Assurer la conformité et l’efficacité avec Veeva Vault
Notre client, une entreprise pharmaceutique parmi les vingt plus importantes aux États-Unis, présente dans plus de 125 pays et spécialisée dans le traitement du diabète, de l’oncologie et de la psychiatrie, s’est associé à HCLTech pour concevoir, mettre en œuvre et gérer un système complet de gestion de la qualité des applications. Cette solution, conçue pour plus de 60 000 employés et contractuels, exploitait Veeva Vault Quality Docs ainsi que son écosystème technologique numérique en amont et en aval.
Le défi
Complexité opérationnelle dans la migration de contenu de qualité et le soutien post-mise en œuvre
La société pharmaceutique faisait face à des défis opérationnels dans la gestion de leurs documents de qualité, SOP, supports de formation et politiques. C'est pourquoi elle s’est engagée dans une démarche visant à passer à Veeva Vault quality docs, intégré à son écosystème technologique mondial. Malgré la réussite du déploiement technique de Veeva Vault Quality Docs, le client a eu du mal à mettre à l’échelle et à maintenir son environnement de gestion de la qualité :
Défis de migration continue
- Absence d’une équipe interne qualifiée par Veeva pour gérer les migrations continues vers Veeva Vault quality docs
- Gestion de volumes importants de métadonnées et de documents sans intégrité des données appropriée
- Effort manuel excessif requis pour valider les données migrées
Défis du soutien post-mise en œuvre
- Problèmes récurrents affectant les performances des équipes qualité et conformité
- Le volume élevé d’incidents entraîne l’augmentation des coûts de maintenance de l’environnement applicatif
- Absence d’automatisation des applications et défaillance des capacités de surveillance affectant la disponibilité constante
- Manque de processus de gestion des livraisons et des améliorations limitant l’adoption des publications d’innovations trimestrielles
L’objectif
Rationaliser la migration de contenu de qualité grâce à l’automatisation
Le client visait à créer des pipelines de migration de contenu réutilisables pour une extraction, une transformation, une déduplication, un téléchargement, une mise à l’essai et une validation sans faille des SOP, politiques, documents de formation et documents de qualité migrés dans Veeva Quality docs, tout en maintenant un soutien post-implantation de haute qualité ainsi que des mises à jour d’améliorations trimestrielles.
La solution
Migration et soutien sans faille avec un cadre évolutif axé sur l’automatisation
HCLTech a livré une solution de bout en bout pour répondre aux défis de notre client, en mettant l’accent sur une migration simplifiée et un soutien post-implantation optimisé.
Migration
- Conception et déploiement de pipelines réutilisables et autonomes pour la migration de données, de métadonnées et de contenus à partir des systèmes sources vers les documents qualité Veeva Vault
- Automatisation des contrôles de validation de migration de données, réduisant l’effort de validation de 90 %
- Mise en œuvre des meilleures pratiques organisationnelles pour le nettoyage des données avant la migration, entraînant une réduction de 20 % de l’effort pendant la migration
Soutien post-implantation
- Développement d’un utilitaire en libre-service pour les clients
- Transfert de 20 % du travail de niveau 3 (L3) vers des ressources de niveau 2 (L2) grâce à une SoP détaillée
- Création d’un outil automatisé de gestion des utilisateurs, réduisant les demandes de service d’environ 60 %
- Mise en place d’une surveillance automatisée basée sur Splunk et de la vérification des journaux pour détecter les erreurs
- Analyse des tendances des incidents, réduisant l’affluence des billets de 15 %
- Mise en place d’une gestion structurée des versions et des demandes de modification
- Création d’une liste de contrôle qualité pour les demandes de modification
L'impact
Intégrité des données améliorée, opérations rationalisées et adoption accrue par les utilisateurs
La solution a considérablement amélioré l’efficacité opérationnelle et l’expérience utilisateur du client. Les principaux résultats comprenaient :
- Réduction de 60 % du volume d’incidents grâce aux outils libre-service et à l’automatisation des demandes TI génériques et « comment faire »
- Réduction de 90 % de l’effort de validation lors des migrations
- Économies de 10 % sur les efforts liés aux demandes de modification grâce à une meilleure qualité et à une liste de vérification structurée pour les changements
- Adoption accrue des innovations, des mises à jour et des fonctionnalités de Veeva
- Renforcement de l’intégrité des données et réduction des efforts de migration grâce aux meilleures pratiques et à l’automatisation
- Performance et disponibilité accrues du système grâce à une gestion proactive des problèmes et à un suivi automatisé
Cette collaboration a aidé le client à réaliser d’importants gains en matière d’efficacité opérationnelle, de qualité des données et d’expérience utilisateur. En automatisant les processus clés, en réduisant la dépendance au travail manuel et en favorisant un soutien intelligent, l’organisation est désormais mieux positionnée pour faire évoluer ses initiatives de qualité numérique et soutenir l’innovation à l’échelle de ses opérations mondiales.
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