Révolutionner la gouvernance et les relations avec les fournisseurs pour une entreprise de jouets de premier plan

L’entreprise de jouets de renommée réduit son SLA de 66 % avec HCLTech

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Notre client, une entreprise mondiale de jouets et de divertissement familial et propriétaire de l’un des portefeuilles de marques les plus emblématiques au monde, visait à se libérer des processus manuels hérités pour être pionnier de la transformation numérique au sein de l’industrie du jouet. Reconnu pour une vaste gamme d’offres allant des jouets aux expériences numériques et vendus par l’entremise des principales plateformes de vente au détail et de commerce électronique à l’échelle mondiale, le client engage les consommateurs et les fans par l’entremise de ses marques de franchise et de divers partenariats.

Le défi

Se libérer des contraintes manuelles pour adopter l’efficacité

Le client était confronté à des défis importants dans la gestion de ses partenariats et de ses processus de gouvernance, enracinés dans des procédures manuelles imposant des limites à l’efficacité et à la croissance :

Les notifications et suivis manuels rendaient le processus long
L’absence d’un système de suivi des données en temps réel exigeait une communication excessive par courriel
Les données restaient non structurées et étaient difficiles à gérer
Des efforts manuels dans les données non structurées ; la validation et le suivi étaient basés sur les capacités actuelles

L’objectif

Efficacité et transparence accrues dans la gouvernance et les relations avec les fournisseurs

Grâce à ce partenariat, le client visait à atteindre les objectifs suivants :

Les notifications et suivis manuels ont entraîné un processus long et laborieux
Mettre en place un système de suivi des données en temps réel pour minimiser la communication excessive
Données structurées pour une gestion et une accessibilité facilitées
Simplifier le processus de validation et de suivi pour en assurer l’exactitude et la fiabilité

Révolutionner la gouvernance et les relations avec les fournisseurs pour une entreprise de jouets de premier plan

La solution

Solution holistique tout-en-un pour la visibilité des données

Pour relever ces défis, le client a choisi HCLTech comme partenaire pour mettre en œuvre une solution holistique tout-en-un utilisant GovernX®, conçue pour offrir une transparence et une sécurité sans précédent dans la visibilité des données pour le client et les fournisseurs. Les solutions mises en place comprenaient :

Opérations transparentes : GovernX® a permis la transition des processus manuels vers l'automatisation, rationalisant les efforts et économisant les ressources
Visualisation des données : GovernX® personnalisé et Executive Insight Dashboard ont permis une visualisation complète des données
Soutien 24h/24 et 7j/7 : Une équipe technique dédiée était disponible en tout temps pour répondre aux besoins des utilisateurs GovernX®, à la fois sur site et à distance
Supervision neutre : ISG a joué un rôle impartial en fournissant des services de gestion de la gouvernance entre HCLTech et notre client
Rappels automatisés : Déployés pour les livrables et les obligations/SOW selon des domaines spécifiques, rationalisant les processus de notification
Suivi SOW en temps réel : Facilitée via le tableau de bord SOW, selon les étapes du flux de travail et la répartition des responsabilités
Processus de validation rationalisés : A abouti à une réduction des efforts liés à la validation du SOW et a assuré une gestion structurée des données

Meilleures pratiques intégrées :

Implication active : S'assurer que toutes les parties — client, fournisseur de services et gouvernance tierce partie — participaient aux discussions pour améliorer la transparence et la compréhension mutuelle
Rappels personnalisés et indicateurs d’escalade : Pour le module SOW, les rappels et indicateurs d’escalade ont été adaptés aux besoins spécifiques du client, garantissant que les actions clés étaient déclenchées à temps
Notifications et suivis personnalisés : Mis en œuvre avant et après l’échéance des étapes importantes, assurant un engagement continu et des réponses rapides
Rencontres mensuelles avec les clients : Mises en place pour identifier les axes d’amélioration, ces séances étaient essentielles pour favoriser un esprit d’amélioration et d’adaptation continue
Partage d’un rapport mensuel SLA, livrables et obligations : Pour maintenir la transparence et rendre compte de la conformité mensuelle aux normes convenues, favorisant une culture de redevabilité
Processus automatisé de soumission des factures : Introduit afin de minimiser l’effort manuel et d’optimiser les opérations financières, renforçant l’efficacité et réduisant les taux d’erreur

Mesures pour une mise en œuvre harmonieuse et réussie :

Appels tripartites quotidiens pendant la phase de mise en œuvre pour faciliter la résolution rapide des problèmes
Développement de scripts UAT pour garantir clarté et responsabilité via des validations officielles
Mise en place d’une équipe de gestion des fournisseurs tant du côté client que du côté fournisseur afin d’aligner les attentes des parties prenantes dans le cadre de la prise de décision de ces réunions

Améliorations des processus et des relations :

Transition des processus manuels vers l’automatisation, rationalisant les efforts et économisant les ressources
Rappels personnalisés et améliorations visant à réduire les efforts et délais manuels
Un accent continu sur l’amélioration des services pour l’entreprise et ses partenaires

L'impact

Atteindre une efficacité et une transparence sans précédent

La mise en œuvre de GovernX® par HCLTech a transformé les opérations commerciales du client, comme en témoignent :

Transparence et sécurité : GovernX® a assuré une visibilité complète des données et un environnement d’hébergement sécuritaire
Soutien technique 24/7 : A répondu efficacement aux besoins des utilisateurs GovernX® à la fois sur site et hors site
Gestion de gouvernance neutre : Le rôle de l’ISG a facilité une prestation de services fluide entre HCLTech et le client
Efficacité des processus : Les rappels automatisés et le suivi en temps réel des SOW ont rationalisé les opérations, réduisant le temps global du processus de plus de 50 %
Efforts de validation réduits : Le processus est devenu plus efficace grâce à des données structurées et des approbations cohérentes, avec un temps moyen de traitement des SLA réduit de 66 %.

Cette étude de cas illustre le parcours transformationnel de notre client avec GovernX®, mettant en lumière un passage significatif vers la gouvernance numérique et des relations partenaires optimisées. En s’appuyant sur des solutions innovantes et des collaborations stratégiques, l’entreprise a rationalisé ses fonctions TI, démontrant la puissance des outils numériques pour favoriser l’avancement organisationnel.