Aviso de privacidad de datos de candidatos de HCL Technologies
Fecha de vigencia: 7 de abril de 2023
Introducción
HCLTech se compromete a proteger y asegurar la privacidad y confidencialidad de los Datos personales que recopila directa o indirectamente de usted cuando solicita un trabajo en HCLTech, ya sea directamente o a través de una agencia de recursos humanos de terceros. Este aviso (el "Aviso") describe y explica cómo HCL Technologies Limited, incluidas sus subsidiarias, entidades locales de empleo, asociados y empresas afiliadas [denominados colectivamente como "HCLTech", "nosotros", "nuestro" o "nosotros"] procesará sus Datos personales de acuerdo con las leyes de privacidad aplicables. Nuestro representante en la UE es HCL (IRLANDA) INFORMACION SYSTEMS LIMITED, 3rd Floor, Kilmore House, Park Lane, Spencer Dock, DUBLIN 1, D01 YE64, Irlanda
Consulte el "Anexo B" para ver las definiciones.
¿Qué cubre este aviso?
Este Aviso tiene como objetivo brindarle información sobre qué Datos personales procesamos sobre usted, por qué y cómo procesamos sus Datos personales, incluidos detalles sobre los principios de privacidad que cumpliremos e informarle sobre ciertos derechos que puede ejercer. sus Datos Personales.
Este Aviso se aplica globalmente a todos los solicitantes de empleo/candidatos de HCLTech, sujeto a las advertencias locales destacadas en este documento o según corresponda de otro modo.
En algunos casos, podemos presentarle un aviso de procesamiento de datos personales adicional según las circunstancias que puedan existir. Por lo general, estos avisos adicionales proporcionarían información necesaria relacionada con, entre otros, propósitos adicionales para el procesamiento de sus datos personales que no están cubiertos por este Aviso. Dicho aviso actuará como un aviso complementario y se aplicará solo para los casos respectivos a los que se hace referencia en el mismo y no afectará la validez de este Aviso.
¿Qué datos personales tratamos?
A los efectos de este Aviso, "Datos personales" se refiere a cualquier información sobre usted a partir de la cual pueda identificarse (ya sea que se derive de esa información por sí sola o cuando se combine con otra información que nosotros u otra parte podamos tener sobre usted).
Como parte de su proceso de contratación y/o incorporación, puede proporcionarnos directamente o se le puede solicitar que nos proporcione sus Datos personales. Los datos personales pueden ser proporcionados por usted o recopilados a través de un tercero como parte de su proceso de contratación con HCLTech. Dichos Datos personales pueden incluir, entre otros:
- Datos identificativos, como nombre, dirección de correo electrónico;
- datos de contacto, como dirección postal y número de teléfono;
- información relacionada con la contratación, como el derecho a la autorización de trabajo, ciudadanía, fecha de nacimiento, residencia, información sobre experiencia laboral anterior (incluidas referencias de empleadores anteriores), calificaciones e historial laboral, antecedentes educativos, habilidades lingüísticas, habilidades y talentos profesionales, membresía profesional, participación de la comunidad, preferencias de ubicación geográfica e informes de empresas de reclutamiento (cuando estén disponibles), expectativas salariales, interacciones por correo electrónico, chats web, conversaciones de audio/video; y
- Cualquier otro dato personal que proporcione voluntariamente durante el proceso de solicitud de empleo para nuestra consideración.
Categorías especiales de datos personales
HCLTech puede procesar categorías especiales de datos personales, como origen racial/étnico e información de salud, en circunstancias limitadas y solo cuando se nos permita hacerlo según la(s) legislación(es) aplicable(s). Además, de vez en cuando se nos puede solicitar que procesemos sus Categorías especiales de datos personales para cumplir con nuestra(s) obligación(es) y ejercer nuestro(s) derecho(s) en relación con la legislación laboral o cualquier otra ley que se aplique a nosotros en cualquier momento dado. HCLTech se toma muy en serio la protección y la seguridad de sus Categorías especiales de datos personales, y se aplica el más alto nivel de controles de seguridad técnica y organizativa cuando procesamos sus Categorías especiales de datos personales.
