Optimisation de l'expérience de salle de réunion avec la technologie Unified : une façon plus intelligente et efficace de collaborer
Aperçu
Une entreprise multinationale importante oil and gas a été confrontée à des défis pour transformer meeting rooms afin de répondre aux besoins évolutifs de ses workforce. Les problèmes comprenaient des retards dans la livraison des projets, des difficultés de collaboration et l’adoption par les utilisateurs des nouvelles technologies de salles de réunion.
HCLTech a pris en charge l’installation et la mise en service des salles de réunion, y compris la réalisation de relevés, la configuration, les tests et la documentation du processus. Pour offrir une expérience de réunion sans faille, HCLTech a intégré des technologies avancées, optimisé la qualité audio-visuelle et assuré une connectivité fiable.
Le défi
Problèmes de coordination et d’adoption à l’échelle mondiale
- Coordination multi-fournisseurs : Gérer un ensemble diversifié de fournisseurs à travers plusieurs régions a créé des défis pour aligner le projet et assurer une qualité constante.
- Livraison en temps opportun : La modernisation des salles de réunion était complexe et nécessitait des services de bout en bout, y compris des enquêtes sur place, la conception, l’approvisionnement, le déploiement, et plus encore.
- Visibilité limitée du projet : Il y avait un manque de visibilité sur l’état des projets mondiaux, les approbations, les prévisions d’appareils et l’état de livraison des appareils.
- Adoption par les utilisateurs : Former les employés aux nouvelles technologies et systèmes était crucial pour s’assurer que les salles de réunion étaient utilisées efficacement.
L’objectif
Simplifier la modernisation des salles de réunion et accroître l’adoption par les utilisateurs
- Point de contact unique : HCLTech sera un seul partenaire pour les services de bout en bout, incluant les sondages, la conception, l’approvisionnement, la configuration, l’installation, les tests et la documentation.
- Réduction des délais de projet : Réduire le temps nécessaire à la modernisation des salles de réunion sur divers sites clients et assurer la cohérence de la livraison du projet.
La solution
Gestion complète de programme de bout en bout
- Gestionnaire de programme attitré : Un gestionnaire de programme a été désigné pour superviser l'ensemble du processus, assurant une coordination fluide et une prise en charge complète.
- Centre d’excellence AV (CoE) : Une équipe dédiée a soutenu l’équipe du client ainsi que les équipes d’installation/surveillance sur site, veillant au respect des normes de conception et des meilleures pratiques.
- Pré-mise en place et configuration : Le matériel MTR a été préparé et préconfiguré dans l’entrepôt de HCLTech selon les normes du client avant d’être livré sur place.
- Déploiement standardisé des appareils : Les appareils ont été déployés conformément aux normes prédéfinies du client afin de garantir la cohérence et la fiabilité.
- Formation des utilisateurs finaux : Des programmes de formation complets, y compris des vidéos explicatives et des modes opératoires détaillés (SOP), ont été fournis pour assurer une utilisation fluide et une bonne compréhension des nouvelles technologies de salles de réunion.
L'impact
Expérience utilisateur améliorée et efficacité accrue
- Expérience de salle de réunion améliorée : Les utilisateurs ont bénéficié d'un environnement de réunion fluide et de haute qualité grâce à l'intégration de technologies avancées et de systèmes de contrôle intuitifs.
- Taux d’utilisation des salles de réunion accru : Une hausse de 30 % de l’utilisation des salles de réunion indique une adoption et une efficacité réussies.
- Économies de temps : L’équipe a réduit le temps consacré aux vérifications quotidiennes des appareils de 25 %, ce qui a amélioré la productivité et réduit les frais d’exploitation.
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