Amélioration de l’expérience en salle de réunion grâce à la technologie Unified : une façon plus intelligente et efficace de collaborer
Aperçu
Une importante entreprise multinationale de pétrole et gaz a rencontré des défis dans la transformation des salles de réunion pour répondre aux besoins changeants de sa main-d'œuvre. Les problèmes incluaient des retards dans la livraison des projets, des difficultés de collaboration et l’adoption par les utilisateurs des nouvelles technologies de salles de réunion.
HCLTech a pris en charge l’installation et la mise en service des salles de réunion, y compris la réalisation de sondages, la configuration, les tests et la documentation du processus. Pour offrir une expérience de réunion sans faille, HCLTech a intégré des technologies avancées, optimisé la qualité audiovisuelle et assuré une connectivité fiable.
Le défi
Problèmes de coordination et d’adoption à l’échelle mondiale
- Coordination multi-fournisseurs : La gestion d’un ensemble diversifié de fournisseurs dans plusieurs régions a créé des défis pour aligner le projet et assurer une qualité constante.
- Livraison en temps voulu : La modernisation des salles de réunion était complexe et nécessitait des services de bout en bout, y compris des études de site, la conception, l’approvisionnement, le déploiement, et plus encore.
- Visibilité limitée du projet : Il manquait de visibilité sur l’état des projets mondiaux, les approbations, les prévisions d’appareils et le statut de livraison des appareils.
- Adoption par les utilisateurs : La formation des employés sur les nouvelles technologies et systèmes était essentielle pour garantir l’utilisation efficace des salles de réunion.
L’objectif
Simplifier la modernisation des salles de réunion et favoriser l’adoption par les utilisateurs
- Point de contact unique : HCLTech sera le seul partenaire pour les services de bout en bout, y compris les sondages, la conception, l’approvisionnement, la configuration, l’installation, les tests et la documentation.
- Réduction des délais de projet : Raccourcir le temps nécessaire pour moderniser les salles de réunion sur divers sites clients et assurer une prestation de projet cohérente.
La solution
Gestion complète du programme de bout en bout
- Chef de programme dédié : Un chef de programme a été assigné pour superviser l’ensemble du processus, assurant une coordination fluide et la prise en charge complète.
- Centre d’excellence AV (CoE) : Une équipe dédiée a soutenu l’équipe du client ainsi que les équipes d’inspection/installation sur site, veillant au respect des normes de conception et des meilleures pratiques.
- Préconfiguration et préparation : Le matériel MTR a été préparé et préconfiguré dans l’entrepôt de HCLTech selon les normes du client avant d’être livré sur place.
- Déploiement standardisé des appareils : Les appareils ont été déployés selon les normes prédéfinies du client afin d’assurer cohérence et fiabilité.
- Formation des utilisateurs finaux : Des programmes de formation complets, incluant des vidéos explicatives et des modes opératoires détaillés (SOP), ont été fournis pour garantir une utilisation fluide et une bonne compréhension des nouvelles technologies de salles de réunion.
L'impact
Expérience utilisateur améliorée et efficacité accrue
- Expérience de salle de réunion améliorée : Les utilisateurs ont bénéficié d'un environnement de réunion sans faille et de haute qualité grâce à l'intégration de technologies avancées et de systèmes de contrôle intuitifs.
- Utilisation accrue des salles de réunion : Une augmentation de 30 % de l'utilisation des salles de réunion indique une adoption réussie et une meilleure efficacité.
- Économie de temps : L'équipe a réduit de 25 % le temps consacré aux vérifications quotidiennes des appareils, ce qui a amélioré la productivité et réduit les frais d'exploitation.
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