Refonte stratégique des processus de frais écologiques par un détaillant de premier plan

Refonte stratégique des processus d’écofrais par un détaillant de premier plan

Rationalisation de la gestion des écofrais pour une importante entreprise de vente au détail canadienne

3 min de lecture

Notre client est une entreprise de vente au détail de premier plan qui est à la tête de la fourniture d’une vaste gamme de produits et de services depuis plus de 90 ans au Canada. Depuis sa création, elle s’est développée pour devenir un groupe de sociétés englobant divers secteurs, notamment le commerce de détail, les sports et les services financiers, engagés envers la qualité et la durabilité.

Pour se conformer aux lois provinciales, financer la récupération et les programmes de recyclage pour les produits réglementés en fin de vie, notre client a participé au programme d'écofrais. Le frais est remis à des organismes sans but lucratif qui gèrent les efforts de récupération et de recyclage.

Auparavant, ils utilisaient un fournisseur pour gérer leurs écofrais en hébergeant la solution sur leur nuage. Ce fournisseur a été acquis par une autre entreprise qui a décidé d’interrompre l’hébergement du programme d’écofrais. Par conséquent, notre client souhaitait élaborer une solution novatrice de gestion des écofrais afin d’accroître l’efficacité, de simplifier les processus de collecte, de traitement et de production de rapports des écofrais et d’augmenter la transparence.

Le défi

Limites technologiques et risques financiers

Alors que le contrat avec le fournisseur actuel de gestion des écofrais arrivait à expiration et qu'une échéance stricte de 12 mois approchait, plusieurs obstacles sont apparus.

Notre client a été confronté au défi d’identifier le « bon » design trop tôt dans le cône d’incertitude, sous la pression des échéances du projet, ce qui a mené à vouloir forcer la certitude en figeant les exigences et le design.

Il n’existait aucune disposition pour accéder à la logique d’affaires ou obtenir une sauvegarde adéquate de la base de données auprès du fournisseur précédent. Il n’y avait pas d’exigences d’affaires détaillées pour assurer une transition en douceur, et les impacts financiers potentiels liés à l’incapacité de calculer les écofrais pour de nouveaux UGS soulevaient d’importantes préoccupations.

Pour relever ces défis et sécuriser la génération ininterrompue des écofrais, la nécessité d’adopter des approches innovantes était claire. De plus, ce programme de gestion des écofrais faisait partie d'une initiative plus vaste du gouvernement canadien visant à réduire l’empreinte carbone. Les écofrais étaient facturés sur divers produits réglementés tels que les pneus, huiles, plastiques et déchets électroniques, qui devaient être correctement recyclés conformément aux réglementations canadiennes.

L’objectif

Gestion améliorée des écofrais propulsée par des capacités infonuagiques

Le client visait à adopter les avancées technologiques pour une gestion efficace des écofrais, avec des objectifs axés sur la précision, la conformité et l’évolutivité future :

Développer une solution infonuagique adaptée aux particularités des règles et scénarios existants, assurant un calcul précis des écofrais
Couvrir tous les aspects de la gestion des écofrais, y compris le traitement quotidien et mensuel des flux, la classification des types de matériaux (MUT) et les changements de frais en temps réel au niveau des programmes
Mettre en œuvre une solution garantissant l’intégrité des données et la flexibilité grâce au stockage infonuagique et aux modèles SCD (dimensions lentement changeantes)

L’objectif global était d’améliorer la gestion des écofrais tout en maintenant les obligations environnementales et la responsabilité envers les clients et la collectivité au sens large.

Réorganisation stratégique des processus d’écofrais par un détaillant de premier plan

La solution

Mise en œuvre réfléchie du nuage pour des opérations intelligentes

Pour guider notre client vers une transformation réussie, HCLTech a tracé un parcours collaboratif, en s’engageant avec ses analystes d’affaires, ses architectes et d’autres parties prenantes clés.