¿Por qué procesamos sus datos personales?
- Procesamos sus Datos Personales para fines específicos y sobre las siguientes bases legales, para las diversas situaciones que pueden surgir durante el proceso de solicitud de empleo con nosotros:
- Como puede ser necesario para preservar nuestros intereses legítimos o los de un tercero (consulte la sección "¿Cómo usamos sus datos personales?" a continuación);
- El Procesamiento es necesario para que podamos cumplir con las obligaciones contractuales con respecto a su empleo o compromiso con HCLTech, por ejemplo, los pasos tomados para celebrar un contrato con usted, si su candidatura es exitosa.
- En la medida en que sea necesario, o si llega a serlo, para cumplir con cualquier obligación legal, incluidas, entre otras, las leyes locales, en la medida de la aplicabilidad de dichas leyes;
- Según sea necesario para proteger sus intereses vitales cuando esté física o legalmente incapacitado para dar su Consentimiento; y
- Procesamiento de datos basado en su Consentimiento.
- En circunstancias excepcionales, puede solicitarnos que divulguemos sus Datos personales a terceros u organizaciones, como un bufete de abogados que maneje un reclamo de Interesado en su nombre, o de otra manera.
- También puede haber circunstancias excepcionales, en las que puede dar su consentimiento explícito para el procesamiento de sus datos personales, pero solo si el consentimiento se otorga de manera verdaderamente libre e inequívoca, por ejemplo, el consentimiento para publicar su fotografía en materiales de marketing.
¿Cómo usamos sus datos personales?
Procesamos sus Datos personales, para los fines que incluyen, entre otros, los enumerados a continuación, tanto por medios manuales como automatizados. También utilizamos ATS (Sistema de seguimiento de solicitantes) que almacena sus Datos personales una vez que haya realizado una solicitud para permitir que el gerente de reclutamiento y el reclutador relevantes consideren su solicitud. Siempre contaremos con la intervención humana en la evaluación de su candidatura y nunca dependeremos únicamente de la toma de decisiones automatizada, incluida la elaboración de perfiles.
Adquisición e incorporación de talento:
| Propósitos del procesamiento | Base legal | Categorías de destinatarios con los que podemos compartir sus datos personales fuera de HCL* |
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Si su solicitud es exitosa y acepta unirse a HCLTech, necesitamos capturar Datos personales para completar su contrato de trabajo, cumplimiento legal y regulatorio, operaciones de gestión. |
El procesamiento es necesario para (i) cumplir con las obligaciones contractuales con respecto a su empleo o compromiso con HCLTech; (ii) para cumplir con las obligaciones legales aplicables, y/o (iii) en base a su consentimiento. |
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Para determinar la elegibilidad de un solicitante/candidato para un empleo o compromiso, incluidos, entre otros, los siguientes:
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El procesamiento es necesario para (i) preservar nuestros intereses legítimos en la correcta realización de los procedimientos de contratación y dotación de personal; (ii) tomar medidas a petición suya antes de celebrar un contrato, (iii) cumplir con nuestras obligaciones legales aplicables y/o iv) con base en su consentimiento. | |
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Para procesar su información personal con el fin de cumplir con una obligación legal, como mantener registros con fines fiscales o proporcionar información a un organismo público o agencia de aplicación de la ley. |
El procesamiento es necesario para cumplir con las obligaciones legales aplicables. |
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Cuando sea relevante y apropiado sujeto a las regulaciones locales de protección de datos: Cuando sea relevante y apropiado sujeto a las regulaciones locales de protección de datos: Llevar a cabo y analizar nuestras actividades de marketing y desarrollo de marca relacionadas con los recursos humanos. Para tratar datos de igualdad de oportunidades, como origen racial o étnico, creencias religiosas o filosóficas, y datos relativos a la salud o la orientación sexual. Analizar la diversidad de nuestra plantilla. Además, para dar cabida a su solicitud y entrevista y para el cumplimiento de las obligaciones legales, así como para proporcionar un entorno de trabajo adecuado, podemos recopilar información sobre discapacidades. |
El procesamiento es necesario para (i) cumplir con las obligaciones legales aplicables y/o (ii) según su consentimiento. |
Por qué compartimos datos personales
Solo los empleados seleccionados de HCLTech, como su(s) posible(s) futuro(s) gerente(s), empleados de RR. sus Datos Personales. Siempre que permitamos que un Tercero acceda a Datos personales, nos aseguraremos de que los datos se utilicen de manera coherente con este Aviso (y cualquier directriz interna de manejo de datos aplicable de acuerdo con la confidencialidad y la clasificación de los datos).
