Mise à l’échelle de la distribution des dispositifs pour Medidata de 1,5 K à plus de 10 K par mois

HCLTech a offert un modèle de prestation robuste au client
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Avec le début de la pandémie, Medidata, un important développeur américain de logiciels en tant que service (SaaS) pour les essais cliniques, a dû faire face à une augmentation soudaine de la demande pour les dispositifs de santé mobiles et les biomarqueurs. Cette demande provenait d’organisations pharmaceutiques et d’organisations de recherche sous contrat (CRO) qui se préparaient à développer un vaccin contre la COVID-19. En conséquence, notre client devait accroître et gérer son réseau de livraison de dispositifs.

Ayant obtenu une autorisation d’urgence en tant qu’entreprise essentielle, Medidata cherchait un partenaire pour livrer les dispositifs plus rapidement, avec de meilleurs résultats, à des emplacements partout dans le monde. Comme ils avaient collaboré avec succès avec HCLTech depuis 2006, nous avons été recrutés pour configurer et soutenir l’approvisionnement matériel à grande échelle et améliorer la satisfaction de la clientèle.

Le défi

Répondre à la montée en flèche de la demande pour des solutions logistiques et de soutien mondiales en essais cliniques

Medidata avait besoin d'un module opérationnel pour la distribution mondiale d’appareils mobiles que les sociétés pharmaceutiques fournissent aux participants aux essais cliniques. Ils devaient également permettre à leurs clients pharmaceutiques de mener des essais cliniques à distance et en toute sécurité.

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Ces exigences ont posé les défis suivants :

  • Faire appel à un fournisseur disposant d’une présence mondiale établie pour configurer et expédier l’équipement d’essais cliniques afin de répondre à la demande croissante
  • Configurer et verrouiller les appareils afin qu’ils ne puissent être utilisés que pour l’usage prévu
  • Respecter les délais d’exécution rapide, nécessitant des canaux de livraison de produits fonctionnant sans interruption

L’objectif

Fournir des appareils configurés pour une utilisation dans des essais cliniques hybrides et décentralisés

En collaboration avec Medidata, HCLTech a déterminé la meilleure solution : un centre de livraison permettant une distribution rapide, robuste et hautement évolutive conforme aux échéanciers des essais cliniques du client final.

Le client souhaitait atteindre les objectifs suivants :

  • Créer un environnement de gestion des appareils mobiles (GAM) pour inscrire les appareils
  • Installer les logiciels de collecte de données requis sur les appareils
  • Expédier les appareils à tous les sites d’essais cliniques du client
Mise à l’échelle de la distribution des appareils pour Medidata de 1,5 K à plus de 10 K par mois

La solution

Un modèle de prestation mondial robuste qui élargit les capacités d’approvisionnement en matériel

Au plus fort de la pandémie en juillet 2020, notre équipe des sciences de la vie et des soins de santé (LSH) s’est associée à Medidata pour fournir des appareils mobiles et portables dans 79 pays à partir des centres de distribution du client en Chine, en Bulgarie et aux États-Unis.

Notre équipe a également fourni un soutien de la manière suivante :

  • Ajout de trois centres de distribution en Inde, au Japon et au Brésil pour rendre l’approvisionnement plus flexible et évolutif ; un responsable des exportations HCLTech gère toutes les exigences d’importation ou d’exportation
  • Soutien à l’ingénierie MDM, à l’approvisionnement en appareils et à la création de rapports sur le tableau de bord des essais cliniques
  • Déploiement d’un portail automatisé d’approvisionnement en appareils permettant aux utilisateurs de soumettre rapidement des demandes d’appareils, d’accessoires et de retours, et au client de répondre rapidement à ces demandes
  • Utilisation de son modèle d’affectation de personnel dédié core-flex pour répondre aux exigences de l’expansion mondiale et des augmentations rapides, en se concentrant sur des paramètres tels que les modèles de dotation, les prévisions d’embauche, les modèles de centre de distribution, les délais et les stocks
  • Enrôlement des appareils dans l’environnement MDM afin de s’assurer que les appareils sont verrouillés pour l’utilisation prévue
  • Configuration et installation sécurisée des applications du client sur les appareils mobiles avant l’expédition
  • Élaboration de procédures d’assurance qualité pour garantir la qualité et l’intégrité des données

L'impact

Traitement des commandes simplifié, augmentation spectaculaire de la capacité de distribution et grande satisfaction de la clientèle

Notre équipe LSH a répondu aux exigences du déploiement mondial en moins de trois mois, contribuant ainsi au développement rapide des vaccins contre la COVID-19. Nous avons également assuré le respect des échéanciers, des indicateurs de qualité et de la conformité aux SOP approuvées.

Le client a constaté les retombées positives :

  • Un processus de commande simplifié
  • Les appareils étaient verrouillés de façon sécuritaire, de sorte que les participants les utilisaient uniquement aux fins prévues
  • Augmentation spectaculaire de la capacité de distribution des appareils — passant de 1 500 par mois à plus de 10 000 par mois
  • Indicateurs de satisfaction client exceptionnels, reflétant le fait que plus de 99,6 % des appareils ont été livrés dans les délais SLA, soit plusieurs points au-dessus de la cible de 90 %

En tant que partenaire opérationnel avec une présence mondiale, HCLTech a été un collaborateur essentiel pour aider Medidata à relever le défi de la pandémie mondiale à son apogée. Le client a été satisfait de notre solution et de ses avantages d’affaires concrets, prolongeant son contrat avec nous pour trois années supplémentaires.

Nous discutons maintenant des prochaines étapes pour automatiser toute la chaîne d'approvisionnement matérielle de Medidata ainsi qu’un partenariat potentiel entre HCLTech et le client pour offrir divers services à d'autres entreprises pharmaceutiques.

LSH BioPharma Étude de cas Mise à l’échelle de la distribution des dispositifs pour Medidata de 1,5 K à plus de 10 K par mois