinsey & Co. estime que les transformations numériques entraînent une amélioration soutenue de la performance dans seulement 16 % des cas. Même dans les secteurs qui maîtrisent le numérique, comme les télécommunications, les médias et le divertissement, le cabinet de conseil a constaté que le taux de réussite ne dépassait pas 26 %. Les secteurs traditionnels, comme le pétrole et le gaz ou l’automobile, ne réussissent qu’entre 4 et 11 % du temps.

Comment pouvez-vous augmenter vos chances de succès ? Ganesh Rajasekaran, vice-président associé (Global) pour la pratique Oracle de HCLTech Digital Business, recommande un programme en cinq étapes :

1. Faites une évaluation : Vous devriez commencer par une évaluation très structurée des changements à apporter à votre système ERP et évaluer votre niveau de préparation à ces changements. Il est essentiel d’examiner attentivement vos systèmes actuels, votre sécurité et, plus que tout, l’état de préparation de vos employés.

2. Alignez vos parties prenantes : Vous avez besoin d’une impulsion venant d’en haut. Cela commence par une forte approbation du PDG pour les changements. D’autres parties prenantes importantes doivent également soutenir ces changements. Les transformations numériques sont stressantes et inconfortables. « Il faut que le commanditaire d’affaires et le commanditaire TI soient tous deux responsables de la transformation. Nous nous assurons que, dans le cadre de la gouvernance, ces personnes adhèrent au programme, car sans sponsors d’affaires, ces transformations sont vouées à l’échec », avertit Ganesh Rajasekaran.

3. Définissez votre stratégie : À cette étape, il vous faudra prendre une décision cruciale : migrez-vous tout vers le nuage d’un seul coup — un déploiement « big bang » — ou progressez-vous fonction par fonction? La bonne réponse dépendra de votre situation. Toutefois, lorsque vous êtes prêt à passer à l’action, évitez de prendre plus que quelques mois pour la transition. « Nous recommandons d’effectuer la bascule le plus tôt possible », affirme Ganesh Rajasekaran.

4. Sélectionnez des indicateurs de performance (KPI) judicieux : Le choix des bons indicateurs dépend du logiciel implanté. « Par exemple, pour une implantation financière, un de nos indicateurs habituels correspond à la clôture de fin de mois, c’est-à-dire combien de temps il faut pour fermer les livres », explique Ganesh Rajasekaran. Les temps de traitement de bout en bout pour les transactions clés, comme du bon de commande au paiement, sont également souvent utiles. Mais ce n’est qu’un début : selon votre secteur, vous pouvez vous concentrer sur la précision des paiements, les coûts de traitement ou la réduction des délais de cycle. Une fois vos KPIs choisis, il est essentiel de suivre vos résultats selon ces mesures.

5. Ciblez les utilisateurs : L’innovation ne concerne pas seulement la technologie; c’est aussi l’intégration réussie de celle-ci dans un système. Une transformation ERP exige souvent que les utilisateurs apprennent à utiliser une nouvelle interface peu familière, ce qui n’est pas facile. « La gestion du changement est cruciale lors d’une importante mise à niveau », souligne Ganesh Rajasekaran. Vous souhaiterez identifier des ambassadeurs internes pouvant encourager les employés à se familiariser avec le nouveau système. Enfin, il s’agira de surveiller votre rendement du capital investi pour alimenter la dynamique.

Une partie du défi de gestion du changement consiste à surmonter la résistance à une nouvelle façon de travailler. Cela peut s’avérer difficile, particulièrement si les employés utilisent la même interface depuis 20 ans. L’autre volet est la formation des employés au nouveau système. Une adoption réussie passe par un programme de formation structuré assuré par des consultants spécialisés en gestion du changement, compétents pour créer des outils d’aide à l’emploi et du matériel de formation. « Nous apportons nos propres outils et matériaux de formation. De nos jours, la plupart sont numérisés », dit Ganesh Rajasekaran.

Les consultants en gestion du changement de HCLTech sont également présents tout au long de la transformation pour appuyer les utilisateurs d’affaires lors de l’adaptation au nouveau système. « Nous restons présents après la mise en service durant quelques mois pour nous assurer que les connaissances sont transmises aux clients », ajoute-t-il.

Des étapes plus simples à venir

La mise en place de nouveaux modules ERP est un processus coûteux et long. Par exemple, la mise à niveau vers un nouveau système Oracle Cloud ERP peut prendre de 10 mois à deux ans, selon la taille et la complexité de l’entreprise. Mais Ganesh Rajasekaran affirme que l’effort en vaut la peine. Correctement implantés et utilisés, les modules ERP migrés vers un système infonuagique moderne offrent plus qu’un bond spectaculaire : ils permettent également des transitions plus fluides à l’avenir. Oracle ajoute de nouvelles fonctionnalités à ses applications chaque trimestre, ce qui permet aux employés de les adopter au fur et à mesure de leur déploiement sur le nuage, plutôt que de jongler avec de rares et inquiétantes mises à niveau comme auparavant.