Tenga en cuenta que, en algunas circunstancias, los Terceros pueden calificar como Controladores que procesan sus Datos personales para sus propios fines. Consulte los avisos o declaraciones de privacidad de estos Controladores. De lo contrario, todos los Terceros son Procesadores que actúan según las instrucciones de HCLTech. Dondequiera que contratemos a un Procesador, requerimos garantías de que dichos Procesadores han implementado medidas de seguridad y controles apropiados en relación con la protección de sus Datos personales. Además de las obligaciones legales de los Terceros, exigimos que dichos Terceros también estén obligados por contrato a salvaguardar sus Datos personales. Se mantiene una supervisión continua sobre las actividades de Procesamiento relevantes que lleva a cabo el Tercero.
Si es necesario, podemos realizar verificaciones de antecedentes antes de que comience a trabajar con nosotros. Para hacerlo, HCLTech puede tener el requisito de compartir sus Datos personales con los Terceros relevantes. Estos controles serán realizados por nuestros Procesadores que realizan una investigación de antecedentes en nuestro nombre.
¿Cuánto tiempo conservamos sus datos personales?
Conservamos sus Datos personales durante el tiempo que sea necesario para cumplir con los fines para los que se procesan, es decir, durante la duración de su proceso de incorporación. Después de los trámites de incorporación y preincorporación, sus datos no se conservarán más tiempo del necesario para la finalidad para la que fueron tratados. Por ejemplo, es posible que debamos conservar sus Datos personales para cumplir con las leyes fiscales y otras leyes aplicables, con fines de auditoría y para ejercer o defender cualquier reclamo legal.
¿Se transfieren sus datos a través de fronteras internacionales?
HCLTech es una organización global, por lo que sus datos personales pueden transferirse para cualquiera de los fines mencionados anteriormente a diferentes ubicaciones globales. Estas transferencias se realizarán de conformidad con las leyes y reglamentos aplicables.
Si es necesario transferir sus Datos personales desde su lugar de residencia habitual a países que no ofrecen las protecciones adecuadas, nos aseguraremos de que se implementen las medidas de seguridad adecuadas, según lo exigen las leyes aplicables, antes de la transferencia de los datos. . Por ejemplo, mediante la incorporación de cláusulas contractuales estándar (más información sobre dichas cláusulas está disponible aquí) o Normas Corporativas Vinculantes (BCR, por sus siglas en inglés) en contratos/acuerdos de transferencia de datos establecidos entre las partes que transfieren los Datos Personales y una copia de los cuales se puede solicitar, registrando su solicitud en el Portal de solicitud del Interesados.
HCLTech Argentina puede transferir sus Datos Personales a las ubicaciones de HCLTech en Brasil, Costa Rica, Guatemala, India, México y los Estados Unidos de América. HCLTech Argentina implementó las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Agencia Argentina de Privacidad de Datos.
¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?