HCLTech était impliqué dans un parcours continu avec le client qui remontait à 2013.

La recherche d’une solution et les premières discussions entre le client et HCLTech ont commencé en avril 2022. L’approche s’est caractérisée par une exploration approfondie des systèmes existants, une analyse détaillée et des solutions innovantes :

Évaluation initiale : Les collaborations avec les parties prenantes ont permis de bien comprendre le système actuel et ont offert des connaissances indispensables sur les modifications nécessaires du système
Vérification de la qualité des données : L’analyse des données historiques a permis d’identifier des problèmes de qualité des données, qui ont rapidement été communiqués au client pour résolution
Développement de pipelines Azure Data Factory : Ces pipelines ont facilité le chargement précis des données dans le stockage en nuage, assurant une base robuste pour le calcul et la déclaration des écofrais
Couverture complète des scénarios : La découverte et l’intégration de nouveaux scénarios d’affaires ont permis un calcul exhaustif des RPF, évitant toute omission potentielle après le lancement
Tests approfondis : Des essais de régression rigoureux et un projet pilote parallèle ont assuré l’exactitude des frais et l’impact client a été minutieusement évalué, garantissant un scénario de facturation équitable
Automatisation et autonomie : L’automatisation du programme et des processus de fichiers MUT a permis aux équipes d’affaires de gérer elles-mêmes les modifications de données

Portée du travail

La solution englobait un large éventail d’activités, allant du développement de rapports Power BI pour des perspectives d’affaires rehaussées à la mise en place d’un flux de données transparent pour les fichiers de produits, fournisseurs, responsables et envois dans Nuage Azure. Parmi les tâches remarquables :

Gestion des écofrais pour tous les produits CTR en un seul endroit
Disponibilité de fonctionnalités et de gestion efficaces du programme d’écofrais de CTR
Assurer une authentification utilisateur sécurisée et transparente (connexion unique)
Permettre un transfert efficace et sécurisé des fichiers d’écofrais (programme, fournisseur, responsable, envoi, MUT et RPF) tout en assurant leur cadence de transfert
Migration des anciennes données d’écofrais vers un stockage sécurisé
Mise en œuvre d’une logique de programmation efficace et performante pour le traitement des dossiers d’écofrais
Génération des RPF selon les exigences actuelles et futures
Développement du processus d’obligation du responsable
Assurer un stockage sécurisé et volumineux pour stocker et gérer les fichiers d’écofrais
Initiatives exhaustives d’AQ et de DevOps

L'impact

Mise en œuvre rapide générant des résultats précis et automatisés

Grâce à son partenariat avec HCLTech, notre client a eu accès à une solution transformatrice qui non seulement a répondu, mais a dépassé ses objectifs initiaux, produisant des résultats convaincants :

Déploiement rapide : L’agilité de la méthode d’HCLTech a permis le développement et le lancement de la solution complète dans le délai impressionnant de 7 mois, bien avant l’échéance de 12 mois
Précision du calcul de l’écofrais : La solution assure la précision dans l’évaluation des écofrais, évitant ainsi le risque de surfacturer ou de sous-facturer les clients
Autonomisation par l’automatisation : L’automatisation des processus clés a conféré au client un contrôle sans précédent sur son système de gestion des écofrais, favorisant l’efficacité et l’adaptabilité
Préparation à l’avenir : Avec un système robuste infonuagique en place, le client est bien positionné pour s’adapter aux futures évolutions réglementaires et à l’expansion des gammes de produits

La solution de gestion des écofrais a établi une référence dans l’industrie pour les pratiques d’affaires durables tous secteurs confondus.

HCLTech, en partenariat avec notre client, continue de soutenir le projet en surveillant activement les flux de données et en intégrant toute modification réglementaire jusqu’en décembre 2024. Le client s’est non seulement adapté à une nouvelle ère de gestion des écofrais, mais a aussi établi une référence en matière de pratiques d’affaires durables dans toutes les industries.