Créer le milieu de travail numérique autonome de demain

Concevoir le milieu de travail numérique autonome de demain

Comment un chef de file mondial de l’énergie permet des opérations axées sur l’expérience avec HCLTech

5 min de lecture

Aperçu

Améliorer des expériences de travail fiables et sans heurts à grande échelle

Un chef de file mondial dans le domaine de l’énergie a entrepris d’améliorer son environnement de travail numérique en s’assurant que chaque salle de réunion soit fiable, réactive et facile à gérer. Présente dans des milliers de salles à l’échelle mondiale, l’organisation visait à passer de la résolution réactive des problèmes à une assurance proactive. HCLTech s’est associée au client pour intégrer la surveillance, l’automatisation et des flux de travail intelligents dans les opérations des salles de réunion, permettant ainsi une collaboration hybride sans heurts qui favorise un travail plus rapide et plus efficace.

Le défi

Opérations réactives limitant la visibilité et la cohérence

La gestion de milliers de salles de réunion à travers différentes régions a mis en lumière des lacunes au niveau de la surveillance, du contrôle et de la réactivité.

Les principaux défis comprenaient :

Identification réactive des salles de réunion défectueuses entraînant des interruptions et des retards
Processus manuels pour valider la santé des salles à travers plusieurs emplacements
Souplesse et personnalisation limitées dans les outils de surveillance existants
Manque de visibilité et de contrôle fondés sur les rôles entre les équipes
Absence d’une vue unifiée des divers environnements de salles de réunion

Ces limites généraient du bruit opérationnel, ralentissaient les temps de réponse et perturbaient le flux de travail dans l’ensemble de l’organisation.

L’objectif

Permettre des opérations en milieu de travail proactives et axées sur les données

L’objectif était de créer un environnement de travail où les problèmes pouvaient être anticipés et résolus avant d’avoir un impact sur les utilisateurs.

Cela comprenait :

Identifier et gérer de façon proactive la santé des salles de réunion
Automatiser les mesures de protection pour prévenir les interruptions
Fournir des informations axées sur les rôles pour une prise de décision plus rapide et efficace
Créer une vue unifiée et intelligente des opérations en milieu de travail

La solution

Intégration de l’intelligence dans les opérations des salles de réunion

HCLTech a mis en place un cadre de surveillance proactive et d’automatisation couvrant les environnements Microsoft Teams Rooms et Cisco Webex.

Surveillance proactive et automatisation

A permis la surveillance quasi en temps réel des appareils et périphériques de salle de réunion
A bloqué automatiquement les salles défectueuses pour éviter de nouvelles réservations
A prévenu les organisateurs à l’avance avec des suggestions de salles alternatives
A appliqué une suppression des alertes basée sur l’IA pour réduire les faux positifs
A surveillé la qualité des appels audio, vidéo et du partage d’écran

Gestion intégrée des services et des incidents

A permis les notifications utilisateurs via des agents virtuels sur Microsoft Teams
A mis en œuvre le routage des incidents en fonction de l’emplacement pour réduire les délais de résolution
A intégré les flux de travaux ServiceNow pour une gestion des incidents sans faille
A introduit un soutien basé sur code QR pour accélérer le signalement des problèmes

Validation et optimisation continues

A automatisé les réunions test pour valider la préparation des salles sans intervention des utilisateurs
A permis les vérifications proactives de l’état à l’aide de robots et de fonctions de réponse automatique
A intégré les avis de la plateforme et les informations sur les incidents aux opérations

Ces capacités ont transformé les opérations des salles de réunion en un système intelligent et proactif qui assure la tenue des réunions sans interruption, retard ou solution de contournement, améliorant ainsi l’exécution dans toute l’entreprise.

L'impact

Performance constante avec des gains opérationnels mesurables

La transformation a apporté des améliorations significatives en matière de fiabilité, d’efficacité et d’expérience utilisateur :

Échelle et résultats en matière de santé

Déploiement dans environ 2 900 salles de réunion dans le monde
97 % des Microsoft Teams Rooms ont maintenu un état de santé optimal
93 % des Cisco Webex Rooms ont maintenu un état de santé optimal

Améliorations opérationnelles

Rapports quotidiens sur la santé avant les heures d’ouverture pour les équipes régionales
Gestion proactive des problèmes récurrents
Visibilité sur les salles inutilisées pour optimiser les plans futurs
Notifications automatisées avec options de réservation alternatives

Avantages pour l’entreprise et les utilisateurs

Disponibilité des réunions à 100 % grâce à l’activation de salles alternatives
Réduction du temps passé à trouver des salles de réunion disponibles
Amélioration de la productivité des utilisateurs et de l’expérience lors des réunions
Traitement plus rapide des demandes de service grâce à l’automatisation
Prise de décision améliorée grâce à des informations en temps réel

En intégrant l’intelligence dans les opérations en milieu de travail et en assurant une fluidité du travail, HCLTech a permis à l’organisation de soutenir la prise de décisions plus rapides, d’améliorer la collaboration et de livrer de meilleurs résultats partout dans son effectif mondial.