Dependiendo de su relación con HCLTech, es posible que tenga varios derechos en relación con sus Datos personales. Consulte el Anexo A para obtener información sobre los derechos de los sujetos de datos. Tenga en cuenta que estos derechos están sujetos a exenciones y es posible que no se apliquen en todas las circunstancias. Si desea ejercer estos derechos, HCLTech le proporcionará la información solicitada o procesará su solicitud en el plazo de un mes a partir de la recepción de su solicitud verificada, sujeto a cualquier prórroga que pueda ser necesaria y que se le comunique.
Puede utilizar los siguientes canales para ejercer sus derechos o solicitar más información sobre sus derechos
- Envíe sus solicitudes en el Portal de solicitudes de interesados, al que se puede acceder a través de HCLTech.com (a través de la Declaración de privacidad en línea accesible a través del enlace al pie de página de cada página web).
- Alternativamente, puede comunicarse con la Oficina de privacidad de HCLTech a través de privacy@hcl.com si tiene alguna consulta general.
¿Cómo salvaguardamos sus datos personales que hemos recopilado de usted?
Implementamos y mantenemos medidas de seguridad técnicas, organizativas y físicas apropiadas para proteger sus Datos personales y estas medidas de seguridad están en línea con las mejores prácticas de la industria.
Estos incluyen, pero no se limitan a:
- El acceso a los datos se basa en la necesidad de saber y el principio de privilegios mínimos para garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a los datos para el desempeño de sus funciones.
- Controles de seguridad en capas que van desde la seguridad del perímetro hasta los controles a nivel de la máquina del usuario final, como firewalls, protección contra correo no deseado, soluciones antivirus y antispyware, capacitaciones de concientización sobre seguridad y gestión de incidentes, etc.
- Para reducir aún más el riesgo asociado con el procesamiento de datos, utilizamos técnicas de seudonimización/anonimización siempre que sea posible.
- Usar mecanismos de Cifrado, cuando corresponda, como el Cifrado de correo electrónico, el Cifrado de datos durante la transferencia, el acceso seguro a VPN y el Cifrado a nivel de disco/archivo, etc.
- Los terceros que procesan datos personales en nuestro nombre lo hacen en base a instrucciones escritas y tienen el deber de confidencialidad y están obligados a implementar medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar la seguridad de los datos.
¿Qué sucede si no proporciona datos personales?
Durante la solicitud de empleo y los trámites previos a la incorporación, le conviene a usted y a nosotros que proporcione a HCLTech Datos personales, en particular cierta información como se mencionó anteriormente, como detalles de contacto, detalles de educación y experiencia profesional, y su derecho a trabajar en una jurisdicción en particular, deben proporcionarse para permitir que HCLTech celebre un contrato de trabajo con usted.
Cierta información puede ser necesaria para cumplir con la obligación legal en virtud del empleo, impuestos y otras leyes y reglamentos aplicables y para ejercer sus derechos legales.
Si no proporciona la información necesaria, esto afectará nuestra capacidad para administrar los derechos y obligaciones que surjan como resultado del proceso de contratación e incorporación de manera efectiva.
¿Cómo actualizamos este aviso?
Podemos actualizar este Aviso de vez en cuando. Publicaremos cualquier versión actualizada de este Aviso en los sitios web públicos de HCLTech y otros portales relevantes. También podemos comunicarle cambios a este Aviso por correo electrónico o por otros medios necesarios, si es necesario.
Excepto que se indique lo contrario en este Aviso, cualquier actualización de este Aviso entrará en vigencia a partir de la fecha en que se comunique a las partes correspondientes.
¿A quién puede contactar?
Cualquier pregunta o inquietud sobre el funcionamiento de este documento debe dirigirse al personal de recursos humanos pertinente que pueda haber estado en contacto con usted.
Si usted es un solicitante/candidato de la UE/EEE, el Reino Unido o Suiza, y tiene alguna duda sobre cómo se han procesado sus datos personales, puede ponerse en contacto con el responsable de protección de datos de HCLTech a través de hcldpo@hcl.com
Si es un solicitante/candidato de la India y tiene alguna inquietud sobre cómo se han procesado sus datos personales, puede comunicarse con el oficial de quejas de la India (Prashant Yadav) en grievance-india@hcl.com
Si es un solicitante/candidato que no pertenece a la UE/EEE, Reino Unido, Suiza o India, y tiene alguna inquietud sobre cómo se han procesado sus Datos personales, puede comunicarse con la Oficina de privacidad global a través de privacy@hcl.com
Quejas
Queremos abordar cualquier inquietud de privacidad que pueda tener, así que contáctenos en primera instancia. Tiene derecho a presentar una reclamación ante una Autoridad de Control en materia de protección de datos, en particular, en la jurisdicción de su residencia habitual, lugar de trabajo o lugar de la supuesta infracción.
Anexo A
Derechos de los interesados:
Sus derechos pueden diferir según las leyes locales aplicables, pero en general (en la medida en que las leyes aplicables le otorguen tales derechos). Usted tendría derecho a: oponerse al Procesamiento de Datos Personales, acceder a sus datos y corregir los datos inexactos, obtener una copia de los Datos Personales (en algunos casos en un formato portátil), preguntarnos sobre cualquier detalle relevante del Procesamiento, solicitar borrado o restricción del Procesamiento, y presentar quejas ante las autoridades pertinentes (en particular, en el país donde vive, trabaja o donde tuvo lugar la supuesta infracción). Estos derechos se pueden resumir en términos generales con el Reglamento general de protección de datos de la UE y el Reino Unido como referencia:
- Derecho de acceso
Tiene derecho a confirmar con nosotros si sus Datos personales se procesan y, de ser así, solicitar acceso a esos Datos personales, incluidas las categorías de Datos personales procesados, el propósito del Procesamiento y los destinatarios o categorías de destinatarios. Solo podemos proporcionarle sus Datos personales, no los Datos personales de otra persona. Además, cuando el acceso afectaría negativamente los derechos de otra persona, no estamos obligados a proporcionar esto. Debido al privilegio legal, hay algunos registros que no podemos compartir en relación con un reclamo o procedimiento legal.
- Derecho de rectificación
Puede tener derecho a rectificar los Datos personales inexactos o incompletos que le conciernen. Le recomendamos que revise esta información con regularidad para asegurarse de que sea precisa y esté actualizada.
- Derecho de supresión (derecho al olvido)
Puede tener derecho a solicitarnos que eliminemos los datos personales que le conciernen. El derecho de eliminación no se aplica cuando su información se procesa por ciertos motivos específicos, incluido el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales.
- Derecho a la limitación del tratamiento
En determinadas situaciones, tiene derecho a "bloquear" o suprimir el uso posterior de su información. Cuando el Procesamiento está restringido, aún podemos almacenar su información, pero no podemos usarla más. Mantenemos listas de personas que han solicitado que se "bloquee" el uso posterior de sus Datos personales para asegurarnos de que se respete la restricción en el futuro. Esto puede afectar nuestra capacidad para brindarle servicios.
- Derecho a la portabilidad de los datos
Puede tener derecho a recibir Datos personales que le conciernen, que nos ha proporcionado, en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina, y puede tener derecho a transmitir esos datos a otra entidad.
- Derecho a oponerse y derechos relacionados con la toma de decisiones automatizada
En determinadas circunstancias, puede tener derecho a oponerse, por motivos relacionados con su situación particular, en cualquier momento al procesamiento de sus datos personales, incluida la elaboración de perfiles, por nosotros y podemos ser obligado a dejar de procesar sus datos personales. Esto puede incluir solicitar la intervención humana en relación con una decisión automatizada para que pueda expresar su opinión e impugnar la decisión.
Tiene derecho a recibir sus Datos personales de forma gratuita, excepto en las siguientes circunstancias, en las que podemos cobrar una tarifa razonable para cubrir nuestros costos administrativos de proporcionar los Datos personales para:
- solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas/repetidas, o
- más copias de la misma información.
Anexo B – Definiciones:
| Ley aplicable | Leyes locales aplicables a HCLTech. |
| Empleador | La entidad local que ofrece el empleo y/o se deslinda como empleador en el contrato de trabajo suscrito por el trabajador. |
| Controlador | La entidad/persona que (ya sea sola o en conjunto o en común con otras entidades/personas) determina los propósitos para los cuales y la manera en que cualquier Información Personal are or are to be processed. |
| Procesador | Cualquier persona o entidad que procese los datos en nombre del Responsable del tratamiento. |
| Sujeto de Datos | Cualquier persona física individual identificada viva o identificable. |
| Información personal | Cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable. Un individuo identificable es aquel que puede ser identificado, directa o indirectamente, en particular, por referencia a un número de identificación o a uno o más factores específicos de su identidad física, fisiológica, mental, económica, cultural o social. |
| Categorías especiales de datos personales | Cualquier Dato personal que revele la raza o el origen étnico, las opiniones políticas, las creencias religiosas o filosóficas o la afiliación sindical, y el procesamiento de datos genéticos, datos biométricos con el fin de identificar de forma unívoca a una persona física, datos relativos a la salud o datos relativos a la salud de una persona física. vida sexual u orientación sexual. |
| Procesamiento de datos | Cualquier operación o conjunto de operaciones que se realice sobre datos personales, como la recopilación, el registro, la organización, el almacenamiento, la adaptación o alteración, la recuperación, la consulta, el uso, la divulgación por transmisión, la difusión o la puesta a disposición de los datos, la alineación o la combinación de datos, o bloquear, borrar o destruir datos. No limitado a medios automáticos. |
| Cifrado | El método por el cual el texto sin formato o cualquier otro tipo de datos se convierte de una forma legible a una versión codificada que solo puede ser decodificada por otra entidad si tiene acceso a una clave de descifrado. |
| Toma de decisiones automatizada | Con sujeción a la legislación local aplicable, todo interesado tiene derecho a no ser objeto de una decisión que produzca efectos jurídicos en él o le afecte significativamente y que se base únicamente en el tratamiento automatizado de datos destinados a evaluar determinados aspectos personales que le conciernen. |
| Autoridad supervisora | Autoridad Independiente o división asociada con una Autoridad en cualquier jurisdicción relevante, cuyo propósito principal y función es regular asuntos relacionados con datos personales. |
| Seudonimización | El procesamiento de datos personales de tal manera que los datos personales ya no puedan atribuirse a un sujeto de datos específico sin el uso de información adicional, siempre que dicha información adicional se mantenga por separado y esté sujeta a medidas técnicas y organizativas para garantizar que el los datos personales no se atribuyen a una persona física identificada o identificable. |
| Anonimización | El proceso de encriptar o eliminar datos personales de una base de datos, de modo que las personas a quienes describen los datos permanezcan en el anonimato. Esto se hace con el fin de proteger las actividades privadas de las personas mientras se mantiene la integridad de los datos recopilados y compartidos. |
| Consentimiento | Toda manifestación libre, específica, informada e inequívoca de la voluntad del interesado por la que éste, mediante una declaración o una clara acción afirmativa, signifique su conformidad al tratamiento de los datos personales que le conciernen. |
| Perfilado | Cualquier forma de procesamiento automatizado de datos personales que consiste en el uso de datos personales para evaluar ciertos aspectos personales relacionados con una persona física, en particular para analizar o predecir aspectos relacionados con el desempeño de esa persona física en el trabajo, situación económica, salud, preferencias personales, intereses , fiabilidad, comportamiento, ubicación o movimientos. |
| Tercero | Una persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u organismo distinto del interesado, del responsable del tratamiento, del encargado del tratamiento y de las personas que, bajo la autoridad directa del responsable o del encargado del tratamiento, estén autorizadas para tratar datos personales. |